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1、关于门店负库存原因的 分析和解决之策一、前 言n自引入MCIS工作一直来，从门店在单品 库存控制管理方面取得的一些经验来看 ，新系统在单品管理方面发挥的重要作 用越来越显现，可以说MCIS新系统的单 品控制过程是项管理核心竞争力。当然 处理MCIS新系统存有的单品准确性问题 不仅需要寻找其控制方法，而且还要端 正认识态度，就此负库存原因的分析和 解决之策先谈几点：n第一，必须及时处理各类发现或暴露的问 题。就像负库存问题一样，需要花点时间 给予认真关注。当每天早上食品、用品处 长或店长第一件事就是查询商场昨日负库 存时，这样要一直坚持下去。只要有一天 间断，负库存问题便可能扩大。而在负库 存的
2、原因追查中“及时原则”尤为重要，在诸 多的负库存产生原因中大部分原因都是前 一日产生的，如果次日不解决拖到第二、 三天原因就不好查了！n第二，必须发挥全员的力量去管理。实际上在 单品库存的管理中并不是几个人的事情，从商 场收银人员到陈列人员到商管，从（课）处长 到帐务到店长，甚至经警在内每个人都可能会 造成库存的不准确。其实问题较多的出现在收 银员及陈列员。通过商场的运行经验来看由于 陈列人员、收银人员的不负责任行为或粗心大 意造成的差错最多，而其次是没有执行一套合 理有效的规范管理方法。为了使每个人都重视 与提高商场单品库存的准确率需要制定内部 库存准确率管理规定，具体规定了对各种人 为差错
3、造成的单品库存不准而采取的措施，最 终要改变员工的原始库存控制观点，树立全新 的单品库存准确率控制意识。n第三，方法尤为重要。在商场库存管理 逐步走向正规化以后，一个重要的问题 就是用什么方法和手段进行单品库存管 理。对可能出现的各类库存不准确原因 必须进行一个挖掘，只有知道得的是什 么病才能做到对症下药。对于门店出 现的库存不准确大体上有以下几种发现 方法。A、通过系统每日查询的负库存 报表；B、通过对重点单品实施销售跟 踪；C、通过定期或全面进行小盘点核 查库存。nA、通过系统每日查询的负库存能够确 认出现负库存的这部分单品肯定是库存 不准确，在进行了较多的总结后发现负 库存主要产生于以下
4、原因：n1存在于一开始的大盘点，将单品库 存漏盘或错盘，致使单品系统库存为0 而实际库存又存在，因此一旦出现销售 负库存便产生。n2存在于一开始的大盘点，将单品库存盘 少，而实际库存多余系统库存，在出现少 量销售时还不至于出现负库存，一旦销售 量超过系统库存，负库存便产生。n3错码、重码所致，一旦单品出现错码、 重码必然会产生负库存。n4收银员收银时出现的键盘操作失误，出 现了将商品编号错输从而导致错输商品的 负库存出现，同时正确的商品库存也出现 差异。n5有电子称称重的门店，称称人员误 将PLU编号录错，导致称重商品出现错 误销售，从收银台扫描时收银评审也没 有发现，于是便出现了负库存。n6
5、有基本码销售的门店出现的误将基 本码商品按照单品进行扫描销售，如书 刊、生鲜，如此必然造成负库存。n7中仓或供应商发货时由于细小的区 别误将单据开错，而门店在验收时也没 有验收出来，这样入错库从而导致负库 存产生。n8中仓或供应商发货，门店验收，货 实收到而未验收到，导致单据按0入库 ，实物又上架销售，因此出现负库存。n9由于商品原始包装出现错误，将多 个不同的商品装入一个包装箱内，在中 仓验收及门店验收时均未发现，从而入 库出现库存不准，便发生了负库存。n10商品退货或清场时，门店先做退货 申请单，退货申请单门店一旦审核后， 在总部没有审核前，门店库存出现锁定 ，如果此时单品仍然在货架上出现
6、销售 ，那么当该商品实际库存少于锁定库存 时便出现了负库存。n11整件销售与拆包销售时由于将单位 弄错会出现负库存，这里是指组合销售 部分的，而不是批发类的商品。n12由于商品包装规格发生变化时信息 没有及时变更，一旦出现整箱销售，系 统中便按照默认规格进行减少，而实际 商品又少出来，从而产生了负库存。n13由于商场与供应商或中仓出现换货 现象，按照进价总额进行平衡时帐面金 额可以对上，而此时替代的商品一旦出 现销售便会产生负库存。n14商场频繁的小盘点工作中，将原本 正确的系统库存调错，从而在出现调少 系统库存后一旦单品销售量超过系统数 便产生了负库存。n鉴于上述产生负库存的14点原因我们分
7、别采取了 相应的解决或防范措施可以做简述如下：n必须进行系统、认真的小盘点进行库存修正，这 主要对于负库存产生原因中1）、2）、14） 点而 言；这里说明一点在每次小盘点之后通过做盘长 盘短单确定可能存在库存不准的单品，而不要急 于立即审核盘长盘短单，而是将盘长盘短单打 印出来后再交由责任人至少复核一遍以上，有时 需要二天或三天后才能将一张盘长盘短单审核完 毕，这样保证你的小盘点工作每做一次都能真正 解决一部分问题。提醒一句对于小盘点产生的盘 长盘短单没有确凿的把握不能审核，否则可能会 将原先正确的系统库存调错！n采购人员在样品资料登录时就要综合检查，而在 门店必须通过对错码、重码商品汇总、记
8、录、并 进行标识、上报信息部门进行资料变更或修改。n3对于负库存产生原因中4）、5）、6） 点，主 要原因都是输录人员粗心大意或未按工作流程操 作所致，应该重点加以防范，为了使问题发生后 能查明责任人，对电子称操作人员实施定时责任 分工，对可以推测属于该类责任问题时必须实施明确的责任归属。如通过报表查询中联营类下 面的销售流水清单可以确认出发生负库存单品的 时间、收银员工号或称重时间从而找出该时间的 电子称操作人员，确认出责任人后按照造成每个 单品一级处理的原则，并负责因此造成销售亏损 金额。从实践中证明通过如此操作可以大大加强 输录人员的责任心和准确率。n4对于负库存产生原因中7）、8）、9
9、） 点，主 要表现为商场在处理中仓或供应商到货验收把关 时并未验收到位，或漏验或错验，当然对于第九 点中问题相对比较隐蔽，所以商场人员在拆箱上 货时还要注意箱内是否完全是一种商品，发现有 问题的应立即核对系统库存。n5对于负库存产生原因中10） 点，商场每次退 货或清场时，退货申请一旦审核后门店必须按照 申请数量进行整理打包退货，否则继续在货架销 售便会产生负库存。n6在负库存产生原因中11）点直接说就是组合 销售一旦拆散后就可能发生负库存，这里表现为 买一送一等类似情况，如果拆散后必然导致单位 单品的商品实际库存增加从而会出现负库存；这 时必须对门店的组合销售商品进行一个汇总记录 ，并定期核
10、对系统与实物库存及时进行修正。n7对于12）点中更多的表现为方便面系列 的包装规格问题，入库时并未注意整件规 格而实物又比入库数量少，这样便会产生 负库存。n8在负库存产生原因的13）点中有时出现 如商品过期经过协商后采用换货的方法， 而所换的又是另一种单品，这样二种单品 的库存都会出现不准确，而且新换的商品 必然会出现负库存。n有人会问：为什么电脑的库存会是负的？传统商业的这一 现象好像很少，为什么在超市这一行业中却是见怪不怪呢 ？主要是因超市内部的一些管理问题和特殊情况而产生的 。n分析发生这种现象的原因，一般有以下几方面：n1应当粘贴店内条码的商品（原商品发生重码或要区分 原商品的促销商
11、品）没有贴，就推到卖场中进行销售，导 致前台的POS收款机按照正常商品的原条码售出，发生原 条码的商品档案商品成为负库存，而店内码的商品未销售 的现象出现。n避免此类事情发生的措施：第一，在收货时，发现应贴店 内码的商品就必须在收货前贴好条码，再验收商品收货进 店；第二，对于门店自采的商品可以在配送中心出库前就 贴好条码，不贴条码不能出库；第三，在进收货部前另设 置贴码区，并在商品上明示需要贴码，完成后方能进场（ 中仓外采发门店部分需要特别重视）。n2无订单收货。这一现象是因为门店在收货后没有收 到订单，从而导致门店先上架销售，而后台没有入账的 现象。要想解决这个问题就只有由采购部及时补下商品
12、 的订单，使门店的商品库存更加准确。另外有一个特例 ：有些独立于总部的外地门店拥有独立采购的能力，同 时还接受总部配送的商品，对于这一类商品的接受属于 无订单收货，需要及时补单处理。无订单收货同时也不 便于规范管理，对收货安全性隐患较大。3由于收货部的收货错误，将商品实收数量填错，导致 门店库存虚增，也会影响门店的正常库存。对于这种问 题的解决方法是：第一，在收货时，加强对于收货员收 货的二次验收的管理，杜绝此类事件的发生。第二，订 货下订单时，需要参考营业现场的信息反馈和后台的电 脑库存信息两方面的结果，以避免重复要货或长期断货 的现象发生。n4条形码粘贴不合格、漏贴或掉码，从而导致收 款台
13、的扫码的错误，造成门店库存不准的现象发 生。n5收银台扫码错误或手输条码时发生错误，也会 将商品错误地售出，有时会因为条码扫描器的识 别错误或者商品包装的条码不规范，而使前台的 收款发生错误。n6退货的数量填写不正确。在商品退回厂家或库 房时，数量填写错误，进而影响到商品的库存准 确性。n7计算机没有及时调入修正数据，对于一些商品 进行了库存调整，但是没有及时录入，也会发生 此类事件。n8计算机中心的日结不成功。由于计算机的系统 故障，当日结转商品的销售情况时出错，也会发 生此种现象。n9因为客服退换货的错误导致库存不正确。由于 客服务对于商品不是很熟悉，将退换的商品错退 或错换，就必然会影响到商品库存的准确性。所 以，一般的退换货商品须经各个商品的部门负责 人签字认可无误后，才能予以退换。n10其他原因。顾客图小利，调换价格不同的商 品外包装，就会使价格高的商品的库存虚增，而 价格低的商品的电脑库存减少。n制度编撰建议内容： n月销售额在六十万元以内一律允许六个单 品负库存数，每增加十万元允许增加一个 单品负库存数，负库存占比控制在千分之 五为标准范围内，两项累计确认为被查门 店当日负库存考核的界定指标。n超过以上标准建议追究门店的责任，具体 分两部分，一指制度上经济处罚；二指行 政上的责任处罚。最后，结束篇！n谢谢，演示完毕！
