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1、机密文件管理规定第一条范围。(1)生产设备设计图等资料：具有专利性与独特性的机械设计图，以及生产设备布置图。(2)技术性的资料：独特技术性的操作标准与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发、改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性的资料。(3)业务性的资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性的资料。(4)其他经厂长、处长以上主管认为有必要列入机密文件管理的一切资料。第二条保管部门。(1)外来机密文件应以公司总经理室为保管部门；经公司总经理核准需由事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定的
2、部门为保管部门。(2)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立的专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。(3)总管理处各部、室、中心的机密文件，属各该部门承办的专责性质者应以各该部、室、中心为保管部门。(4)各保管部门应指定专人经公司总经理核定（总管理处由总经理核定），负责机密文件收发、登记及归档等事务。第三条外来机密文件处理。(1)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员交送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依公司内部之规定流程处理。惟其递送均应亲自为之，不得假
3、手他人。(2)若文件内容对公司权益影响重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥当保管。(3)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途并由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班（或完工）时主人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收（发）文登记单”第五联与密件一并归档。(4)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交与文书管理部门收发人员寄送。第四条自创的专业性机密文件处理。(1)隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员对于承办特定项
4、目的业务所建立的资料，应视同机密文件，依有关规定办理。(2)前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存档备查。第五条经办方式。(1)经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。(2)经办人不得委托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。(3)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件需呈厂长、处长)核准后带出。(4)经办人如未能于规定期限内处理完毕，应于
5、到期前呈交办的主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓催收。第六条归档。(1)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档案号，依其类别登人“机密文件保管备查簿”。第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。(2)内部自行建立的机密文件，经办人办妥并经总经理、经理(厂长、处长)核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”。随文件送交保管人员编定归档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。第七条档案整理
6、。(1)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月5日前填写“机密文件增列表”呈总经理(专业性者呈经理)核阅。于每年年底清理档卷，将认为已无须继续保管或已消失机密性质的文件造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。(2)保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函催收经办部门送交归档。(3)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。第八条调卷。(1)各部门需调阅机密文件时，除依规定方式办理外，经办人应填具“调卷单”注明调阅期限及用途，经调阅部门经理证明并送保管部门主管同意后，方可
7、调卷。(2)保管人员接到经核准的“调卷单”应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交与调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。第九条副本。机密文件需影印、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂长、处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。第十条文件管理。经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件。倘有下列情形之者依公司规定处理：(1)拆散原档案有弊端者。(2)原档案被污损、抽换、涂改或遗失者。(3)擅自
8、将文件携带外出、转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。(4)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。(5)擅自请托他人代妙、代描、复印或打字、印刷者。(6)文件分办传递时未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班(或完工）时收回（缴回）者。第十一条文件处理日数的统计。(1)各收发人员根据“收(发)文登记单”第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具“文件处理统计表”一式二份，于翌月5日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的“文件处理统计表”应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。(2)处理日数计算标准。收文：自收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除节假日后为实际处理日数。发文：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除节假日后，为实际处理日数。第十二条文书用纸。(1)对关系企业外机构之行文用公文纸。对客户或厂商行文须用印有公司名衔的书函。(2)关系企业内部各部门间的行文用“业务接洽便函”但公司间的行文须用公文用纸。(3)电报用电报专用纸。(4)签呈用签呈专用纸。第十三条文件处理的稽查。公司总经理室应不定期派员稽查各部门的文书处理情况并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。注本规定由亚洲立捷办公家具网()友情提供!
