会展营销与服务如何邀请参展商

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1、会展营销与服务 第二单元 如何邀请参展商 会展营销与服务技术 unit2如何邀请参展商学习目标：明确招展的重要性；能进行邀请函设 计与制作；熟练电话等招展技术；能草拟及签订参 展合同。 知识点：招展的涵义；为什么说参展商是展会的 “衣食父母”；招展工作的前期准备；参展商的选 择。 能力点：制定招展方案的能力；参展邀请函设计 与制作；电话招展技术；草拟参展合同的能力。会展营销与服务技术 unit2如何邀请参展商本单元操作要点：n建立客户数据库n制定招展方案n招展书设计与制作n运用电话等招展技术进行招展n签订参展合同会展营销与服务技术 unit2如何邀请参展商 n2.1开篇案例n2.2招展的意义

2、n2.3招展的前期准备 n2.4招展书设计与制作 n2.5电话招展技术 n2.6传真招展技术 n2.7E-mail招展技术 n2.8其他招展技术 n2.9签订参展合同 n2.10海报推介会展营销与服务技术 2.1开篇案例n招展工作是展会运作的核心中国国际陶瓷工业展览会招展工作介绍中国国际陶瓷工业展览会的概况 本届展会规模为历届之最 国外陶瓷行业机构高度关注，企业积极组团参展 提前开展招展工作，合理安排展区 针对市场需求，灵活调整布局，丰富展会内容 招展带动招商，招商促进招展 会展营销与服务技术 2.2招展的意义 n招展环节是展会筹备的基础性工作之一 ，展会招展主要是指办展机构通过各种 方法和渠

3、道邀请展览题材所涉及的企业 到展会现场来参展。这对于展会的成功 与否起着关键性的作用。因此，应予以 充分的重视。会展营销与服务技术 2.2.1招展在展会活动中的重要性n人们为什么要举办展览会?其根本原因在于 展览会是一种联系买家和卖家的理想纽带 n其次，从消费者购买动机的角度来分析， 了解参展商前来参展的原因对于有针对性 地开展营销很有帮助n从盈利模式的角度来讲，招揽参展商无疑 是展览会营销的核心工作 会展营销与服务技术 2.2.2参展商是展会的“衣食父母”n展会是一种产品，参展商就是作为这种服 务性产品的消费者，参展商所交付的展位 租金是展会最主要的收入来源。因此，参 展商就是展会的“衣食父

4、母”，每个办展机 构都要高度重视招展工作。会展营销与服务技术 2.3招展的前期准备n参展商的组织通过招展工作实现，招展工 作固然重要但也是建立在其他工作基础之 上，在实施招展工作之前，办展机构需要 建立完整的数据库、制定一份详细的招展 方案、设计和制作招展邀请函等前期准备 工作。 会展营销与服务技术 2.3.1建立潜在客户数据库收集潜在客户名单的渠道与途径 n客户的信息量要丰富完整 n要保证数据库内客户信息的准确性 进行潜在客户研究n进行潜在客户研究就是在建立潜在客户数 据库后，整理出预期可能参展的厂商名单 。 会展营销与服务技术 2.3.2制定招展方案n招展方案是为招揽企业参展而制定的各种

5、策略、措施和方法，是为展位销售而制定 的具体执行方案，办展机构需要在全面了 解市场及相关信息基础上，结合展会自身 定位及展览题材涉及的行业特点制定招展 方案，它可以有效的指导招展工作顺利、 有序的开展。 会展营销与服务技术 2.3.2制定招展方案n市场环境n展区和展位划分 n招展价格 n招展函的制作与发送 n招展代理及工作分工 n招展宣传与推广 n招展工作预算 n招展工作进度计划 会展营销与服务技术 2.4招展书设计与制作n招展书是办展机构与参展商之间进行沟通 的重要载体。它的主体内容应包括展会概 况、展会推广计划（小型展会可省略）、 参展程序、参展回执（参展登记表）等主 要内容。如为国际性展

6、会，这些内容都需 要中英文对照。 会展营销与服务技术 2.4.1展会概况n主要有展会名称、时间 和地点、展会主承办机 构、招展书或参展邀请 字样、展会标志、展会 规模、本届展会的优势 和特点、办展意义、展 会题材所在行业、办展 所在地的环境介绍、展 品范围等。展会城市区位图（香港） 会展营销与服务技术 2.4.2展会招商和宣传推广安排n办展机构要在招展书中详细说明历届展会 情况：包括上届展会的展商构成情况、境 内外专业观众的分析资料，同时也要详细 说明本届展会宣传推广的手段、方法、渠 道及措施等，这些信息将对参展决策者起 到决定性的影响。会展营销与服务技术 2.4.3参展程序n主要有参展资格要

7、求、参展费用、优惠政 策、参展报名程序、境外代理商、交款帐 户、主办方联系方法、酒店预定等有关图 片材料等。 会展营销与服务技术 2.4.4参展回执n以表格形式登记参展公司的单位全称、联 系人、联系地址和各种联系方法、预订展 位面积、费用总额等主要参展信息。会展营销与服务技术 2.5电话招展技术n随着电子商务的发展，电话已不仅仅是通 讯的工具，更已成为市场营销、商务拓展 的重要工具。任何一个生意的基础，靠的 是什么？靠的就是双方建立起来的相互信 任。通常人们只与那些自己了解、喜欢和 信任的人做生意。通过电话与客户建立起 信任关系，是电话销售的基础，如果我们 不能做到这一点的话，电话销售基本上是

8、 不可能实现的。会展营销与服务技术 2.5电话招展技术电话销售的关键因素 会展营销与服务技术 2.5.1电话招展的特性n靠声音传递信息 n速战速决 n双向沟通 n感性而非全然理性的销售 会展营销与服务技术 2.5.2销售目标的设定n招展人员在打电话给客户之前需要预先订 下希望达成的目标，如果没有事先订下目 标，将会很容易偏离主题，完全失去方向 ，浪费许多宝贵的时间。通常电话招展的 目标可分成主要目标及次要目标 会展营销与服务技术 2.5.3电话招展的事前准备工作n了解展会项目本身及所在行业的市场情况 n了解目标客户/老客户的基本资料 n其他准备事项 会展营销与服务技术 2.5.4电话招展技巧n

9、准备好电话的开场白 n要抓住有决策权的关键者 n用合理的询问有效营造良好的交流气氛 n妥善处理与客户的分歧和问题 n在结束通话时，给客户留下更深印象 n做好电话招展的后续工作 n怎样打电话才会受欢迎 会展营销与服务技术 2.6传真招展技术n随着电子技术的成熟与网络技术广泛应用 ，网络传真是在传真基础上发展起来的另 一种用于展览营销推广的创新技术，具有 先进、智能、快速、简洁的特点。已被广 泛运用到商业中。 会展营销与服务技术 传真服务平台的优势 n操作安全 n功能可靠 n使用方便 n价格低廉 n通达范围广 会展营销与服务技术 2.7 E-mail招展技术n据统计，办展机构给客户打一个电话平均

10、费用是53美元，而用电子邮件回答同样一 个问题仅需3美元。电子邮件高效廉价的特 征就体现出来了，它具备了时间快、费用 低、方便等优点。因此，电子邮件也在招 展工作中扮演重要角色。 会展营销与服务技术 2.7.1 E-mail招展的主要步骤n确定目标参展顾客群 n制定发送邮件的方案 n撰写邮件内容 n及时复信 n经常更新邮件列表 会展营销与服务技术 2.7.2 E-mail招展时应注意的事项n进行许可E-mail营销 n制定系统的营销方案 n恰当处理顾客意见 n以诚信为本 会展营销与服务技术 2.7.3 E-mail发送技巧n群发邮件时注意字词书写 n如何选择使用DNS及SMTP服务器地址 n群发邮件有时要暂停一定时间再发送 会展营销与服务技术 2.8其他招展技术n展会招展技术种类较多，除了上述几种重 点介绍的招展技术外，还有邮寄、媒体、 客户拜访、寻求协会支持等等。如直邮（ DM）即是把招展书等展会相关资料直接寄 到能做决策的企业相关的负责人或终端用 户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他 方式完成的招展过程。 会展营销与服务技术 2.9 签订参展合同n为了有效地开展招展工作，避免重复或遗 漏，企业确认参展后，办展机构和参展商 之间应签有书面协议或参展合同，约束双 方。双方可以用参展合同方式明确参展商 与办展机构各自和共同的责任、义务。