办公自动化概述与计算机基础知识

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1、第1章 办公自动化概述与计算机基础知识n1.1 办公自动化概述n1.2 计算机基础知识1.1 办公自动化概述n办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中 期发达国家为解决办公业务量急剧增加的背景下，发展 起来的一门综合性学科。n信息技术即IT（Information Technology）发 展推动了整个社会的信息化过程，并改变了传 统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办 公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来 越高。因此办公人员只有掌握办公自动化相应 的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高 工作效率。1.1 办公自动化概述n1.1.1办公自动化定义n办公自动化

2、（Office Automation，简称OA）。 它是利用先进的科学技术（如信息技术、系统科 学和行为科学等），不断使人的办公业务活动物 化于人以外的各种设备（即借助于人以外的各种 设备），并由这些设备与办公人员构建成服务于 某种目标的人机信息处理系统，从而不断提 高各种办公活动的自动化程度。其目的就是尽可 能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和 质量，以达到既定目标。1.1 办公自动化概述n 一个完整的办公自动化系统，应当包括信 息采集、信息加工、信息传输和信息保存 四个环节。1.1 办公自动化概述n1.1.2办公自动化的发展状况我国的OA产业从七十年代末发展至今，其发展过 程分为以下

3、三个阶段：第一阶段： 1985年以前，是我国办公自动化发展 的准备期。主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传 真机、打字机、复印机等；第二阶段：1985年1990年，是我国办公自动化系 统的发展期。 主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机， 通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人 事财务等信息的管理等；第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系统 完善普及期。以知识管理为核心的办公自动化系 统。主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，利用网络，实现 了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。1.1 办公自动化概述n1.1.3办公自动化系统的功能n办公自动

4、化系统的基本功能如下：u 文字处理u 数据处理u 语音处理u 图形和图像处理u 通信功能u 文件处理u 电子日程管理u 电子行文办理u 视频会议 1.1 办公自动化概述u1.1.3.1文字处理1编辑文档的功能。 2文档版式编排的功能。 3使用模板格式化文档。 4表格的使用。 5文档的智能检查功能。1.1 办公自动化概述u1.1.3.2 数据处理1方便快捷的数据录入。通过制作一张电子表格，可以对数据进行快速的录入，而且在录入的过程中还可以灵活的插入数据 行或列、对有规律的数据实现自动生成、根据函数生成特定的基于数据表的数据、自动计数等功能 。2根据数据快速生成相关图形或表。为了更好的表达数据统计

5、的结果，我们往往使用图形或者图表。对于一个录入完毕的电子表格，我 们可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，可以自由的选择模板进行生成相关 图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，有 利于数据更新。3强大的数据统计功能。除了对数据表进行简单的统计外，电子表格中还专门针对企业的日常需要设计了各种统计数据的方 法，通过使用这些统计方法，用户可以很方便的制作出工作使用的各种数据统计文件。1.1 办公自动化概述u1.1.3.3 语音处理 语音处理技术是是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使 计算机具备听觉功能的技术方法。OA

6、里语音处理功能主要包括以下两个部分： 1语音合成。语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语 音。 2语音识别。语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机 具备听觉功能的技术方法。语音识别技术可以通过发音方式，发音时的孤立词、连 结词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、 小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。1.1 办公自动化概述u1.1.3.4 图形和图像处理1图形和图像的输入。图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图 形输入方式有：鼠标器、数字化图形板

7、、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数 码相机等。2图形和图像的存储和编辑。图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计 算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的 转化等。3图形和图像的输出。把图形或者图像在计算机中经过一系列的处理，需要对它们进行输出到终端，常见图形或 图像的输出方式有打印机等。1.1 办公自动化概述u1.1.3.5 通信功能OA系统的通信功能够实现OA系统的各个部门真正的进行即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率，OA的通信的功能主要包括以下几个方面：1即时提醒2远程通信3远程监

8、控4屏幕互换1.1 办公自动化概述u1.1.3.6 文件处理在任何企事业单位文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作 量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的 文件处理效率低、耗材大并且占用工作人员大量的时间用于分发、追 踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求，传统方式已经远远满足不了工作的需要，OA系统的文件处理系统真正的实现数字 化办公，大大提高工作效率，主要功能有以下两个方面： 1资源共享。利用OA系统的网络可以使内部成员方便的共享文件，经过授权的用 户可以快速的访问网络资源来获取文件。 2文件处理流程系统化。在传统的文件处理流程种，需要经过专门的人员去分

9、发或崔办文件的 处理，而在OA的文件处理系统中，可以通过基于OA网络的文件处理 系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。1.1 办公自动化概述u1.1.3.7 工作日程管理工作日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工 作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。 OA中的日程管理主要包括： 1部门日程管理 2职员日程管理 3工作进程管理 4工作周报 5工作月报1.1 办公自动化概述u1.1.3.8行文办理行文办理是办公自动化系统的重要组成部分，在 OA中通过采用计算机和网络大大提高了行文办理 的效率，行文办理功能主要包括： 1行文无纸流转。 2实现行文自动转入和标引。 3实现会

10、议计划、通知等功能。 4实现信息的采集功能。 5实现事务督办流程。1.1 办公自动化概述问答题 1什么是办公自动化？ 2OA在我国的发展经历了哪几个阶段？各 阶段的标志是什么？ 3办公自动化系统的层次模型有哪些？1.2 1.2 计算机基础知识计算机基础知识p 1.2.1 计算机概述 p 1.2.2 计算机系统构成概述 p 1.2.3 微型计算机硬件构成 p 1.2.4 计算机的安全使用知识1.2.1 计算机概述p1.2.1.1 计算机的定义、特点和发展史p计算机的定义:是指一种能够存储程序和数据 、自动执行程序、从而快速高效地完成对各种 数字化信息的处理的电子设备。它是一种能够 协助人们获取、

11、处理、存储和传递信息的信息 处理机。1.2.1 计算机概述p计算机的基本特点 （1）运算速度快 巨型机计算速度达到每秒100多亿次 （2）计算精度高 （3）存储容量大 （4）逻辑判断能力强 （5）记忆功能强大 （6）具有自动控制能力 （7）可靠性强1.2.1 计算机概述p计算机的发展史 n（1）近代计算机阶段n（2）现代计算机阶段 从电子元件发展来看,主要划分为四代：l第一代：采用电子管的计算机l第二代：采用晶体管的计算机l第三代：采用集成电路的计算机l第四代：超大规模集成电路计算机n（3）微机和网络阶段1.2.1 计算机概述p1.2.1.2计算机的分类和应用领域n计算机的分类：n按照计算机的

12、用途不同可以将计算机分为专用计算 机和通用计算机等两类。 专用计算机：根据固定的程序和逻辑线路进行操作 的单一功能的计算机。特点是功能单一、适应性差 。但在特定用途下最有效、最经济、最快速。 通用计算机是可以解决多方面问题的计算机。盘点 是用途广泛、适应性强。但是在效率、速度和经济 性方面要低于专用计算机。n从规模来看，计算机一般可以分为巨型机、大型机 、小型机、工作站和微型机 。1.2.1 计算机概述n主要应用领域： 1科学和数值计算 高速度、高精度 现代科学技术领域：地震预测、气象预报、工程设 计、火箭和卫星发射等尖端科技领域 2数据处理对信息进行采集、加工、存储、传递，并进行综合 分析，

13、常泛指非科学计算方面的以管理为主的所有 应用。 办公自动化、事务管理、情报分析、企业管理等1.2.1 计算机概述3自动控制 过程控制或者实时控制 即利用计算机对连续工作的控制对象实行自动控 制，并及时采集检测数据，按最优方案实现自 动控制。 航天飞行的飞行、军事目标的全球定位与控制、 集成电路板的的生产及炼钢过程中的计算机控 制等领域 4计算机辅助功能 包括计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制（ CAM）、计算机辅助教学（CAI）、计算机辅助 测试（CAT）等。 1.2.1 计算机概述5网络通信n利用通信设备和线路将地域不同的计算机系统互联起来， 并在网络软件支持下实现资源共享和传递信息的系

14、统。大 到遍及全世界的Internet，小到几台计算机联成的局域网 ，计算机网络正在普遍应用。 6、人工智能n是利用计算机执行某些与人的智能活动有关的复杂功能。 目前研究的方向有：模式识别、自然语言理解、自动定理 证明、自动程序设计、知识表示、专家系统、数据智能检 索等。n例如，用计算机模拟人脑的部分功能进行学习、推理联想 和决策；模拟著名医生给病人诊病的医疗诊断专家系统等 等。n7、数字娱乐n产生于多媒体电脑的出现，现在已经习以为常。1.2.2 计算机系统构成概述一个完整的计算机系统是由硬件系统和软件 系统两大部分组成的，硬件也称硬设备， 是指计算机中各种看得见、摸得着实实在 在的装置，是计

15、算机系统的物质基础。软 件是指程序系统，是发挥机器硬件功能的 关键。硬件是软件建立和依托的基础，软 件是计算机系统的灵魂。1.2.2 计算机系统构成概述n1.2.2.1计算机系统构成输入设备：键盘、鼠标、扫描仪 输出设备：显示器、打印机 外 存：软、硬盘、光盘、闪存 网络设备：网卡、调制解调器等计 算 机 系 统软件外部设备系统软件应用软件硬件运算器 寄存器 控制器主机内存CPU随机存储器(RAM) 只读存储器(ROM) 高速缓冲存储器 操作系统：Windows、Unix、Linux 语言处理程序：C、Pascal、VB等 实用程序：诊断程序、排错程序等 办公软件包、数据库管理系统 1.2.2

16、 计算机系统构成概述n1.2.2.2计算机的硬件系统1945年美籍匈牙利科学家冯诺依曼(Von Neumann)提出了一个“存储程序”的计算机方 案。这个方案包含3个要点： 采用二进制数形式表示数据和指令。 将指令和数据存放在存储器中。 确立了计算机硬件由控制器、运算器、存储 器、输入设备和输出设备5部分组成。1.2.2 计算机系统构成概述n计算机工作原理n计算机是利用“存储器”（内存）来存放所 要执行的程序的，CPU可以依次从存储器 中取出程序中的每一条指令，并加以分析 和执行，直至完成全部指令任务为止。n我们把按照这一原理设计的计算机称为“冯 诺依曼型计算机” 。1.2.2 计算机系统构成概述n计算机的硬件系统由五大部分组成 1.控制器 计算机的指挥中心,控制和协调整个计算 机的工作 2.运算器 完成算术和逻辑运算 3.存储器 存储程序或数据 4.输入设备 输入运行所需的程序或数据 5.输出设备 输出运行结果及其它信息n 输入输出设备统称外部设备或 I