会计电算化概述及基本要求

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1、会计电算化概述及基本要求l第一节 会计电算化 l一、会计电算化的概念l 会计电算化的概念有广义和狭义之分。l狭义的会计电算化是指以电子计算机（以下简 称计算机）为主体的当代电子信息技术在会计 工作中的应用。l广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化 有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发 和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化 的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电 算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化的 实质是计算机在会计领域的普及应用，其目标 是实现会计工作的现代化。l会计电算化包括财务会计、管理会计、财务管理的计算 机应用，即：（1）财务会计电算化。这是会计电算化的早期目 标，

2、即用计算机代替手工来完成诸如记账、算账、报账 等会计核算工作。这个目标在20世纪90年代中期就从技 术上全面实现，开创了会计史上的一场技术革命，从而 提高了会计工作效率，改善了会计信息的质量。（2）管理会计与财务管理电算化。管理会计与财 务管理电算化以现代信息技术为基础，利用复杂的数学 模型与分析工具，集成处理与管理活动的相关情息，提 供经营预测、计划、决策、控制和分析手段，以分析过 去、控制现在、规划未来，为企业正确决策和改善经营 管理服务。管理会计与财务管理电算化比财务会计电算 化要艰难得多，不能指望在短时间内依靠一种会计软件 就可以实现。 l二、 会计电算化的作用l（1）可以及时、准确、

3、完整地提供会计信息l实现会计电算化后，可以利用计算机快速、准 确等特点来处理会计业务，大量的会计信息得 以及时记录、汇总和分析，并通过网络系统迅 速传递；企业经营者能够及时掌握经济活动的 最新动态，对于存在的问题及时采取相应的措 施，从而保证企业能持续、稳定、协调地经营 发展。二、 会计电算化的作用l（2）可以减轻会计人员的工作强度，提高会计 工作效率。l手工会计的工作强度很大，实现电算化后，只要 将记账凭证输入计算机，大量数据的计算、分类 、汇总、存储和传输等工作，都可以由计算机自 动完成。这不仅可以把会计人员从繁杂的记账、 算账和报账工作中解脱出来，而且由于计算机极 高的运算速度和精度，可

4、以自动进行数据处理， 从而大大提高了会计工作的效率。l（3）可以提高会计工作质量。l手工会计核算过程，需要进行大量重复的 抄写、计算，财会人员在抄写、计算时经 常会发生错误。实现会计电算化后，对会 计数据来源提出了一系列规范化要求，解 决了手工操作不规范、易出错以及易疏漏 等问题，并且输出的凭证、账簿、报表更 加清晰和美观。l（4）可以提高会计人员素质，促进会计 职能转变。l使用会计电算化后，由于计算机替代了会 计人员的记账、报账工作，因此会计人员 可以腾出更多时间和精力来参与经营管理 ，减少核算的时间，从而促进会计职能从 核算型到管理决策型的转变。l（5）推动会计技术、方法、理论创新和观念更

5、 新，促进会计工作进一步发展。 l会计电算化正在推动会计技术、方法、理论创 新和观念更新。首先在手工会计中行之有效的 一些会计方法或模型不一定适合于计算机处理 环境，甚至由于无法充分利用计算机的信息处 理能力而被摒弃。而在计算机处理条件下，由 于数据采集和处理能力的极大提高，使得原来 难以实现的复杂的数学模型和分析预测方法不 再是空中楼阁，以运筹学为核心的各种数学方 法包括线性代数、量本利分析、回归分析、多 元方程和高层次数据模型都可以在会计管理中 得到应用。 三、会计电算化的管理体制我国会计电算化的管理体制是：财政 部管理全国的会计电算化工作，地方各级 财政部门管理本地区的会计电算化工作，

6、各单位在遵循国家统一的会计制度和财政 部门会计电算化发展规划的前提下，结合 本单位具体情况，具体组织实施本单位的 会计电算化工作。 l财政部1994年6月同时发布的三个有关会计电算化管理 的文件，即：会计电算化管理办法、商品化会计 核算软件评审规则和会计核算软件基本功能规范 ，以及1996年6月针对企业发布的会计电算化工作规 范。l财政部的几个文件都是全国会计电算化宏观管理的重要 法规，各个地方财政部门根据财政部三个文件的精神， 也纷纷制定了本地区或本行业会计电算化的管理办法或 制度。这些制度涉及会计核算软件的开发、评审、使用 、以计算机替代手工记账的审批、会计电算化后的会计 资料生成与管理、

7、商品化会计软件评审后的管理等诸多 方面。这几个文件的主要精神至今仍然适用。 第二节 会计核算软件l一、 会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算 工作的计算机应用软件，包括采用各种计 算机语言编制的用于会计核算工作的计算 机程序。 l凡是具备相对独立完成会计数据输入、处 理和输出功能模块的软件，如账务处理、 固定资产核算、工资核算软件等，均可视 为会计核算软件。 第二节 会计核算软件l此外，企业应用的企业资源计划（ Enterprise Resources Planning，简称 ERP）软件也含有处理会计核算数据的功 能，这部分功能模块也属于会计核算软件 的范畴。ERP是信息技术与

8、先进管理理论 相融合的产物，它一般包含分销、制造和 财务三大部分，显然，财务是ERP的核心 功能之一。综上所述，会计软件系统可以是一个 独立的系统，也可以是ERP的一个子系统 。 第二节 会计核算软件l二、会计核算软件的分类会计核算软件可以从不同的角度进行分类 ，按适用范围可以分为通用与专用会计软件 。l 1.通用会计软件通用会计核算软件一般是指由专业软件公 司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业 、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核 算软件。目前我国商品化会计软件一般都是通 用会计软件，例如用友系列（如Tong10.1）、 金蝶KIS，等等。通用会计核算软件具有以下特 点： 第二节 会

9、计核算软件l（1）通用性强。即适合于不同行业、不同规模、不同需求的企事 业单位使用，最典型的是用友Tong、金蝶KIS之类的会计软件，几 乎什么单位都能使用。当然其中也有一些是行业通用软件.即仅适 用于某一个行业的会计软件。 （2）功能全面。为了迎合不同单位的各种需求，通用会计软件一 般都具有较强和较全面的功能。其中有些会计软件几乎把会计核算 的方方面面都考虑到了，甚至在功能上也到了无可挑剔的地步。 （3）需要初始化处理。由于会计软件的通用性，软件必须提供一 个初始化处理模块，让使用单位对会计核算规则进行设置、对所需 功能进行选择，从而将一个通用的会计软件转化为满足某个特定单 位实际需求的专用

10、软件。 （4）软件质量高。通用会计核算软件一般由专业软件公司研制， 由于技术力量雄厚，加上经过长期和众多单位的使用和检验，软件 功能与性能都日臻完善。 第二节 会计核算软件l2.专用会计软件专用会计核算软件一般是指由使用单位自 行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的 会计核算软件。由于针对特定单位研制，专用 会计软件一般在软件中固定会计核算规则，例 如用户无需设置会计科目、工资项目、会计报 表，因为这些已由软件设置妥当，用户无需设 置就能使用。专用会计软件使用较方便，但仅 适用于个别单位，而且功能与性能一般不及通 用会计软件。加上开发一个成熟软件不仅周期 长，而且成本也很昂贵，所以只有特殊需

11、求的 企业才需要考虑开发专用会计软件。 第二节 会计核算软件l三、会计核算软件的功能模块会计核算软件的功能模块是指会计核算软 件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出 功能的各个组成部分。会计核算软件一般分为账务处理、应收/应 付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核 算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇 总、财务分析等功能模块。其中账务处理模块 是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭 证为接口与其他功能模块有机地连接在一起， 构成完整的会计核算系统。l四、商品化会计软件的选择基于通用会计软件和专用会计软件的 优缺点，用户使用通用会计软件，即商品 化会计软件是实现会计电算化的捷径，也 是

12、发展趋势。 l 我国商品化会计软件日益丰富，并具 有先进、实用的特点。财政部在推广商品 化会计软件方面也做了大量的推动和管理 工作。用户在购买商品化会计软件时一般 要注意以下几个方面的问题。l1、会计软件是否通过了省级以上财政部 门的评审l评审是评价和审核会计软件是否符合国家 统一的会计准则和财经制度的有关规定。l l2、会计软件是否满足本单位会计业务处 理需求l这里的需求是指对系统的功能、性能、输 入输出、故障处理、接口以及软件的运行 环境等问题。l（1）功能方面。应考查商品化会计软件 在本单位是否实用，软件所提供的功能是 否满足本单位会计业务处理的要求。l（2）性能方面。应考查商品化会计软

13、件在数据 处理精度、时间和适应需求变化能力等方面是 否适应本单位要求。l（3）在输入、输出方面。要能有效地防止差错 的发生和及时查出错误、纠正错误。l（4）在故障处理方面。能提供各种手段，保证 会计数据的安全和完整。l（5）在接口方面。要为从其他系统接收数据、 输出数据提供方便的接口。l（6）在运行环境方面，主要是考查单位所提供 的条件是否符合商品化会计软件的需要。运行 环境主要包括硬件环境和软件环境两部分。l3、会计软件的先进性l所谓软件的先进程度，包括安全性、可靠 性、功能的完备性、通用性、运行效率等 。l4、会计软件的易使用性l是指商品化会计软件易学、易操作的性能 。l5、考查生产厂商的

14、售后服务l售后服务主要是指操作培训和软件的保修 与版本更新。商品化会计软件有许多自定 义功能不易学习，如果用户购买软件后得 不到好的应用培训，并用在使用过程中的 疑难问题得不到及时指导和解决，势必影 响会计软件的应用效果。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基 本要求 l一、电算化会计岗位的划分l 电算化会计可设立如下岗位：l （1）电算主管。l （2）软件操作。l （3）审核记账。l （4）电算维护。l （5）电算审查。l （6）数据分析。l基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保 证会计数据安全前提下交叉设置，各岗位 人员要保持相对稳定。中小型单位和使用 小规模会计电算化系统的单位，可根据本 单

15、位的工作情况，设立一些必要的电算化 岗位，许多岗位可以由一个人担任。l二、会计电算化岗位职责制的基本内容l 1.电算主管的责任l （1）电算主管负责电算化系统的日常管理工作。l （2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系。l （3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和 及时性检查工作。l （4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件 资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。l （5）完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的 优势，提出单位会计工作的改进意见。l2.软件操作员责任l （1）负责所分管业务的数据输入、数据处理、数 据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿、报 表）的工作。

16、l （2）严格按照操作程序操作计算机和会计软件。l （3）数据输入操作完毕，应进行自检核对工作， 核对无误后交审核记账员复核记账。l （4）每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥 善保管。l （5）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄 露，定期更换自己的密码。l （6）离开机房前应执行相应命令退出会计软件。l （7）操作过程中发现问题，应记录故障情况并及 时向系统管理员报告。l （8）每次操作软件后，应按照有关规定填写上机 记录。l （9）记账凭证上应有录入人员的签名或盖章；收 付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。l3.审核记账员的责任l （1）审核原始凭证的真实性、正确性，对不符合 规定的原始单据不作为记账凭证依据。l （2）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证 退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。l （3）对操作员输入的凭证进行审核并及时记账， 并打印出有关的账表。l （4）负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法 性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以 及附