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1、 第 1 页 共 26 页辽宁丰华发展集团 OA 协同办公系统建设与应用方案前 言 -2第一章 OA 协同办公系统概述 -3第二章 对于 OA 协同办公系统认知的误区 -4第三章 OA 协同办公系统需求分析-7第四章 OA 协同办公系统建设目标-11第五章 OA 协同办公系统架构与功能 -14第六章 OA 协同办公系统运行环境-22第七章 OA 协同办公系统建设费用预算 -24第八章 OA 协同办公系统应用推广 -25第九章 OA 协同办公系统应用效果 -26前 言 第 2 页 共 26 页随着我国经济建设不断取得新的进展，每位企业家都认识到，要想企业长久生存，在激烈的市场竞争中立于不败，必须
2、加强企业的管理，随之而来的是在企业管理方面的大量投入。企业信息化以计算机技术为核心，作为企业管理的辅助工具，也开始欣欣向荣起来，而作为企业信息化建设基础的协同办公 OA 软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于 OA 软件进一步规范管理，提高办公效率。OA 协同应用系统是在总结了大量行政办公和企业办公需求的基础上，面向客户、以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。通过网络平台，使各种信息数据能共享使用，减少信息孤岛，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。国内企业逐渐向集团化、国际化方向发展，组织机构日益庞大。这些分布在全国乃至全球各地的分子公司和办事机构，分布在不同的行
3、业，与集团公司的股权关系也不尽相同。面对如此复杂的组织，如何利用协同办公系统解决管理与控制方面的诸多问题，如何将有限的人力资源从繁杂而无法带来效益的工作中解脱出来，这些正是 OA 协同办公系统所能解决的难题。 OA 协同应用系统高度支持面对有分支机构的大中型集团企业，可以把总部和全国的分支机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升管理、防范风险的目的。第一章 OA 协同办公系统概述办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用 Internet（广域网）/Intranet （局域网）技术，基于工作流的概念，使
4、企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策 第 3 页 共 26 页提供科学的依据。OA 协同办公的定义从最初的办公自动化（OA）扩展到（IOA）智能化办公的范畴。企业不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规功能，并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更高的需求，因此，企业也需要一种低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。企业各级管理者对决策信息的需求和共享，打破部门间的壁垒并实现协同、理顺和优化
5、企业关键管理流程等精确化管理要求。OA 协同办公系统不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。 OA 协同办公系统可以和一个集团的业务结合的非常紧密，因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 OA 协同办公系统已经成
6、为企业界的共识。众多企业认识到进行 OA 协同办公系统建设的重要性，将有助于保持竞争优势， 实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大，使企业的发展形成良性循环。 第二章 对于 OA 协同办公系统认知的误区近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA 软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了 OA 项目，相关产品也应接不暇，但在选与被选之间总有诸多“不对称” ，以致背道而驰，难于“双赢” 。企业在 OA 选择中存在以下几种误区？1. 认为 OA 就是行政办公，就是收发文。 第 4 页 共 26 页所以人们认为 OA 并不能解决企业管理层
7、关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着 OA 的逐步发展，企业成为 OA应用的广泛对象，OA 也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA 发生了质的变化。所以 OA 作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说，办公审批（不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批）以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批（如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批） ，这些资源与信息的协同运作，才
8、能构建适合现代企业运作和应用的协同办公 OA 产品。2. 认为 OA 只是文件的审批和管理。OA 不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在 OA 的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证（发票）是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，
9、凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，集团可通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。3. 认为 OA 是 ERP 的一部分，认为 OA 很简单，是从属于其他系统。OA 的管理思想与 ERP 完全不一样，ERP 主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA 与 ERP 的发展思路和管理思想完全不一样，OA 注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都
10、可能在变化，所以 OA 强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以 OA 的核心是以人力资源为核心（人力资源主要是进行权限和安全体系的控制） ，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时 OA 的牵涉的范围比 ERP 要广得多，涉及到各个部门的应用，所以 OA 需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限 第 5 页 共 26 页的信息都看不到。作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以 OA
11、现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与 ERP 构成了企业信息化的基石。4. 认为 OA 的终极目标就是手工转为电子化。OA 协同办公系统作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是 OA 的第一步，对管理层来说，企业实施 OA 是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。5. 认为 OA 实施很简单，是信息部门或某一部门的事情。OA 作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人
12、去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于 OA 的有过众多成功案例的知名厂商。6. 认为 OA 马上就可以见到效果，认为 OA 可以一蹴而就。OA 是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础
13、上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前很多企业对 OA 的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以，其实 OA 的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对 OA 的规划不了解，所以导致 OA 在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。 第 6 页 共 26 页第三章 OA 协同办公系统需求分析企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只要决策人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多
14、繁琐、无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。什么是好的流程？如何塑造一个好的流程呢？好流程有三个特点：快捷、规范、低成本，它实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流，具有自动调节和约束作用，大大提高了整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力。它是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。塑造一个好的流程有两种手段：一是管理手段，包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新，这是一个日积月累的过程，是在管理层面上对企业实行的根本性改造；另一个是技术手段，即通过信息化技术改变传统的办公模式，这是一个立竿见影的过程，让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的 OA 协同办公系统。 第 7 页 共 26 页好的 OA 塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用，会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘，还可以得到更多的功效，比如帮助企业发现人才。某些人由于职位或性格所限，有好的思想不能直接反应给上层，却可能写在 OA 系统的论坛、工作日记里面，这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他，给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。管理就是管制和理顺，它是通过流程来实现的，流程所起的角色就是将最简单的事情做到最好，流程需
