《邮件使用规范完整版》由会员分享，可在线阅读，更多相关《邮件使用规范完整版（16页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、邮件使用规范u邮件使用规范l（一）需要发送邮件的情况l（二）邮件格式标题、正文、结尾签名l（三）邮件的使用收件、发件、回复l（四）使用邮箱的好习惯、坏习惯目录（一）需要发送邮件的情况1、正式工作报告2、部门之间事务往来3、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、难以简单用口头表达说明清楚的事项（二）邮件格式1、邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨，主题是邮件的“身份标识” 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 主题应该简单、明确地概括邮件的内容 可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语
2、、句子（一般不超过35个 字）来描述邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who)可适当使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应 适度，特别是不要随便用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。例：征图新视（江苏）科技有限公司8月财务报表 （Who) （When)(What) （二）邮件格式2、正文格式：称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语， 都不应省略1）称谓+礼貌用语： 如：XXX(名字），您好！XXX总、XXX经理（名字+职位），您
3、好！XXX先生（女士），您好！2）内容 字号：可以事先设置文字大小，一般10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色3）结尾客套语 如：Sincerely!Best Regards!顺祝商祺！新建邮件点击“签名”点击“个人信 纸”编辑 “字体”， 设置字号、字 体保存、关闭l邮件的开头要称呼收件 人。这既显得礼貌，也明 确提醒某收件人，此邮件 是面向他的，要求其给出 必要的回应；在多个收件 人的情况下可以称呼大 家、各位。l如果对方有职务，一般职 务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通 ，必须按照职务尊称对方Office2013（二）邮件格式3、正文内容编排：原则：要事第一，结论在前，分
4、析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容内容简洁易懂，要让收件人在最短的 时间内了解您的表达意图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写小贴士 明确日期与时间： 时间：标明上下午：下午8:30 采用24小时表示法：20:30 日期：下周三（2012/03/07）下个月（2012年3月）21补充资料：注意时差：同国外通信时，说明按哪国时间为标准：东京时间20:30
5、3（二）邮件格式4、附件： 提醒收件人查看附件 合理命名附件 附件通常不超过2M，最大不超过5M 特殊格式附件，告知收件人打开方式 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 （二）邮件格式5、结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、 公司、电话、传真、地址等信息。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁 体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择 比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌
6、形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显例：XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号总机电话：0519-80583000 传真：0519-80583111新建邮件点击“签名”点击“电子邮 件签名”编辑签 名， 设置字号、字 体保存、关闭Office2013公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收； 如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）（三）邮件使用收件（三）邮件使用发件搞清楚TO，CC，BCC，FW，FYITO,CC中的各收件人的排列应遵
7、循一定的规则。如：按部门排序；按职位等级从高到低或者从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，主管，其他同事等。FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可 以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是 需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从
8、上到下的。重要的文件、机密资料请务必改成PDF格式后再发送TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复 响应的人CC（carbon copy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然 如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合（三）邮件使用回复1、及时回复Email是基本的职业礼貌2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最
9、好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重 ，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比 较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一 旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 出差或休假时的邮 件回复 回复email的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大
10、家都知道；除此以外， 不用re allEmail只回复给必要的人 21补充资料：回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始 邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件3回复Email时禁止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回 复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等 其他方式进行交流后再做判断;不要向上司频繁发送没有确定结果 的邮件。避免无谓的回复为避免无谓的回复、浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末 添上以下语句：“全部办妥
11、”、“无需执行 ”、“仅供参考，无需回复”等。慎用全部回复（Re All）“全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件， 请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是 大家收到12*12=144封！“全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露补充资料：u 早上上班的第一件事情： 打开电脑打开企业邮箱查看邮件l用客户端软件收发emaill行文简洁、罗列要点l写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确l越级邮件，根据需要抄送直接领导l对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据l考虑到收件人有可能将email转发给其他人l及时回复邮件l合理控制附件大小l先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出（四）邮箱使用的好习惯l用网页处理emaill经常使用抄送（CC）、密送（BCC）l经常使用“全部回复”（re all）l通过email反复讨论某个问题l收到邮件不及时回复l发送5m以上的附件l通过email传达紧急事务l用email收发私人信件l发送“以此为准”邮件l邮件正文过长l邮件及附件不使用清晰标题l转发邮件时，不核实收件人是否已经 收过该邮件l邮件不经整理或说明就直接转发（四）邮箱使用的坏习惯
