办公中的数据分析与处理

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1、电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹工作薄、工作表、单元格的概念一个Excel文件称为一个工作薄。其扩展名为“.xls”，在一个工作 簿中可以包含若干个工作表，系统默认有3个工作表，用户可根据需要增 加或删除工作表，最多255个。 工作表象一个表格，由含有数据的行和列组成。单元格(列行号表示）指的是工作表中行列交汇处的区域，它可以保存 数值、文字、声音等数据。每个表有65536*256个单元格。活动单元格指目前正在操作的单元格。 表格区域指工作表中定义的矩形块区域。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹调整行高与列宽1. 用鼠标调整行高和列宽将鼠标指针定位于选定行（或列）的行号（或

2、列号）的下分隔线（或右分隔线）处， 按住鼠标左键，向上或向下（向左或向右）拖动使行（或列）分隔线到目标位置，然 后释放鼠标2. 用菜单命令调整行高和列宽 在想要改变的列（或行）中选定单元格，可在多列（或多行）里分别选定一个单元 格，将改变多个列（或行）的宽度。 选择“格式列（或行）”，从级联菜单中选择“列宽” （或行高），在对话框中输入 宽度值。 选择“最适合的列宽（或最适合的行高）”：可把列宽（或行高）设置为选定列（或 行）里最宽（或最高）的单元格内容宽度（或高度）。 选择“标准列宽（或行高）”：接受默认的标准列宽（或行高）。双击某行号下边或某列号右边的分隔线可以快速地调整行高和列宽为“最合

3、适的行高、 列宽”。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹选定单元格选取单个单元格：鼠标单击目标单元格。选取整行（列）：单击工作表相应的行（列）号。选取整个工作表：单击工作表左上角行列交叉的“全选按钮”，或按组合键Ctrl+A。选取矩形区域：可用鼠标拖曳的方法，从左上角单元格拖到右下角单元格；或用鼠标 单击将要选择区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；或者在 名称框中输入单元格区域（如A1：D3），也可输入该区域的名称，然后按Enter键。可以为某一单元格区域命名，方法是：选定要命名的单元格区域，在名称框中输入区 域名字并按Enter键。命名后，若要选定该区域，则

4、直接在名称框中输入该区域名称即 可。选取若干不相邻区域：按住Ctrl键，用鼠标拖曳的方法选择各单元格区域。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹合并单元格（无拆分）选择“格式单元格”，单击“对齐”标签， 从中选中“合并单元格”复选 框。格式工具栏的合并及居中按钮。电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹设置单元格格式1、格式工具栏可以完成部分格式设置。2、选择“格式单元格”，或右键单击选定的内容，从快捷菜单中选定“设 置单元格格式”，出现“单元格格式”对话框（很重要）。共有6个标签。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹数字标签：货币样式（可选不同的货币符号 、千位分隔样式 、负

5、数的表示方法等 。对齐标签：可设置文本的水平对齐和垂直对齐方式（合并单元格的设置和取消）， 还可对文本进行旋转设置。 字符标签：与Word中“字体”设置框基本相同，其设置方法也基本类似。不过可设 置的字符的格式比Word中的少。边框标签：在“边框”栏中提供了8种边框样式，用来确定所选区域的左、右、上、 下及内部的边框样式。可以使用“格式”工具栏上的“边框”按钮向选定单元格里添加边框，这里提供了12种不同 样式的边框。 注意边框线和网格线的区别。图案标签：即为单元格内容添加底纹。保护标签：只有工作表被保护时才有意义。设置单元格格式电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹输入基本数据1文本数据：

6、靠左对齐 2数值数据：靠右对齐 3逻辑数据:只有两个值,True和False ，居中对齐。 4日期时间数据：靠右对齐电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹输入公式在Excel中，公式的形式为： =表达式其中，表达式由运算符、常量、函数、单元格地址等组成，不能包含空格。比 如=A3*10-230、=sum(A1：D4)都是正确的公式。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹自动填充1. 填充相同数据 鼠标指针移到填充句柄，此时，指针呈“+”状，拖动它向下（或向上、向左、向 右）直到目标位置，松开鼠标键。 2. 填充已定义的序列数据 数据序列是Excel事先已定义好的，若在填充过程中，序列

7、数据用完，Excel会从 头开始取数据。 3. 智能填充 除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（如等差数列、等 比数列等）进行智能填充。 选择“编辑填充序列”，出现“序列”对话框，在对话框中进行设置。电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹修改和删除数据1. 数据修改（修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格 中修改） 使需要修改的单元格成为活动单元格。 若需全部重新输入，可直接输入新内容。 按F2键，则插入点位于单元格中，可对单元格中的数据进行部分修改；若单 元格数据较长，也可单击数据编辑区，插入点出现在数据编辑区，可以在此 修改数据。 2. 删除数据删除

8、单元格数据不是删除单元格本身，而是删除单元格中的数据内容、批注或 格式三者之一，或三者均删除。 选定要删除据的单元格区域。 选择“编辑清除”，弹出子菜单，其中“格式”、“内容”和“批注”命令将分别只 取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令将单元格的格式、内容、 批注统统取消，数据清除后单元格本身仍留在原位置不变。 选定单元格或区域后按Delete键，可以直接删除选定区域的数据内容。电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹移动、复制数据单元格数据的移动和复制（与Word类似） (1) 拖动鼠标法 选定要移动（或复制）的单元格区域。 鼠标指针指向所选区域的四周边界（此时鼠标指针变成右上角

9、为小十字的空心箭头），拖 动（或按住Ctrl键拖动）源区域到目标位置。 (2) 剪贴法 选定要移动（或复制）的单元格区域。 单击常用工具栏的剪切（或复制）按钮，或选择“编辑剪切（或复制）”。 选定目标位置（单击目标区域左上角单元格），或是选定与原数据区域完全一样大小的区 域，单击粘贴按钮，或者选择“编辑粘贴”。如果只须粘贴一次，只需在目标区域按回车键就可完成粘贴操作。 选择目标区域时，要么选择该区域的第一个单元格，要么选择与源区域一样大小，如果选择 的目标区域比原数据区域小，将无法复制。 与Word不同的是在源区域执行移动或复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线，只要虚线不 消失，粘贴可以进行多

10、次。若要取消闪烁的虚线，只需按Esc键。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹公式输入与编辑：公式输入前加“=”或“+”号公式中的运算符有以下四类： （1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符（&） （4）引用运算符（：）默认情况下，编辑栏显示公式本身，单元格显示公式运算的结果，双击单元格可以显示出公式本身。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹单元格引用和公式的复制公式的复制可避免大量的重复输入公式的工作，当复制公式时，若在公式中使用了 单元格或区域，则在复制的过程中会根据不同的情况使用不同的单元格引用。单元格引 用分为相对引用、绝对引用和混合引用。1. 相对引用Exc

11、el中默认的单元格引用为相对引用。它是根据公式的原来位置和复制的目标位置 推算出公式中单元格地址相对原位置的变化。 =(B3+C3+D3)/3 2. 绝对引用在相对引用中，单元格的地址会自动修改，但有时我们并不需要修改，这时就要使用绝 对引用。在行号和列号前均加上“$”符号，就代表绝对引用，它指向表中固定位置的单 元格，它的位置与包含公式的单元格无关。=($B$2+$C$2+$D$2)/3 3. 混合引用混合引用指在公式的复制过程中，既包含绝对引用，又包含相对引用，对于这种引 用，在输入公式时，只需在不需要改变的单元格地址前加上“$”即可。当公式因为复制 或插入而引起行列变化时，公式的相对地址

12、会随位置变化，而绝对地址部分不变化。 =(B$2+C$2+D3)/3 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹函数的使用：函数的输入有两种方法，一为手工输入法，一为粘贴函数法。 SUM (number1,number2, ) 直接键入到参数表中的数值、逻辑值及数值的文本表达式将被计算。 如果参数为单元格引用或区域，只有其中的数值将被计算，而引用的空白单 元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。例：SUM(10, “3”, TRUE)=14。因为数字字符组成的文本值被转换成数值，而 逻辑值“TRUE”被转换成数值1（“FALSE”将会被转换为数值0）。例：如果A1的内容为“5”，B1的内容是FAL

13、SE，C1的内容是4，则SUM(A1:C1)=4。 因为对非数值型的单元格或单元格区域的引用不能被转换成数值，请注意下列公 式：SUM(“5”, FALSE, 4)，其结果为9。 Average与其用法完全一样。Excel提供了一种自动求和的功能，可以快捷地输入SUM函数（自动求和按钮）。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹COUNT (value1, value 2,):返回各参数中数值型参数和包含数值的单元格个 数，参数的类型不限。 计数时，将把数值、空值、逻辑值、日期或以文本代表的数计算进去，但 错误值或其它无法转换成数值的文本将被忽略。 如果参数为单元格引用，那么只统计单元格中

14、的数值；引用的空单元格、 逻辑值、文本或错误值都将被忽略。 例：如果A1:E1单元格的内容分别为”计算机”，5，TRUE，”du”，”34”， 则：COUNT(A1:E1)等于1COUNT(”计算机”, 5, TRUE, ”du”, ”34”)等于3COUNT(A1:E1,10)等于2电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹COUNTIF (range, criteria):返回给定区域内满足特定条件的单元格的个 数。range，指定的区域；criteria，指确定哪些单元格将被计算在内的 条件，其形式可以是数值、表达式或文本。例：如果A1:A6单元格的内容分别为”男”，”女”，”男”，”女

15、”， ”男”， ” 男”，则：COUNTIF(A1:A6, “=男”)：4COUNTIF(A1:A6, “=女”)：2例：如果A1:A4单元格的内容分别为12，25，14，65，则：COUNTIF(A1:D1, “=14”)：3电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹利用RANK函数确定名次n在Excel 中，名次的确认最好使用RANK函数，该函数 是专门进行排名次的函数，其结果是返回一个数值在 一组数值中的排位。nRANK函数的语法格式为： RANK(number,ref,order)。 其中：Number 为需要找到排位的数字；Ref 为包含一 组数字的数组或引用；Order 为一数字，

16、指明排位的 方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升 序排列进行排位。 电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹利用IF函数进行条件判断在Excel 中，利用IF函数可以非常方便地进行条件判断。格式:IF(逻辑表达式,为真的返回,为假的返回)电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹如果公式中有错误，系统会自动显示出错误信 息，常见错误信息及其说明见下表。错误信息说明#VALUE！参数或运算对象类型有错#REF！公式中引用了无效的单元格#NAME？公式中有不能识别的文本#NULL！指定的两个区域不相交#DIV/0！公式被0除#N/A公式中没有可用的数值#NUM！公式或函数中某个数字有问题#！公式产生的结果太长，该单元格容纳不下电子表格 Excel成都大学计科系 杜小丹制作图表 Excel的图表有两种，一种为嵌入式，指的是图表