电子邮件专题培训课件

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1、L o g o只发必要的邮件 让邮件为你的工作带来价值内容大纲电子邮件使 用基本原则电子邮件 写作规范电子邮件礼仪电子邮件技巧电子邮件 账户设置电子邮件安全电子邮件沟 通的重要性电子邮件沟通的重要性你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。Phillip Hunsaker管理技能与方法附录C电子邮件电子邮件沟通的重要性v作用1：明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也

2、许就 忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 v作用2、记录过程 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论， 以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则 ，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端电子邮件沟通的重要性请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总

3、部在美国。电子邮件沟通的重要性（案例分析）电子邮件沟通的重要性（案例分析）电子邮件使用基本原则v正式工作报告v部门之间事务往来，需要留下书面资料的。v通知v知识推荐和信息传递v没有见面交流条件的其他交流内容v难以简单用口头表达说明清楚的事项v跟进 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关 人员，以确定其已收到邮件并明白要做的 事 v避免做邮递员 “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人 ) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件 了” 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事 情，什么时候要完成，不要只做邮递员电子邮件沟通基本原则电子邮箱账户设置一二三Foxmail 邮件账户设置Microsoft Out

4、look设置四五邮箱账户导入导出邮件联系人导入导出Outlook Express设置六苹果系统邮箱账号设置七安卓系统邮箱账号设置一二三称呼语与问候正文四五附件结尾签名邮件标题六回复技巧七正确使用发送、抄送与密送电子邮件写作规范不要空标题1标题要简洁2主题必须具体，不含糊，且有意义3一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件时要更改标题5不要随便用紧急标示6标题千万不要出现错别字7一、邮件标题二、称呼语与问候（1）、英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。 （2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“

5、此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。1、 Email开头最好要有问候语 。（1）、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。（4）、关于格式，称呼是第一行顶格写

6、。2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。三、 正 文四、 附 件1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有

7、多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用； 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五、 结尾签名电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜 行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信 息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮 件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名 档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置 多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或

8、 英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。1、签名 档信息不 宜过多2、不要 只用一个 签名档3、签名 字体规格六、 回复的技巧1、 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方， 因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急 重要的邮件；对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的， 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应 该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功

9、能。2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题 抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那 样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一 次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的 ”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常 不礼貌的。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这 只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而 不可阅读。5. 主动控制邮

10、件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分 收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办 妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。6、要区分Reply和Reply All如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他 一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件 事情；如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同 的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的 面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好 了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的 邮件。点击“回复全部”前，请三思而后行！七、正确使用发送

11、、抄送与密送收件人的排 列应遵循一定 的规则。比如 按部门排列； 按职位等级从 高到低或从低 到高都可以。 适当地有规则 有助于提升你 的形象！而BCC是秘 送，即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。而CC的人则只 是需要知道这 回事，CC的人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的 人有建议，当 然可以回mail。To的人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。只给需要 信息的人 发送邮 件，不要 占用他人 的资源。 不滥转、 发邮件 ！电子邮件商务礼仪电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： v 专业特性： 通过使用合适的邮件语言，你可以

12、传达出一个专业的 形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。 v 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 v 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性电子邮件商务礼仪注意事项电子邮件应当注意编码由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区， 以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，使 用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的 中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有 可能只会收到一封由乱码字符所组成的天书。 因此，我

13、们在向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必 须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。电子邮件应当慎选功能 现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种 信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界 人士是必须慎用的。 这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时 间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方 面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他 所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前

14、功尽弃。 电子邮件商务礼仪注意事项v 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个 团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失v 如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。 如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中 文语法检查v 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对 方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更 不要按自己的喜欢来写) 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青 菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛v正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不

15、正确的，你知道吗？(1)、会议时间：9：0010 ：00(2)、日期：2011、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字；二、要注意标点符号要正确。电子邮件商务礼仪注意事项v收件人/抄送: 收件人和抄送名单是否正确区分? v主题: 是否反映了邮件内容? v正文纠错 有没有打字错误、标点符号错误？ v签名标签: 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好) v格式: 排版是否整洁、清晰 v附件: 您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？电子邮件商务礼仪注意事项电子邮件使用技巧邮件签名设置1超大邮件处理2邮件自动回复34邮件分类管理电子邮件安全账户安全1、使用复杂安全性高 的密码。 2、不将账号密码告诉 他人。 3、察觉密码外泄及时 修改密码。 4、不用工作邮箱注册 论坛、不良网站。邮件安全1、修改邮件默认存储 位置。 2、不打开来历不明的 邮件及其附件。 3、谨慎点击邮件中的 网页超鏈接。 4、邮件客户端加密保 护电子邮件安全设置修改密码修改存 储位置客户端加密邮件备份单个文件夹 超过2G处理L o g oNo training, No gain