《高效时间管理(学员讲义)8月25日》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高效时间管理(学员讲义)8月25日（50页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、高效时间管理如何驾御你的时间1课程要点n一、树立起你的人生使命感n二、时间管理就是人生管理n三、依使命而订立目标n四、达至目标最佳方法 计划n五、时间管理工具n六、时间管理理论n七、有效授权七步骤n八、对付十大陷阱的妙招学习期望n通过设定目标确定我们的工作重点和方向。n排定每期、每周、每日工作计划，并可使用 目标规划行动表。n判断问题的优先次序，清晰事务处理原则。n通过授权节省时间，把精力放在更重要的关 键问题上。 制订培训 会议规则一、树立起你的人生使命感n使命与角色n人生的比喻n经典个人使命宣言n以原则为中心来作出选择你将拥有一幅完全不同的图景使命与角色使命与角色n什么是使命？“我到底是怎
2、样的人？”“我用什么原则来运作我的人生？”n你是否清晰自己的角色？经典个人使命宣言经典个人使命宣言 我有慈悲心-拥抱人群，不分贵贱，热爱每一个 人 我愿牺牲-为人生使命奉献时间、金钱、经历及才华 我以身作则-以身教子，人为万物之灵、克服一切困难 我有影响力-所作所为会使他人生活改善 我有责任心努力工作、重视家庭家庭金钱原则朋友敌人娱乐宗教配偶资产工作自我选选 择择 生生 活活 重重 心心以以 原原 则则 为为 中中 心心n浪费时间所带来的压力n由个人成功至团队成功n时间分析n什么是时间管理n事件控制分析n评估你的时间运用情况二、时间管理就是人生管理浪费时间所带来的压力浪费时间所带来的压力互赖(
3、我们)独立(我)依赖(你)知彼解己 公众成功统合综效要事第一 个人成功 主动积极以终为始双赢思维由由 个个 人人 成成 功功 至至 团团 队队 成成 功功时间分析时间分析n可支配的时间n使用率n分配原则n质的配合什么是时间管理什么是时间管理时间管理的关键在于 列出我们能控制的事件 列出我们不能控制的事件自然法则如果我们控制不了生活中的事件,我们就会反为各种事件所控制。什么是时间管理适当控制时间制定合理的计划控制打扰井井有条的办公地方n时间是怎样被浪费的？评估你的时间运用情况评估你的时间运用情况（工作时间自我量表）（工作时间自我量表）时间管理案例练习 附件1、2、3无法有效运用工作时间的原因n目
4、标太多，不切实际n意志不坚，善变n事必躬亲n习惯散漫，没有条理工作时间管理的方法n明确目标n订定工作计划n掌握工作内容n排定优先次序n授权n自律n什么是目标n为什么要设定目标n如何设定目标n何谓好目标SMART聪明方程式n撰写目标的原则n好目标举例三、依使命而订立目标三、依使命而订立目标什么是目标什么是目标n改善现况的机会点n计划将会发生的事n有期限的远景为什么要设定目标？-有目标才有方向如何设定人生目标Daily Goal日常目标十年长期目标五年中期目标一至三年短期目标人生 终极目标人生的长期目标何谓好目标SMART-聪明方程式S Specific 具体明确的MMeasurable 可衡量的
5、A Attainable 可达成的R Relevant 相关性T Time-bound 有时间性SMART SMART 聪明方程式聪明方程式撰写目标的原则n表达精确n简化目标n使用定量目标n使用行动词汇四、达至目标最佳方法四、达至目标最佳方法 计划计划n制定计划的益处n行动计划步骤 制定一个简单的计划n如何将计划付诸实施计划是预先决定：n做什么n如何做n何时做n由谁来做n需要些什么工具、物料和资源制定计划的益处制定计划的益处n节约时间和精力，提高效率n能恰当地利用时间n自律意义n共同目标n减轻变动的冲击力行动计划的步骤行动计划的步骤预算资源及人力（A、B、C）检讨长期目标(SMART)任务、时
6、间、谁（实施与跟踪）订出每日特定目标（分解）预测障碍及解决方案按序优先分配制定一个简单计划制定一个简单计划如何将计划付诸实施如何将计划付诸实施最简单的计划是将要做的事一一列出，包括：n每日计划、每周计划、下月计划n定期要处理的事情 （每周或每月或每年）五、时间管理工具n每日工作单使用步骤n每日工作单n每周工作计划n月工作计划表每日工作单使用步骤每日工作单使用步骤n写下事情n预估每件事情所需的时间n确认优先次序(ABC)n预留缓冲时间n执行n追踪及调整六、时间管理理论n事物处理的优先次序n时间管理中的80/20定律n“时间管理”理论演变过程n重要 Vs. 紧急n时间管理矩阵图n事物处理原则n我如
7、何使用我的时间“人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自百分之二十的活动。”Pareto“有效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急危机事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，以保持产出与产能的平衡。”Stephen R.covey派律多金律时间管理中的80/20定律任务的80%结果的80%任务的20%结果的20%派律多金律派律多金律 ParetoPareto“时间管理”理论演变过程 演进重点1时间/精力2规划、准备 行事历3Priority日志表4紧急/重要重要 Vs. 紧急重要你个人觉得对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动。紧急你或别人认为需要立刻注意
8、的事和活动。要事要事第一第一时间管理矩阵图紧急不紧急重要不重要I危机急迫的问题有限期的任务、会 议、准备事项细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避”活动 不关紧要的信件 看太多的电视 IV干扰，一些电话 一些信件、报告 一些会议 许多紧临的事件 许多迎合的活动 IIIII 准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的更新创作 授权自主管理38事物处理原则事物处理原则紧急不紧急重要不重要IIVIIIII39我如何使用我的时间紧急不紧急重要不重要IIV IIIII40七、通过授权来复制时间七、通过授权来复制时间n授权的种类下达指令型 充分信任型n成功授权的好处n有效授权七步
9、骤n授权是通过他人而达成任务、解决问题的技巧 。授权的原则授 权 不 授 责当你授权时，你需要：有系统、有步骤有效授权七步骤有效授权七步骤步骤1：决定事项什么任务可以授权 步骤2：决定人选可以授权与谁 步骤3：共同讨论清楚的交流 步骤4：决定时间架构时限认知 步骤5：提供权力与资源 步骤6：订定追踪频率 步骤7：肯定与回馈小结：时间管理六小结：时间管理六个步骤流程个步骤流程1连结使命组织“周 ”时间表 46评估运用正直 52检视角色确认目标 345金玉良言金玉良言理解时间的特质：理解时间的特质： 供给没有弹性供给没有弹性 不能积蓄使用不能积蓄使用 无法取代无法取代 不可失而复得不可失而复得昨日
10、是作废的支票昨日是作废的支票明天是诱人的期票明天是诱人的期票今天是现金今天是现金, , 妥善使用妥善使用把握时间工作，那是成功的代价。把握时间工作，那是成功的代价。把握时间思考，那是力量的源泉。把握时间思考，那是力量的源泉。把握时间游戏，那是青春的秘密。把握时间游戏，那是青春的秘密。把握时间读书，那是知识的基础。把握时间读书，那是知识的基础。把握时间梦想，那是摘星的途径。把握时间梦想，那是摘星的途径。把握时间去爱，那是生命的真乐。把握时间去爱，那是生命的真乐。把握时间欢乐，那是灵魂的乐章。把握时间欢乐，那是灵魂的乐章。十大要事附件1：n你知道自己的职责吗？如果没有把握，重新把职责弄清楚。n检查
11、你的工作负荷列出非必要的工作浪费时间的程序。n经常规划工作、努力实现目标。n寻找最适合自己的工作风格的方法及最有效率的时间。n把繁文缛节减少到最低限度。n全力以赴地执行你所负责的任务，不要有求全思想。n按轻重缓急做重要的工作。n努力在24小时内回复所有信件。n保持办公桌整洁，清除凌乱杂物。不把无用之物归档。n建立可靠的档案系统。n不拖延工作、养成有条不紊的习惯。n将大任务分解成许多小任务去做，规定期限完成，并把期限高告员工 。n学会快速地阅读。目标不明：树立使命感、分清角色、了解自我需求、订立目标与计划 计划欠妥：坚持按时间表行事、排好优先次序放弃价值不大的事情订下完成目标的期限及所需时间；
12、贪求过多： 一次只能做一件事情、授权、巧妙说“NO” 、适当的时间估计、20/80定律、 集中精力于做大事 电话干扰：过滤电话/语音信箱/委托接线/“我打回去”/精力峰谷时间坚持预约/站立谈话/肢体暗示 条理不清：桌面整齐、档案系统、第一次就把事情做好 缺乏自律： 把目标放在眼前、把工作分多个步骤、设定分段完成期限拟订工作计划、控制工作进度、适当奖励自己、封闭自我选个英雄做榜样 会议耽误：准备议程、只请可以解决问题的人出席、守时、传阅记录 沟通不足：设定目的、选择渠道、说话简洁到题、要求对方回应、确认清晰了解老板期望 资料不全：确认所需资料？从哪收集？谁负责？何时需要？可能错误？应变及防范措施 不速之客：处理他们的问题但长话短说、另外安排见面时间、授权、鼓励他们自行解决问题、站着说话、索性躲起来。附件2：对付十大陷阱的妙招课后行动n1、找位好教练，完成两个目标 （你的直属上 司就是一个很好的人选）n2、 修改课前“目标行动规划表”n结合自己的工作职责，回到岗位后，做两次授 权，请按照授权 的步骤详细写出其过程。请培训负责人指导学员完成课后行动，并写评语
