[PPT模板]公文学习

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1、公文的格式省港航管理局办公室 叶海英二OO五年五月公文格式国家行政机关公文处理办法（2000.8.24）：第二条：行政机关公文，是行政机关在行政管理过 程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依 法行政和进行公务活动的重要工具。第十一条：公文中各组成部分的标识规则，参照 国家行政机关公文格式国家标准执行。公文格式国家行政机关公文格式（简称“国标”）1.由国务院办公厅提出，中国标准研究中心 、国务院办公厅秘书局共同起草，经国家质量技 术监督局论证通过的关于公文格式的国家标准。2.“国标”规定了国家行政机关公文通用的纸张 要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识 规则，适用于国家各级行政机关制

2、发的公文。3. 现行的“国标”在1988年版本的基础上修订， 1999年发布，2000.1.1实施的。一、公文格式的种类（一）常见公文的类型（二）特定的公文格式1.便函1.上行文2.平下行文2.会议纪要3.电子文件二、公文排版规格要求1.公文用纸采用国际标准A4型：210mm297mm 。3.使用Word文字处理系统打字。 2.公文页边与版心尺寸天头（上白边）为：37mm1mm 订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 4.正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字 。 5.版面编排的总体要求：清晰、端正、整洁。 三、公文格式的组成要素1.眉首：公文

3、首页红色反线以上的各要素统称眉首。 主要包括：发文机关标识、发文字号、签发人、秘级等级 、紧急程度、公文份数号、红色反线等标识。 2.主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含 ）之间的各要素统称主体。 主要包括：标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注等标识。 3.版记：主题词及以下的各要素统称版记。 主要包括：主题词、抄送单位、印发机关、印发时 间等标识。一、标识规则 2.字体 ：3.位置：居中标识。 （1）平下行文（采用小版头）：版头上边缘离版心25mm（2）上行文（采用大版头）：版头上边缘离版心80mm 。 （3）多个单位联合行文：主办机关排列在前，其他机关 按一定的顺序向下排列

4、，同时将红色反线下移（特殊情况 除外）。发文机关标识（版头）1.发文机关标识为发文机关全称或规范化的简称加“文件 ”。推荐使用小标宋体，小于22mm15mm。四、各要素标识规则及问题分析发文机关标识（版头）二、存在的问题1.上行文与下行文不分大小版头。2. 版头与版心位置过近或过远。3.上报的电子版文件有版头确失现象 。4.发文机关标识不规范,与印章不一致 。秘密等级和紧急程度 一、标识规则1.字体：3号黑体 2.位置 ：(1)顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。 (2)需同时标识，秘密等级在第1行，紧急程度在第2行。 (3)如标识秘密等级的同时要标识保密期限时，两者之间 用“”隔开。

5、此时秘密等级两字之间不需空1字。 发文字号 一、标识规则1.由发文机关代字、年份、顺序号组成。如“浙港航 20051号”。 2. 年份编写在“”内，顺序号不编虚位，不加“第”字。4.位置 ：3.字体 ：（1）位于版头下空2行，红色反线上4mm处（特殊情况 除外）。（2）平下行文件居中排布；上行文居左空1字处。3号仿宋。二、存在的问题1.位置不规范 。上行文左空的距离，离红色反线距离 不规范。发文字号 3.顺序号书写不规范。用虚号或加第 。2.年份外的括号错用 。如：浙港航20051号 。如：浙港航200501号，浙港航2005第1号 。签发人 一、标识规则1.上行文需标识签发人。“签发人：XX

6、”2.字体 ：“签发人” 3仿宋字 “：” 全角 姓名 3号楷体字 .位置 ：(1)平行排列于发文字号右侧，右空1个字 。 (2)多个签发人的，主办单位排第1行，其他按 一定顺序依次排列，同时下移红色反线，最后 一个签发人姓名和发文字号同行且距红色反线 4mm。但要保证正文出现于第一页。签发人 二、存在的问题1.位置不规范，应右空一字且距红色版线4mm。2.签发人的标识不统一，如有些写“签发”。 3.字体运用错误。如：全仿宋。处理方法：适当的上移发文机关标识。红色反线 ：位于版心，长156mm。标题一、标识规则1.字体：2号小标宋体 。2.位置：(1)红色反线下空2行处。(2)可分一行或多行居

7、中排布；但回行时要做到 词意相对完整，排列对称，间距恰当。 两行三行标题二、存在的问题1.位置不正确，没有空2行。 3.标题中标点符号使用过于频繁。 4.在转行时，把人名、地名、机关名称等专用名词乃至 词拆开。2.标题字体使用不正确。 5.标题中的双引号使用不当。 (受模版影响)主送单位 一、标识规则1.字体：2.位置： （1）一般均应在标题下空1行，左侧顶格 ，回行时仍在顶格。（2）如主送机关名称过多的而使公文首页 不能显示时，将主送单位移至版记中主题词 下，抄送之上的位置，标识方法同抄送。 二、存在的问题：位置不规范。3号仿宋字。正文 一、标识规则：二、存在的问题 1. 将破折号断开成“

8、”；将不能拆开分行 的标点符号却拆开分行；破折号、省略号、连 接号和间隔号的使用，不是居中标识等。2.公文中出现空格，标点符号使用英文版等情况。 全文的阿拉伯数字字体不一。 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格 。数字、年份等不回行。3.层次序号使用不规范,或标错.如:一、， 二、 四、，五、，六、。正文 三、注意事项1.时间应写具体的年月日，如“2005年”不能写成 “05 年”。2.公文中的数字，同一公文中保持数字使用前后一致， 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，一般要使用阿拉伯数字。 3.引用公文，应先引

9、标题，后引发文字号，并加圆括号 。如关于表彰XXXXX的通知（浙港航2005X号 ） 4. 文中使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。如： XXXXXXX办法（以下简称办法） 5.应当使用国家法定计量单位。文件 中可使用中文符号也可使用英文符号 。如使用英文符号要注意区分符号的 大小写。千克：kg,千米：km;摄氏度：C三、注意事项附件 一、标识规则1.字体 ：“附件” 3号仿宋， “：” 全角 附件名称 3号仿宋.位置：（）正文下空1行左空2字。 （）有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标 识附件顺序号。附件名称后不加标点。 附件 二、存在的问题1.位置不正确，未空行、空格，或空的行、格数过大

10、。2.附件的名称回行时没有与冒号后的文字对齐。 3.附件中的发文字号中“” 引用中错误，如用“ （）”“”。 4.附件名称后用标点。附件顺序号后的标点为圆点 ，“附件1：”，“附件一”的标识方法不正确。5.标识为：附件:01、XXXXXXXX3份02、XXXXXXXXX附件 三、特别说明附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。一类是正文批准发布、转发、批转的附件。例如 转发的通知，对这类属文件的正文内容，不需在附件中标识。 1.可引入正文中的，应置于成文日期后，另 起一页版记之前。 2.无法引入的，如正式文件、特殊表格，置 于版记之后。另一类是用于补充说明主件

11、中某一方面内容的附件，如有关统计数字、图表，以及其它说明主件中提及的事件、数字等材料。这类均应作为附件标识出来。 附件 1.可引入正文的排版方法。2.无法引入正文的排版方法。成文日期 一、标识规则1. 一般为公文的签发日期。用汉字将年、月、日标全 。其中“零”写为“” 。 2.字体 ：（1）单一机关行文，成文日期右空4字。（我 局现在一般空为3-4行） （3）三个以上单位联合行文，成文日期在最 后一排印章之下右空2字标识成文时间。（2）两个单位联合行文，应将成文日期拉开， 左右各空7字。3.位置3号仿宋。 二、存在的问题成文日期 2.“”写成“0”。1.位置不规范。空格数不正确。3.单个机关或

12、两个机关联合发文的日期上无需标识 机关名称。印章使用 一、标识规则1.单个机关发文：（2）印章应上距正文2mm4mm（不要大于一行） 。 （1）印章清楚、端正、居中下压成文时间（骑年盖月） 。 （一）单个及多个发文机关联合行文的标识方法2.两个单位联合行文 ：（1）主办机关印章在前，两个印章均压成文时间 。 （2）两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm 。 印章使用 3.三个或以上单位联合行文：（1）主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端 不得超出版心。 （2）最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印 章之间互不相交或相切。印章使用 （二）不同印章的标识方法1.印章下弧无文字的 ：采用

13、下套，即仅以下弧压成文时间上 。 2. 印章下弧有文字的 ：采用中套，即印章中心线压成文时间上 。印章使用 二、存在的问题1.印章歪斜、不清晰，上套、中套不分。 2.印章间相交或相切，排列不齐。 3.联合行文单位印章顺序混乱，或左右距公文纸 边距离不合标准等。4. “此页无正文”（包括无字样但仍另起一页无标志 ）的现象仍然存在。5.会议纪要加盖印章时有发生。应通过调整行距、字距加以解决 。附注一、标识规则1.附注用以正文中不宜说明的事项，如“请示”标注联 系人的姓名和电话也标于此。“此件可公开发布”、 “此件不得翻印”等。 2.字体 ：3.位置 ：3号仿宋。成文日期下空1行，居左空2字，用圆括

14、号括起来 。（该条是我省与公文格式与“国标”的唯一不同 处）附注二、存在的问题1.位置不规范。空行、空格过多或没空，或在成文日期之上 。 2. 标注“附注”字样。3.请示件的联系人及电话置于版记之下。主题词一、标识规则1.字体 ：（1）“主题词” 3号黑体字。 （2） “：” 全角冒号 。（） 词目 3号小标宋体字 。二、存在的问题 ：字体用错。如，全黑体、仿宋，黑体+仿宋。2.位置 ：居左顶格标识，词目之间空1字。关于主题词的选用1. 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查 询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部 门相互衔接的一项工作。因此，文件均应标注主 题词。 2.上行文按上级机关

15、主题词表标注主题词 ；下行文按 本级机关的主题词表标注主题 词。 3.一份文件标注的主题词词目，最多不超过5个 主题词。 4.先标类别词，再标类属词。 5. 在标类属词时，先标反映文件内容的词， 最后标反映 文件形式的词。 6.一份文件如果有两个以上的主题内容，先 集中对一个 主题内容进行标引，再对第二个 主题内容进行标引。 关于主题词的选用7.根据需要，可将不同类别的主题词进行 组配标引。关于主题词的选用8.当主题词表中找不到反映文件主题内容的 类属词时，可自定词目代之，但应在该词后 标注“”。9.上行文不得使用自定词目。抄送单位 一、标识规则.字体 ：.位置 ：（1）抄送应在主题词下一行，

16、左空1字处 。 （）回行时与冒号后的抄送机关对齐 。（）抄送机关间用逗号隔开，如有两层关系，用 顿号、逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。 （）如主送机关需移至主题词之下，抄送之上， 标识方法同抄送机关。3号仿宋体字 ，标全角冒号 。抄送单位 二、存在的问题1.位置不正确：没有左空格。5.“抄送”两字中间空格。 3.最后一抄送单位后没有标上“。”，抄送单位之间使用 空格。 4.文件无需抄送其他单位的，仍在正式文件中进行“ 抄送”的标识。2.抄送机关名称应按一定顺序排列。一般按：党委、人大 、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事 业单位、企业单位。印发机关、印制时间 一、标识规则 .印发机关为发文机关的办公部门，印发时间一般为付 印时间。 .字体 ：印发机关左空1字 ，印发时间右空1字。 3号仿宋，数字用阿拉伯数码标识。 .位置 ：二、存在的问题 1