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1、 “本办法所称的电子文件，是指机关、团体 、企事业单位和其他组织在处理公务过程中， 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存 储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形 式的信息记录”。(一)电子文件管理的原则电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形 成和利用的规律，坚持以下原则：1、统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度， 对具有保存价值的电子文件实行集中管理。2、全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等 实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。3、规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。4、便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价
2、值的电子文 件提供分层次、分类别共享应用。5、安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效 技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 (二) 电子文件管理机构及职责1、机构：建立国家电子文件管理部际联席会议制度， 由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保 密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部 门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。2、国家电子文件管理部际联席会议的主要职责(一)电子文件迅速增长与普及目前，美国、英国、日本等国家已经基本实现了无纸化 办公、开始全面迈进电子文件时代。据国家档案局200
3、6年 的调查，中央和国家机关、中央企业已有80%的单位采用了 办公自动化或电子政务系统，已产生各类电子文件近2亿件 。截至2006年5月，我国仅通过书生电子公文传输系统发送 的电子公文数量平均每个工作日就超过了1.8万份，累计发 送的电子公文数量超过1500万份。(二)存在问题1.管理缺失。表现有三方面：（1）大多数单位没有制定电子文件管理规章制度，没有专人负 责电子文件的收集、归档和保存，电子文件处于自生自灭的状态。（2）少数单位虽然已经着手管理电子文件，但基本上是沿用纸 质文件的管理方法无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和 可用性。（3）除了极个别档案馆开始进行实验性探索外，从中央到
4、省、 地、县数千个档案馆对于接受电子文件问题尚未列入工作议程，电 子文件大都由其形成机构自行保管、自由处置。2.流失严重。（1）在中央和国家机关及直属企事业单位，42.2%的电 子公文没有任何方式存留；74.4%的机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电 子文件；绝大多数单位存留下来的电子文件并不具有真正的 “档案价值”。（2）一些保存下来的重要电子文件已经无法读取。3.证据力不足。(1) 在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律 的认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子 文件，以保留业务活动证据。但是，当前我国由于不 能科学地管理电子文件，致使电子文件失
5、去应有的可 信度、证据力。(2)文件格式的常识性错误4.安全问题堪忧。5.开发利用水平低下。“推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公 自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省 直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自 动化和电子政务系统同步建设，协调发展”。(全国档案信 息化建设实施纲要)(一)前端带动后端根据文件生命周期理论，文件从形成、处理、交换、归档到利用或者销毁 是一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、交换等活动是 中端，归档或销毁是末端。理想的电子文件归档系统应该是整个电子文件管理 系统的一部分，与文件形成系统、流转系统相连，并能自动地接受
6、其形成的文 件及相关的背景信息。有OA的单位都应该有电子文件管理系统。这就如同有处理文件的机构都 有一个保管档案的档案室是一样的道理。由于办公自动化系统的建设走在电子文件管理系统建设的前面，因此，电 子文件管理系统的建设需要加快步伐，跟上办公自动化系统的建设的步骤；另 一方面，在办公自动化系统建设和升级改造的时候也要带动电子文件管理系统 的建设。(二)后端倒逼前端在有的单位如果在没有使用OA系统的情况下研发和使用电子文件管理系统，这种情况会反过来倒逼OA系统，并且这种倒逼的 推动效果一般都比较好。 电子文件管理系统的数据来源的主要 途径是OA系统的电子公文在线归档，没有OA电子文件管理系统 就
7、没有意义。(三)双系统齐并进1.将电子文件管理纳入信息化战略2.将电子文件管理纳入电子化业务体系3.将电子文件管理纳入信息资源开发利用体系4.可采用“双轨制”“双套制”，但不能依赖“双轨制” “双套制”纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数 码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储 在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让 档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足 人们的档案利用需求。档案数字化应以需求为导向,以共享为基点以优选 为前提,以便于检索、在线利用为发展方向这也是笔者 提倡的档案数字化优化模式框架与工作思路。档案数字
8、化不是对所有档案进行数字化，作为一项系统工程,档 案数字化工作及其流程需要全面论证和精心筹划。1.需求牵引原则。档案数字化的根本目的是提供利用。具有利用价值、满足利用 需求应是档案数字化的最大动力,也是衡量档案数字化工作成效的首 要标志。对档案数字化工作的需求分析最重要的就是对利用需求的 了解和预测。2.分步实施原则满足实际工作的利用需求，实现资源共享，是档案数字化的 契机和初衷，一般来说釆取由近及远的原则。3.节约成本原则实现办公自动化的单位，保存有纸质文件的电子版，其内容 与对应的纸质文件完全相同，但是没有电子公文所应有的外部特 点，如电子印章、电子签名等。但在启动档案信息化项目之后， 我
9、们建议实行电子文件和纸质档案双套制的管理方式，这样可以 避免日后重新扫描纸质档案，节省成本。档案数字化是一项繁琐的系统工作，完成这项工作可供选择的方式有两种：第一种是通过签订合同，采取外包的方式， 委托其他机构（如数字化专业公司）进行扫描；第二种是自己 组织人员进行扫描。两种方式各有利弊。 1.外包式的利弊分析优点：（1）减轻了组织工作，减少工作量；（2）节省时间；（3）有利于提高工作效率，节省成本。缺点：对于档案密级程度较高，涉及许多机密信息，具有 一定的泄密风险，需要严格选择扫描单位，严格管理。2.临时组建团队的利弊分析优点: （1）工作人员熟悉文件的运转过程，有利于档案整理工作；（2）有
10、利于保密；（3）有利于工作经验的积累、交流和总结。 缺点：（1）组织协调工作难度大；（2）时间紧、任务重；（3）成本高。（1）绝大多数单位选择外包；（2）中央办公厅选择自己扫描；（3）省委办公厅委托省档案馆；（4）各地级市委托中大联合专业机构来完成。以数字化为契机,全面优化档案管理,提升现代化管理水平,形成 档案价值鉴定、数字化转换、数据库建设、网站建设、提供利用的 相互促进同步发展的良性循环。(1)数字化转换与档案鉴定同步推进(2)数字化转换与档案利用同步推进(3)数字化转换与数据库建设同步推进(4)数字化转换与网站建设同步推进(5)数字化转换与电子文件的归档同步推进保存电子文件和进行档案数
11、字化的直接目的就 是为了查阅利用，在工作中发挥参考凭证作用。与 传统的文件利用相比，电子文件的利用更方便、快 捷，但是相应的技术依赖性、安全保障性要求也变 得更高。档案馆档案利用人次与卷、件次情况分析1994-2003年各级各类档案馆档案利用人次、卷/件次曲线图-40%-30%-20%-10%0%10%20%30%40%1994199519961997199819992000200120022003利用人次增降幅利用卷件次增降幅第一，分析档案利用的人次。在档案利用人次最少的1996 年，利用档案的人（含次）数只占当年总人口数的0.165%；在档 案利用人次最多的2003年，利用档案的人（含次）
12、数也只占当年 总人口数的0.285%。“0.165-0.285%”，它意味着馆藏档案利 用与99%以上的人不相关。第二，分析档案利用的卷、件次。在档案利用卷、件次最少 的1998年，利用档案的卷、件次数只占当年馆藏档案总数的 5.13%；在档案利用卷、件次最多的2003年，利用档案的卷、件 次数由于馆藏档案数量的增长反而只占当年馆藏档案总数的 5.10%。“5.10-5.13%”，它意味着档案利用与90%以上的馆藏 档案不相关。档案室室藏档案及档案利用情况表时间时间室藏数量（卷）室藏数量（件）利用数量（卷、件次） 利用率1994101763098147808181879680316.13%19
13、9597951932145300211815227316.14%1996108944898140768461868726715.19%1997108391521174651751755262813.95%1998129630084201046641889979212.62%1999160816476374650032902978014.64%2000136565409317567211928185711.46%2001143799085374023852410504213.30%2002153588912388546842198474611.42%20031382100393796552627
14、52065015.62%1994-2003年档案室室藏档案利用率情况分析图05000000010000000015000000020000000025000000019941995199619971998199920002001200220030.00%2.00%4.00%6.00%8.00%10.00%12.00%14.00%16.00%18.00%室藏数量（卷件）利用数量（卷件次）利用率以上图表显示：1994-2003年十年间的室藏档案利用率在最低的 11.42%（2002年）和最高的16.14% （1995年）之间波动。十年间 有升有降，但总的趋向是走低，2003年虽反弹至15.62%，
15、但也未能 回升到1994年的水平。时间时间室藏数量（卷）室藏数量（件）利用数量（卷、件次）利用率1994101763098147808181879680316.13%199597951932145300211815227316.14%1996108944898140768461868726715.19%1997108391521174651751755262813.95%1998129630084201046641889979212.62%1999160816476374650032902978014.64%2000136565409317567211928185711.46%20011437
16、99085374023852410504213.30%2002153588912388546842198474611.42%2003138210039379655262752065015.62%05000000 01000000 001500000 002000000 002500000 00199 4199 5199 6199 7199 8199 9200 0200 1200 2200 30.00 %2.00 %4.00 %6.00 %8.00 %10.00 %12.00 %14.00 %16.00 %18.00 %室藏数 量（卷件 ） 利用数 量（卷 件次 ）利用 率从利用的角度来看,档案是可利用的物质载体和有用的信息内容 的有机统一体,但档案利用最本质的东西应该是利用者获取档案中有用 的信息内容。档案信息资源开发利用与传统意义上的档案利用应有一些区别。 在大多数情况下,人们利用档案只要获取其信息内容就能够解决问题, 不一定非要接触到档案原件。（1）支持多途径、全方位档案资源查询。（2）支持多种检索方式。（3）支持多条件组合检索，提高查找准确率。（4）支持文本、电子文档与图像、
