时间管理与日程安排

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1、男领导 女领导男秘书 女秘书时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练时间管理的好坏直接 决定着秘书的工作效 率和工作前景，秘书 应学习先进的时间管 理理论，从而为自己 的个人发展奠定好良 好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作 ，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每 份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5

2、、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置 文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜 。案例分析一、时间管理 （一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABCD时间管理法（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是 哪里 v没时间做计划v工作是程序化，规律

3、化，根本没必要做计划v计划常常被打断 v不喜欢被计划束缚v“船到桥头自然直” 建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十 年以上的长期目标、五年时十年的中期目标 和一至五年需实现的短期目标。特别是每天 抽出一定时间列出一天计划。 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报 复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早”拖延 v工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。v时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排 过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。 4文件满桌病 v安全感v犹豫的个性v半

4、途而废的工作习惯v个人的喜好 5喋喋不休的“电话粥”v不分优先顺序打电话v没有充分准备就打重要电话v电话的谈话离题v与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6源源不断的信息 v纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、 杂志、期刊、报告v电子的形式：电子邮件、互联网v声音的形式：面谈、电视、广播、电话（二）跨越时间陷阱（返回）1.要事第一 （ABCD法则 ，大石头理论）2.以最终的结果来开始行动（以终为始） 3.学会说“NO！” 4.办公桌上的清理运动 5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办 公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径 。 （三）ABCD时间管理分类

5、法（重点分类法） 1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表 现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1 3、确定ABCD工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造 性和迫切性分 类比例特征管理 要点 A 重要又紧 迫（1）最重要，具有本质上的重 要性 （2）最迫切具有时间上的迫切 性 （3）有后果B重要不紧 迫（1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果C 不重要而 紧迫（1）不重要 （2）紧迫 （3）影响小或无后果D 不重要也 不紧迫（1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果

6、不管 理 可以 忘掉5、实行ABCD时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常 工作 C 分析 四类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计 完成再转入B类 F 每天坚持如上步骤分 类比例特征管理 要点 A 重要又紧 迫（1）最重要，具有本质上的重 要性 （2）最迫切具有时间上的迫切 性 （3）有后果B重要不紧 迫（1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果C 不重要而 紧迫（1）不重要 （2）紧迫 （3）影响小或无后果D 不重要也 不紧迫（1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果不管 理 可以 忘掉实训：利用AB

7、CD原则，对你本周内要完成的任务，进行归类周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作 ，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每 份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置 文

8、件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜 。案例分析实训：利用ABCD原则，进行归类v 案例导入：v 小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公 司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30 的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，交给了李经理 。李经理叮嘱小菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休 息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人 这几天回家探亲了，麻烦你明天8点以前给我打个电话叫 醒我。”小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经9:00了 ，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往 机场。可飞机已经起飞了，他只有改

9、签下午航班，出现这 一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场 空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周 六，所以早上起晚了，来不及叫经理起床。v本案例，工作人员在那些方面失误？第二节 日程管理v学习目标:v1、掌握日程管理的内容和原则；v2、学会制作日程表的方法v3、学会日程表的变更与管理一、日程管理的内容 v秘书日程安排的内容是把领导或组织每 月、每周、每天的主要活动纳入计划， 并下发给组织相关单位或部门。 v领导或组织日常工作安排一般涉及以下 内容： 1. 各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单 位来宾和国外的来宾。 2. 商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业

10、领导经常 到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学 习。 3. 参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会 议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织 各类表彰会议等等。 4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及 时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况， 这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过 程。 5. 组织的各类重大活动的安排。 6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一 般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假， 替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。 二、日程管理的基本要求： 1.统筹兼顾: 所谓统筹兼顾，就是安排日常活

11、动要从组织 的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。 2.安排规范: 就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类 组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实 效，克服形式主义。 3.效率原则: 日程表的安排要体现效率原则。 4.突出重点:采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联 系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领 导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式 主义。 5.留有余地: 安排领导的时间要留有余地，不要安排得过 于紧密，要给领导有空隙时间。 6.适当保密: 领导的日程安排，一般都是自制成一览表的 形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份 ，再就是有关科室和司机

12、一份。不过，给科室和司机的 日程表，内容不能太详细以防泄密。 7.事先同意: 在安排领导的日程表时，无论是一般的工作 还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。 其他：常提醒领导；领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并 纳入日程表；已进行完的日程要及时标出案例：会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到 十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原 则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品 代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了， 总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义 来到老总的办公室，向老总暗示另外的

13、客人已到；可老总对于雪 的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年 地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李 总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给 了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复 人家？” d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？” v在以下这些时候不要为上司安排约会：v（1）上司快要下班的时候。v（2）上司出差刚回来。v（3）节假日过后

14、上司刚刚上班。v（4）上司连续召开重要会议或活动。v（5）上司的身体状况不是太好的时候。v（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项 预定的工作的时间己不足十分钟了。三、日程管理的形式 v1、日程表的种类v（1）年计划表如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、 出国访问等（比较粗糙）。如有必要，也可按照半年如：2013年6月10月学院主要活动安排表v（2）月计划表如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省 市单位的经验交流、友好访问等v（3）周计划表如经常性的工作、业务等v（4）日志如各种临时性活动等2、专项活动方案年预定表 （未完）一月 5日(星期一) 开工典礼8日(星期四)

15、 董事长视察二月 2日(星期二) 常务董事会9日(星期一) 公司纪念日 25日(星期三) 成本会议三月 2日(星期一) 常务董事会3日(星期二) 分行经理会议25日(星期三) 成本会议周预定表（未完） 22日(一) 28日(日)日 期星 期上 午 下 午 备 注22 一 9：30光大银行 吴处长来本公 司参加金茂 画廊酒 会*(要与吴处长联 系)(120光大 银行来信)23二 8：30i0：30 人事科高科长 面谈，第一会 议室华灵集团 李部长 洽谈*1(要准备好人 事组织表) *2新产品介绍约 45分钟24三 8 ：00早餐：与刘 行长 10：00惠普公司 林经理访问参观*13：30从公司 出发；林处长同 行四、制作日程表的方法v1、年度日程表v 不必要太细，只要把年度一些固定的重大 活动，如董事会、全国经销商大会等重要 活动记录在这个表内就可以。v2、月内日程表v 根据年度日程表进行安排的，上面注明 上司出差，开会等重大事项。每个月连续 制作。v3、本周日程表v 一周之内的主要活动，如开会、外出拜访 客户、听取汇报等记在这个表内，这是上 司一周之内具体安排的基本依据。v4、当天日程表v 依据周日程表制定出来。点评： 当天的活动中，重要的是接待外商B公司代表 团，参观考察和宴请不可更改。高层会议安排 在周一。中午视察半小时，来回赶路，且联营 厂可能午休。下午活动偏松