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1、中国移动福建公司漳州分公司工程建设部全业务中心“善建者” QC小组缩短集团专线结算审计送审时长日期：2015年12月小组概况全业务中心善建者小组名称“善建者”QC小组成立时间2015年3月课题名称缩短集团专线结算审计送审 时长课题类型问题解决型注册编号小组人数10人 活动时间2015年3月-2015年12月活动次数20次 成员情况 姓 名性别文化程度小组分工职 称职 责 戴毅鸣男本科顾问高级工程师活动指导 林妙钦男本科组长工程师课题组长 王荣荣男本科组员工程师资料整理 陈秋平女本科组员工程师数据分析 何玉华女本科组员工程师调查实施 凌丽芸女研究生组员助工调查实施 陈淑英女本科组员工程师数据分析
2、 汪奇杰男本科组员高级工程师资料整理 许东俊男本科组员工程师资料整理 冯国川男本科组员工程师调查实施目 录 页CONTENTS PAGE课题选择现状调查目标设定原因分析要因分析对策制定对策实施效果检查巩固措施总结与打算一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、审计工程开支名词解释工程结算审计：是指监理、造价咨询单位及建设单 位对承包单位提交的工程结算资料所进行的审计活 动。 送审时长：是指单项工程从工程现场完工后到工程 结算审核意见书出版所需要的时间。 材料平衡：是指工程完工后，根据工程实际使用物 料进行补领、退库等操作后，使工程实际使用物资 与系统领用物资一致。 MIS系统：是一个记录工程项目
3、日常所有操作及管 理的系统，包括项目的它记录工程项目的子任务、 物资领用、退库、账务、资产信息等。 资本开支：指工程项目建设过程中涉及的固定资产 投资支出总和，包含工程材料费、设计费、施工 费、监理费及其它费。活动计划课题选择选题背景省公司工程项目管理规范： “建设项目正式竣工验收后，原则上除审计费外均不得再入账”及“项目管理周期为18个月”。漳州集团专线工程项目管理现状：现状一：调查2011年-2013年的5期项目，项目管理周期均大于18个月。现状二：2011年-2013年集团专线在工程终验后均产生了近20%的入账，其中90%的入账为施工费。课题选择选定课题省公司项目管理规范要求：终验后不得
4、入账、项目管理周期为18个月漳州现有执行情况：终验后有20%入账，管理超期平均为25个月。不符合管 理规范课题：缩短集团专线结算审计送审时长！现状调查一分析2014年1月-2015年5月集团专线施工单位建设量份额占比情况施工单单位份额额分配区域安徽电信工程有限责任公 司30%云霄、东山、华安、诏 安北京中福通信工程有限公司10%龙文福建省邮电工程有限公司20%平和、南靖中国通信建设第三工程40%芗城、龙海、漳浦、长 泰调查结论：2014年开始集团专线省公司入围施工队伍共有4家，其中中通三局占比达 最高达40%，4家施工单位，施工份额差距明显。现状调查二QC小组深入四家施工单位，分别对四家施工单
5、位内部管理等进行调研调查结论：各施工单位内部资料员人员配备与其份额相吻合。送审单审单位资资料员员材料员员人员员能力安徽电信工程有 限责任21一般，1人为新人 ，平均工作年限为 3年北京中福通信工 程有限1与资料员共 用一般，平均工作年 限为2年福建省邮电工程 有限公司21较高，平均工作年 限为5年中国通信建设第 三工程31一般，1人为新人 ，平均工作年限为 2年现状调查三抽取2015年1月至2015年5月系统送审的248个项目进行分析调查结论：从上表可以看出，四家施工单位的送审时长虽然存在差异，但总体都超过150天，调查一中通三局施工量最大，影响该阶段其送审量是因为施工量突发，影响其内部的资料
6、整理。送审时长与送审单位内部管理有关，但不是主要因素。送审单审单位项项目数（个 ）送审时审时长长（天）安徽电信78165北京中福25175福建省邮107156中通三局38189现状调查四对现有送审流程进行细化，并根据抽取的2015年1月至2015年5月送审的248个单项目工程对各 环节时长进行统计。调查结论：从上表可以看出，集团专线送审共可分为11个环节，其中现场验收移维、材料签证、材料平衡、审计单位审核和审征稿复核5个环节时长总和为171天，占总送审时长近90%，是影响总时长的重要环节。环节环节 t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 合计计 现有时长 1315
7、223651740284189现状调查五、六对248个单项工程的送审时长进行划分，分 为5档，其中150天以上项目数达156个，达 总数量的62.9%调查结论：QC小组成员对时长超150天的156个项目进行分析，对影响原因进行归类，划分为流程管 理、人员变更、业务发展、系统因素及其它，共五个方面，分析可得流程管理上的欠缺是影响专线 送审时长偏长的主要原因，其次是人员变更和业务发展。对时长在150天以上的156个项目送审慢 原因进行调查与分类目标设定目标：将集团专线结算审计送审时长控制在90天序号维维度可行性分析1专业对比专线的送审时长最长，小区宽带、ICT项目及城域网项目的平均送审时长均在90
8、天左右2管理规范初验6个月内完成终验 ，终验 后不再入账，结合审计报 告出版后，三方的签字盖章、施工方 开票、报账审 批等流程，90天内完成送审是合理的3公式计算将占比达90%的五个环节 的时长压缩 55%，其它环节总时长压缩 20%，平均送审时长 =（ t3+t5+t6+t9+t10）*0.45+(t1+t2+t4+t7+t8+t11)*0.8=(15+23+65+40+28)*0.45+(1+3+1+7+4)） 0.8=89.75天4其它因素考虑业务发 展、用户行为等不可控因素，适当保留一定的余量综述：经过 全体小组成员在人员技术水平、支撑手段几个方面的综合评估，认为 将集团专线 送审时长
9、 按制在90天以内的目 标可行。原因分析小组成员从现状出发，应用头脑风暴法，通过多次讨论会，针对“流程执行不顺畅”的原因 进行了充分的讨论，讨论结果整理成如下鱼骨图要因分析小组成员根据上述的鱼骨图，对11个末梢原因逐一进行分析确认，共得出五大要因：序号序号 末端原因末端原因 确认内容确认内容 确认方法确认方法 标准标准 负责人负责人 完成日期完成日期 1人员经验不足确认各单位资料员、审核员工作 年限现场调查相关人员平均年限达2年以上王荣荣2015年4月17日 2人员配备不够确认各单位人员情况表现场调查每500条专线需配备1人王荣荣2015年4月17日3无考核制度是否对项目送审时长进行规范、 并
10、制定相应的考核办法与措施现场调查相应的管理办法，且管理办法需 具可操作性王荣荣2015年4月17日4未按项目领料查看历史领料单据，是否与项目 设计相符程度统计分析98%以上领料按项目进行领料陈秋平2015年4月23日5退料平衡审批慢查看历史退料平衡单据，统计平 均审批时长统计分析按标准不能该环节时长不能超过 25天陈秋平2015年4月23日 6车辆工具不足检查各施工队车辆、工具配备情 况现场调查每个队伍必须备一车一套工具凌丽芸2015年4月23日7审计系统与其它系统 独立审计需从其它系统获取的数据量 占总审计数据时的比例现场调查需同步获取数据不能超过5%凌丽芸2015年4月23日8无跟踪制度整
11、个流程各重要节点是否存在跟 踪机制现场调查要求各重要节点必须有相应的跟 踪反馈机制何玉华2015年4月28日9流程繁琐对流程中各环节操作情况与实现 方式进行检查，看是否存在冗余 环节，或可合并或可同时操作的 内容现场调查流程中各环节都是必须的，且不 存在可同时操作的内容 何玉华2015年4月28日 10施工方暂存点不足检查各施工单位暂存点现场调查暂存点需保证所有余料存放冯国川2015年4月28日 11验收标准提高新标准前端对验收与签证的影响统计分析新标准对验收与签证时长影响不 超过5%冯国川2015年4月28日要因分析12345人员经验不足： 确认情况：对4家施单位内部项 目经理、资料员及审计
12、单位审 核人员进行调研，内部项目经 理工龄在5年以上，资料员等相 关人员平均工作年限在2年以上 ，审核人员也具备相应的资质 要求。非要因人员配备不够： 按2014年全区专线建设量 为2000条，其中中通三局 为800条，安徽电信600条 ，福建省邮400条，北京中 福200条，各单位资料员能 按需配置。非要因未制定考核办法： 查阅2014年及以前， 省市公司下发的的相关 文件及考核办法，均未 涉及到送审及时性，也 并未对相关内容进行规 范与约束。要因未按项目领料: 抽查2014年11月2015年2月的 200个子项目，并对其领用的设 备、线缆等物料进行核对，99% 以上项目均可按项目进行领料，
13、 且于2014年初下发并明确未立项项目不可先领料。非要因退料平衡审批慢: 抽查2014年11月2015 年2月的退料平衡单与 单抵单两种类型单据， 平均审批流程均达15 天。 要因116789审计系统与其它系统独立： 通过调查分析，审计时需从其它系统 查阅数据主要是项目MIS支出，用于 对甲供材料的审核，该部分工作量占 总体审计工作量的3%不到，且可通 过导出数据后进行匹配，系统同步节约时长作用不明显。非要因缺乏有效的跟踪制度：对 现有各环节，从建设单位、施工 单位、审计单位都没有对各环节 的送审情况进行跟踪反馈，导致 出现资料漏审或漏签、资料丢失 等情况，抽查了200份该类情况出现10%。要
14、因流程繁琐： 通过小组成员对流程进一 步深入分析，结合项目实 际操作情况，发现原本流 程都是单线程下来，其中 材料平衡、现场验收与竣 工资料编制等 可以并发执行。要因施工方暂存点不足： 检查各施工单位暂存点 仓库情况，均可达到要 求。 非要因验收标准提高（未采取 新手段）： 新标准前端对验收与签 证的影响。 非要因10车辆工具不足： 检查各施工队车输、工具配 备情况，各施工小队均配置 至少一套工具及一工具车，满足要求。非要因要因分析要因确认流程设计 不合理 五大要因QC小组通过以上的现场调查及数据分开，对十一个末梢原因逐一进行分析，得到了以下五大要因：退料平 衡审批 慢验收标准提 高，未更新
15、方法缺乏有 效的跟 踪机制无考核 制度制定对策（5W1H）序号 要因 对策 （what）目标 (Why) 措施 (How)负责人 (Who) 地点 (Where) 完成时间 (When) 1流程设计不合 理重新梳理优化流程总体标准时长控制 在150天1、梳理新流程，合 并环节；陈秋平工建部 2015年5月15 日 2、推广新流程 2退料平衡审批 慢制定随签表，试用 并推广新系统，加 快材料平衡材料平衡控制在40 天1、制定随签表； 何玉华工建部 2015年5月22 日2、试用新系统；3、推广新系统； 3验收标准提高 ，未更新方法采用信息化手段， 支撑验收环节，加 快验收及签证验收、签证时长压
16、缩在30天内1、开发验收移维系 统；冯国川工建部 2015年6月10 日2、试点并推广新系 统 4缺乏有效的跟 踪机制建立有效的跟踪机 制及预审机制总体时长控制在 100天1、定义重要环节；王荣荣工建部 2015年5月27 日2、重要环节设立跟 踪机制 5无考核制度梳理考核细则，下 发考核管理办法通过考核提高县公 司、参建单 位重视 ，加强送审资源的 投入；总体时长控 制在90天1、2015年对县工 程劳动竞赛考核中 增加考核内容；凌丽芸工建部 2015年5月29 日2、下发考核办法给 参建单位，采用扣 罚单举措；对策实施一梳理合并流程，将原先11个环节合并成5大模块STEP: 1对每个模块内容再进行细化STEP: 2重新组合各模块间关系，采用“材料随签表”把材料平衡环节提前STEP: 3对策实施一细化模块，推出新流程STEP: 4采用网络图对项目执行周期进行分析STEP: 5对策一验证：通过流程优化后，将原提交竣工草图到出版竣工文本时间直接压缩与材料平衡并行处理，可缩短送审时长约43天，即控制在146天。对策实施
