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1、第五章第五章 UFOUFO报表管理系统模块报表管理系统模块 会计信息化会计信息化本章学习目标通过本章学习，初步了解UFO报表的主要功 能和基本概念，掌握UFO报表格式定义和公 式编辑，掌握UFO报表生成报表数据、数据管理、表页管理和报表模板等操作。 任务一 会计报表格式设置 任务二 会计报表公式定义 任务三 会计报表数据处理 任务一 会计报表格式设置一、固定表设计 o1启动UFO报表o首先必须建立自己的账套，单击“开始”/“程序”/“用 友ERP-U871”/“企业应用平台”，输入操作员，选 择相应账套、操作日期，单击“确定”进入企业应用 平台，在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO
2、报表”，在弹出UFO“日积月累”对话框，单击“关闭 ”，进入UFO窗口，单击“文件”/“新建”命令或点取 新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态 。o格式状态o在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列 宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可 变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式） 、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。o在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发 生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算 等操作。o在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的 数据全部都隐藏了。 o数据状态o在数据状态下管理报表的数据，如输入数据 、增加或删除表页、审核、舍位平
3、衡、做图 形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能 修改报表的格式。o在数据状态下时，看到的是报表的全部内容 ，包括格式和数据。o2设置表尺寸。单击左下角“格式/数据”按 钮，进入格式状态。选择“格式”/“表尺寸” ，弹出“表尺寸”对话框。在对话框中输入报 表的行数和列数，单击“确认”，当前处理的 报表将按照设置的表尺寸显示，其余部分皆 为灰色。修改表尺寸时，重新设置即可，也 可单击“编辑”/“插入”或“删除”增减行列数。o3设置行高或列宽。在格式状态下，选定要调整行 高的1行或多行，选择“格式”/“行高”或“列宽”，出现 “行高”或“列宽”对话框。在对话框中输入希望的行高 或列宽值。o也可把鼠
4、标移动到两个行标（列标）之间，鼠标变 为双向箭头，拖动鼠标直到满意的行高（列宽）， 松开鼠标按钮即可。可用鼠标一次调整多行（列） 的行高（列宽）。点取多个行（列）标，选中一个 多行（列）区域，然后利用鼠标调整行高（列宽） ，选中区域中的所有行（列）将按新高度显示。o（1）插入行（列）o在格式状态下，把当前单元移动到想要插入行的位 置上，点取“编辑”/“插入”，在下拉操作中选“行”（ 列），将弹出“插入”对话框，在“插入数量”编辑框中 输入要插入的行（列）数。o（2）追加行（列）o在格式状态下，点取“编辑”/“追加”，在下拉菜单中 选“行”（列），将弹出“追加行（列）”对话框，在“ 追加数量”编
5、辑框中输入要追加的行（列）数。o（3）交换行（列）o在格式状态下，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中 点取“行”（列），将弹出“交换”对话框，在“源行（ 列）号”和“目标行（列）号”编辑框中输入两个要互 相交换位置的行（列）号，可以一次交换多个行（ 列），多个行（列）号之间用“，”隔开。o（4）删除行（列）o在格式状态下，选取要删除的行（列）的区域，点 取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中选“行”（列），将 弹出对话框，点取“确认”按钮则删除选定的行（列） ，点取“取消”按钮则放弃操作。o4画表格线。在格式状态下，选取要画线的 区域，选择“格式”/“区域画线”，将弹出“区域 画线”对话框。如图
6、5-2所示。在“画线类型” 和“样式”中选择为“网线”，单击“确认”后选定 区域中按指定方式画线。o5定义表头，设置和取消组合单元。选取要 设置为组合单元的区域“A1：D1”，点取“格 式”/“组合单元”，弹出“组合单元”对话框，如 图5-3所示，点取“整体组合”或“按行组合”按 钮设置该区域为一个组合单元。同理设置“A2 ：D2”等区域为组合单元。o6将编制单位、年、月、日设置为关键字。 在格式状态，选取要设置关键字的单元，单 击“数据”/“关键字”，在下拉菜单中点取设置 ，弹出“设置关键字”对话框，在对话框中的 关键字名称中选择相应选项，单击“确认”后 在选定单元中显示关键字名称为红色。
7、o7输入表体内容：直接在相应的单元输入。o操作步骤：选中要输入内容的单元或组合单元，在 该单元中输入“货币资金表”，其他各样内容同理输入 。o8设置单元属性o操作步骤：选取要设置单元属性的区域，点取“格式 ”/“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，在其中设置 单元类型、字体图案、对齐、边框样式。单击“单元 类型”标签，选择单元类型为“表样”型；单击“字体图 案”，在其中设置单元内容的字体、字型、字号、前 景色、背景色和图案等。单击“对齐”标签，设置水平 方向等。设置完毕，单击“确定”。o9保存报表o经过上述步骤，货币资金表的格式基本建立 完毕，只有单元公式尚未定义（详见任务二 ），单击“文件”
8、/“保存”，在弹出的对话框输 入存储位置和文件名，单击“确认”。o不同报表，报表名不能相同。报表保是供用 户调用设定报表结构文件时使用的，它与表 的标题没有直接的关系。二、表页管理 o1增加表页o向一个报表中增加表页有追加和插入两种方 式，插入表页即在当前表页前面增加新的表 页。追加表页即在最后一张表页后面增加新 的表页。o点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点 取要插入表页的表页页标，使它成为当前表 页，点取“编辑”/“插入（追加）” o2交换表页o交换表页是将指定的任何表页中的全部数据 进行交换。o点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点 取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“表页”
9、，将弹出“交换”对话框，在“源页号”编辑框 中输入源页号；在“目标页号”编辑框中输入 目标页号。可以一次交换多个表页，多个表 页号用“，”隔开。 o3删除表页o删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数 相应减少。o点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑 ”/“删除”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“删除 表页”对话框，如果不指定表页号和删除条件，则确 认后删除当前表页，如果要删除指定表页号的表页 ，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可 同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号“，”隔开 。 o4表页排序o在数据状态下，单击“数据”/“排序”/“表页”， 系统弹出“表页排
10、序”对话框。oUFO提供表页排序功能，可以按照关键字的 值或者按报表中任何一个单元的值重新排列 表页。按照表页关键字值排序时，空值表页 在按“递增”方式排序里排在最前面。三、可变表设计o企业常用报表的格式比较固定，即使有变化 ，可通过修改固定表来实现。可变表并不是 指固定表格式的变化，而是指那些行数或列 数不固定，随实际需要变动的表。o1可变表设计基本同固定表设计，只是增 加可变区的设置。 o2定义可变区：如果要设置行可变区，则选 取第一可变行中的某个单元；如果要设置列 可变区，则选取第一可变列中的某个单元。 选中行标6，点取“格式”/“可变区”/“设置”， 弹出“设置可变区”对话框，在对话框
11、中选择 设置行可变区（列可变区）和可变区的数量 。单击“确认”。 四、报表格式设计的其他功能o（一）套用格式o在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表” ，新建一个报表文件后，进入格式状态，选取要套 用格式的区域，单击“格式”/“套用格式”，将弹出“ 套用格式”对话框。在对话框中选取一种套用格式“ 标准式”。区域套用格式之后，区域中原有格式和 数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式 ，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单 元中。 o（二）报表模板o1在“业务工作”界面，选择“财务会计 ”/“UFO报表”，新建一个报表文件后，进入 格式状态，点取“格式”/“报表模板”，将弹
12、出“ 报表模板”对话框。在其中选取行业2007年 新会计制度科目和财务报表名“利润表”，o2单击“确认”后，如生成一张空的标准利润 表。当前报表套用标准财务报表模板后，原 有内容将丢失。 o（三）自定义模板o1在“业务工作”界面，选择“财务会计 ”/“UFO报表”，在UFO中作出本单位的货币 资金表后，单击“格式”/“自定义模板”，弹出“ 自定义模板”对话框。点击“增加”弹出“定义模 板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业 名称（也可以是单位名称）。录入正确后该 行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称” 列表框中。点取“下一步”进入定制模板对话 框。o（2）点击“增加”，弹出模板编辑框。
13、在“模 板名称”编辑框中录入模板的名称（如：贷币 资金表），在“模板路径”录入模板保存的路 径（如：C：UFSOFTMODEL贷币资金表 .REP）,也可以单击“浏览”，找到模板保存的 目录。单击“添加”，单击“完成”。任务二 会计报表公式定义一、编辑计算公式o1第一种方法：直接输入公式：建立好报表格式 后，在格式状态下，选定欲定义公式的单元C4， 即“库存现金”的期初数，单击“数据”/“编辑公式”/“ 单元公式”，系统弹出定义公式对话框，直接输入 公式：如QC(1001,月,“借“,“001“,2009,),单 击确认即可。同理输入其他单元公式。o在输入公式单元时，凡涉及数学符号的均须输入英
14、 文半角字符。o2第二种方法：利用函数向导输入：o（1）建立好报表格式后，在格式状态下，选 定欲定义公式的单元：C4，即“库存现金”的 期初数，单击“FX”按钮，系统弹出“公式定义 ”对话框；o（2）单击“函数向导”，系统弹出“函数向导” 对话框；在函数分类框中选中“账务函数”， 在右边的函数列表中选中所需函数。 o（3）单击“下一步”，系统弹出“账务函数”对 话框，单击“参照”按钮，系统弹出“账务函数” 对话框，只需选择会计科目，其他如“账套号 ”、“会计年度”等选择默认，输入完毕，单击“ 确定”返回到“账务函数”对话框。再单击“确定 ”返回到“定义公式”对话框，如需继续输入公 式，则在公式
15、栏输入相应的运算符号“、-” 等，再单击函数向导重复上述操作，否则， 单击“确定”，定义单元公式完毕。同理输入 其他科目的计算公式。二、非计算公式o（一）审核公式o审核资产负债表恒等式，若此项关系不平， 则提示“资产不等于负债所有者权益！”该 表的审核公式为：资产期初数C54=权益期 初数G54 MESSAGE“资产不等于负债所 有者权益！” o在报表格式设计状态下，选取菜单“数据”/“编 辑公式”/“审核公式”命令，调出“定义审核 关系”对话框。在“编辑框”中按照对话框右侧 的格式范例输入审核公式为C54= G54 MESS “资产不等于负债所有者权益！”， 如图5-19所示。审核公式编辑完
16、毕，检查无 误后选择“确认”，系统将保存此次审核公式 的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此 次操作。 o（二）舍位平衡公式o在报表格式设计状态下，用点取菜单“数据”/“编辑公 式”/“舍位公式”，调出“舍位平衡公式”对话框，在 各编辑框中输入舍位表名：和当前文件名不能相同 ，默认在当前目录下；舍位范围：舍位数据的范围 ，要把所有要舍位的数据包括在内。如C13：C18； 舍位位数：18位。舍位位数为1，区域中的数据除 10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推 。平衡公式：C18=C13C14C15C16C17 。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”， 系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按 ESC 键 或选择“取消”将放弃此次操作。 任务三 会计报表数据处理 o一、打开报表 o启动UFO报表系统，单击“文件 ”/“打开”。在弹出的打开文件对话 框中，选择需要打开的报表文件 ，单击“打开”即可。 o二、生成报表o任务描述：衡阳大
