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1、第六章 Excel 2003的使用通过这一章我们可以完成Excel表格的制作、数据的统计、计算、分析、管理等多项工作 ，可生成精美直观的数据统计图表。得到集 文字、数据和图形于一体的报表第六章 Excel 2003的使用6.1 Excel的基本知识 作业6.3 图表处理6.2 工作表的编辑和修饰一、 Excel的启动与窗口组成法一： “开始” “程序” “Microsoft Excel”法二： 通过桌面右上角Office快捷按钮法三： 在桌面上创建Excel程序的快捷方式 （一） 启动（二） 退出法一： “文件” “退出”法二： 点击关闭按钮“ ”6.1 Excel的基本知识 工具栏（三） E
2、xcel窗口组成窗口标题（显示程序名及文档名）列标工作表 名称栏行 标当前工作表单元格名称栏 由列标和行标 组成当前活动 单元格地址编辑栏（显示当前单元 格中的数据或公式,单击 左边“=”可输入公式）全选 按钮工作区256列65536行菜单栏（一）新建文档二、 工作薄的创建、保存和打开法一：启动Excel，自动提供新文档（“Book1”） 法二：点击工具栏上的“新建”按钮 （创建空白表格） 法三：“文件” “新建” “电子表格模板”（选取各类表格 模板如：财务报表、建设项目报表等）（二）保存文档新文档：点击工具栏上的“保存”按钮 出现如下对话框在此处点击下箭头选择保存位置在此处输入 自己的文件
3、名称点击 此处 保存保存类型选“Excel 工作薄” 这样系统会自动加上.xls的 文件后缀旧文档：* 点击工具栏上的“保存”按钮 ，将文档保存在原位置，且名 称不变。 * “文件” “另存为” 出现另存为对话框，可重新选择保存位 置或修改文件名称。自动保存功能：设置自动保存时间间隔，由系统按照设定值自动保 存文件。 方法：“工具”菜单 “自动保存” 设置保存时间间隔（如果 在“工具”菜单上找不到“自动保存”可点击“工具”菜单 “加 载宏” 选中“自动保存”项）（三） 打开文档点击工具栏上的“打开”按钮 ，出现如下对话框： 在此处点击下箭头 选择打开位置 （四）关闭文档关闭暂时不用的文件或关闭
4、已完成的文件 法一：“文件” “关闭”（关闭当前文档） 法二：点击窗口的关闭按钮 关闭Excel程序及 所有文档关闭当前文档（五）保护文档为打开文档或修改文档设置密码。 “文件” “另存为” “工具“ “常规选项” ， 在“保存选项”对话框密码位置输入打开文档或修改文档的 密码。（依照此步骤删除相应位置密码就可取消密码）不设修改密码，且不希望别人 修改此文件时可选择此项6.2 工作表编辑和修饰 在Excel中一个工作薄（book）代表一个文件，一个工作 薄又是由若干张工作表（sheet）构成的。 每个新建的工作 簿默认的名字为Book1,它有三个默认的工作表（Sheet1 , Sheet2,
5、Sheet3）下面介绍有关工作表的各种编辑操作。一 、 工作表11（一）移动整张工作表如果要重新安排工作表次序时，则需要移动工作表。 方法： 在工作表标签行点击要移动的工作表,然后拖动鼠标左键， 此工作表上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时松手 。 （或右键菜单上选取“移动或复制工作表命令”）（二）复制整张工作表如果要产生一个当前工作表的副本，则需要复制工作表。方法： 在工作表标签行点击要复制的工作表，然后按住Ctrl键进行 鼠标左键拖动，此工作表上方出现一个黑色箭头，拖动到合 适位置时松手。 （或右键菜单上选取“移动或复制工作表命令”）打开一个工作薄后，默认工作表名称为sheet1，she
6、et2， sheet3有时为了区别工作表方便，需要给工作表重新命名。方法： 在工作表标签行点击要重命名的工作表击右键选“重命名” （或双击要重命名的工作表，光标变成“I”形后，即可输入名称 ）（三）工 作 表 重 命 名（四）插入新工作表默认新工作表插入到所选工作表前面。 方法： 选定工作表击右键选“插入” 在出现的窗口中，选择 一种工作表模板，则在所选工作表前面插入了一个新工作表 ，新工作表名称按默认方式序号递增。（五）删 除 工 作 表方法： 选定工作表击右键选“删除” 则所选工作表被删除。15（六）重新设置工作薄中工作表数方法：“工具”菜单 “选项” “常规” 修改“ 新工作薄内的工作表
7、数”（七）在工作表间移动/复制数据方法：选择一个工作表中的需要移动/复制的内容击右 键选“剪切”（移动）/选“复制 ”（复制）选定另一个工作表中目标区域起始单元格 “粘贴”注意：在选择移动/复制的内容时，需要根据要求用鼠标 选择（有时在选择不连续记录时要配合 Ctrl键）或用筛选功 能实现。如：将“商品销售情况表”中产品类别为“服装”的记录复制到Sheet2 中。（七）在工作表间移动/拷贝数据方法：选择一个工作表中的需要移动/拷贝的内容击右 键选“剪切”（移动）/选“复制 ”（拷贝）选定另一个工作表中目标区域起始单元格 “粘贴”注意：在选择移动/拷贝的内容时，需要根据要求用鼠标 选择（有时在选
8、择不连续记录时要配合 Ctrl键）或用筛选功 能实现。如：将“商品销售情况表”中产品类别为“服装”的记录复制到Sheet2 中。（八）单元格、区域及其表示每个工作表由 256列 65536行构成。每列的列标从A一直到IV（Z列之后为AA列，AZ列 之后为 BA列，以此类推，直到IV列）每行的行标是从1至65536的数字。单元格 是指工作表中每个行列交叉点处的小格（单元）每个单元用其所在工作表中的列标和行标作为地址名，如 A1 、F5等区域：连续的多个单元构成区域。区域的表示方法是：使用区域左上角单元及右 下角单元地址，中间用冒号分开。如下图所示区域用C2:D5表示l冻结窗格就是将工作表上的上窗
9、格和左窗格冻结在屏 幕上，在滚动显示工作表时行标题和列标题一直处于 可视状态。l冻结点是工作表中的一个单元格，进行冻结窗格后， 该单元格上边和左边的所有单元格都被冻结。l操作：l1、单击该单元格使其成为冻结点。l2、单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。l使用“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”命令，可以撤销 对窗格的冻结，恢复系统的默认显示形式。（九）通过冻结窗格锁定工作表的行列标题二、 数 据 录 入（一）Excel中的数据类型常量：直接在单元格中输入的数据,这类数据可能是数值、 文字、日期。常量数据不会改变，除非用户重新编辑它。公式：以“ = ”开始，后面跟一连串的数值、单元格地址 、函数等
10、。它可从现有值产生新值，其结果随着所引用的 工作表中单元格数据的改变而改变。（二）数据录入中键盘的使用鼠标在工作区时呈现为一个空心十字形，用鼠标点击选定单 元格，此单元格变成当前活动单元格，我们就可在其中输入 内容了. 或 Enter ：下移一个单元格（若在同一个单元格中下 移一行：Alt+Enter） 或 Shift+Enter：上移一个单元格 或 Tab：右移一个单元格 或 Shift+Tab：左移一个单元格 双击单元格（F2）：修改单元格中的数据 注意：单击之后输入的内容将覆盖单元格中原有内容。（三）Excel中的区域选择选取单元格: 在某个单元格上击左键，单元格四周以黑色粗线 显示，
11、表示此单元被选中。选取连续的单元格范围：按住鼠标左键在欲选取的范围上拖曳 或选定起始单元，按住Shift键点击终止单元。选取多个不连续单元格范围：按住Ctrl键用鼠标点击不连续的 单元。选取若干行/若干列：拖动鼠标选取行标/列标。选取整个工作表：点击列标A左边的那个方块（或Ctrl+A）。选定单元格后可直接进行输入（Excel会在编辑栏和活动单元格中同时显示输 入的内容）。 1、输入文字型数据: 文字型数据包括字符串、汉字、欲作为字符串处理的数值(如：电话号码 85166214等) 录入时注意问题： 文字型数据默认左对齐（若需要其它对齐方式，选择工具栏上对齐按钮） 当较长字串溢出到相邻单元格时
12、，需要调整此单元格的显示宽度。 法一：将鼠标停在此单元格列标右边界，鼠标呈现黑色左右箭头，双击鼠标。 （或向右拖动右边界） 法二：如果不想把列调得太宽，想使文字在单元格中分多行显示。 操作：将单元格的列宽调整到适合位置点击列标选中此列 击右键选“设置 单元格格式”（或通过“格式”菜单 “单元格” 来选择） “对齐”选项卡 将“文本控 制”下的 “自动换行” 复选框打勾。 或者 ALT+Enter手动换行（四）各类数据的录入方法2、输入数值型数据:有效字符为：数字字符（09）、+、-、（、）、/（分数）、%、 ￥、$、E（e）（科学计数法） 注意负数的输入： （20.5）或 -20.5 而（ -
13、20.5 ）则是字符型录入时注意问题： 数值型数据默认右对齐。 为避免系统将输入的分数当作日期，应在分数前面加上数字和空格 ，如：键入 0 1/2（表示1/2）；5 1/2（表示5 1/2）。 如果要将输入的数字按文字型数据处理（如：邮编、电话等）应在 数字前面加上单引号如：01234567 表示这是一个文字型数据而不是数值型数据，它将 不参与任何计算操作 如果要改变数字的显示格式。 方法： 选定要修改格式的单元格， 击右键选“设置单元 格格式” “数字” 选项卡 选取相应的分类和格 式，如：数值格式、货币格式、百分比格式等。（或简单地使用工具 栏上相应格式按钮实现）3、输入日期型数据: 录入
14、注意问题： Excel 采用“/”和“-”作为日期输入的分隔符，采用YY/MM/DD （或YY-MM-DD) 格式输入 日期型数据默认右对齐。如果输入错误的日期格式(如：日期 超界) 则将输入的内容视作文字型数据处理。 在键入了 Excel 可以识别的日期数据后，系统会将其改为某种 内置的日期或时间格式（如：YYYY-MM-DD）。 要改变日期显示格式，方法：可选定要修改格式的单元格， 击右键选 “设置单元格格式” “数字” “日期”（也可选“自 定义”，自己定义一种日期格式）。 Ctrl+；(冒号/分号)输入当前日期，Ctrl+Shift+；(冒号/分号) 输入当前时间。动态的用 TODAY
15、 和 NOW 函数4、输入系列数据:有时在表格中输入的许多数据是系列数据，如：文字型数 据：一月、二月；数值型数据：100、200、300； 日期型数据：1999-11-01、1999-11-02、1999-11-03在 Excel中对这类数据不需要逐个输入，可以用填充方法快速 输入。 方法一： 输入系列中第一个数据 在其下方或右边单元格中输入第二 个数据（如输入为文字型系列或 步长为1的日期型系列则只 输第一个数据即可） 选中区域将鼠标指针放在该区域右 下角，鼠标变成一个实心加号（称为填充柄）拖动填充柄 向下或向右移动即可得到数据系列。方法二：输入系列中第一个数据 选定欲建立系列数据的单 元
16、格范围 “编辑” “填充” “序列”，出现如下对话框：（要创建等比序列或特殊日期序列 需要采用法二）指定日期序列是按天 、按周、按月还是按 年增长。该选项只有 在创建日期序列时才 有效。可输入正值、负值或 小数来指定序列每次 增加/减少的步长。指定序列的终止值。如果未到达 终止值而所选区域已经填充完毕 ，序列就停止在所填充处；如果 所选区域大于终止值，剩余的单 元格将保留空白。填充序列时不 一定非要指定终止值。忽略步长值中的 数据，只根据前 两个数值自动预 测系列步长。“自动填充”是将此 系列全部填充为初 始值。法三：建立自己的数据系列用户可自定义常用系列数据，如：编号1、编号2、编号 3这样使数据输入更快捷。
