会议室常见会议基本操作

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1、会议室常见会议基本操作管理信息部：李平安会议类型一、红杉树视频会议二、POLYCOM高清视频会议（中国长安视频会议）（兵装“金戈网”视频会 议）三、电话会议MCU建设在重庆IDC中心通过专线和互联网连入终端采用PC可以灵活的组会参会可以在任何地方通过良好的接通MCU的网络召开视频会议一、红杉树视频会议4u预约会议u即时会议u固定会议u周期会议 指将来某段时间内的一次性会议，会议安排者可邀请参加者和 旁听者，指定主持人，设置会议的参数，主持人、邀请者和旁 听者都会收到相应的邮件（邮件中有会议链接和密码等信息） 。 会议安排者能立即开启会议，不需要任何的安排，并可将收到 的邮件发送给参会者。 固定

2、会议在一段相当长的时间内都存在不会结束，可被任意多 次开启，即使所有人都退出会议，固定会议仍可被开启。而预 约会议当所有人退出后，会议就处于结束状态，不能再被开启 。 会议安排者能根据一定的规则安排周期性的会议，如每几天、 每个工作日、每周几等，无需重复安排，适用于企业单位的例 会。建立预约会议5步骤1：启动IE，在地址栏中输入会议系统的首页地址回车； 步骤2：点击屏幕右上角的登陆，输入用户名和密码后登陆进 入会议系统；建立预约会议6步骤3：登陆系统后，从左侧的“会议中心”列表中找到 “预约 会议”，并点击进入； 步骤4：进入预约会议的安排页面后，填写会议的相关信息； 步骤5：预约会议设置好后

3、，点击左下角的“完成安排。建立预约会议7步骤6：会议系统会显示刚刚建立的会议详细信息，点击“开 始会议”以启动新建的会议；预约会议会议主信息8在会议主信息页面，需要确定会议的主题、密码、开始时间 、结束时间、允许提前加入时间、会议模式、参加人数、视 频数目、主持人及会议描述等信息。预约会议邀请参加者9会议安排者可邀请参加者，通过【从组织结构添加】、【从 通讯录添加】和【添加新用户】这三种方式来邀请参加者， 系统会根据高级设置中的邮件设置主动向参加者发送邮件。预约会议邀请参加者：从组织结构添加10通过组织结构和用户组来邀请参加者。组织结构和组都在系 统管理中，系统管理员进行管理，组织结构和组下面

4、的成员 都为注册用户。预约会议邀请参加者：从通讯录添加11通讯录分为个人通讯录、个人通讯组、公司通讯录和公司通讯组。 在通讯录列表中，选择要邀请的用户，点击【添加参加者】，这些用户将 会显示在参加者列表中。全部选择完毕后，点击【邀请】邀请参加者列表 中的所有勾选用户，并回到“邀请参加者”界面。 注：用户是否有权限查看公司通讯录和公司通讯组在系统管理中设置。预约会议邀请参加者：添加新用户12若要邀请新用户（非注册用户且不在通讯录中），在邀请参 加者的下方点击【添加新用户】，输入用户基本信息后点击 【添加】，全部添加完成后点击【确定】。预约会议会议高级设置13会议安排者可对此次会议进行高级设置，如

5、网络带宽、视频 类型、音频模式、H323互通、邮件设置和页面布局等。音频：范围音频：范围64Kbps64Kbps2048Kbps2048Kbps，默认为，默认为256Kbps256Kbps。 视频：范围视频：范围176144176144720576720576，默认为，默认为320240320240。高清语音高清语音 32kbps32kbps采样，宽带语音采样，宽带语音 16kbps16kbps采样，采样， 窄带语音窄带语音 8kbps8kbps采样。采样。设置此次会议是否与设置此次会议是否与H323H323进行互通。进行互通。设置此次会议的邮件提醒。设置此次会议的邮件提醒。设置进入视频会议时

6、窗口显示的默认布局。设置进入视频会议时窗口显示的默认布局。预约会议邀请旁听者预约会议可邀请旁听者，旁听者在会议中只能听和看，没有任何权限也不 可以被分配权限。 旁听者和参加者是通过密码来控制的。故此会议允许旁听者时，会议密码 和旁听密码都为必填项，且两者必须不同。 同邀请参加者，会议安排者可通过组织结构、通讯录、添加新用户的方式 来邀请旁听者。系统会通过电子邮件的方式来通知这些用户，电子邮件中 有相关的会议链接和旁听者密码。预约会议完成安排所有参数都设置完成后，点【完成安排】按钮，进入会议信 息确认表单。 点击【确认】完成会议的安排，返回会议列表 ，系统将按照事先设置的规则向参加者发送电子邮件

7、。点击 【开始会议】直接开启此会议。点击【返回】返回会议安排 界面，重新安排。即时会议会议安排者可以通过创建即时会议来立即开启一个会议，不 需要任何的安排。 在填写完会议信息后，点击【开始会议】直接开启此会议， 会议安排者会收到一份电子邮件，邮件中有相关的会议链接 、会议密码等信息，可转发给他人让其加入会议。固定会议若某个项目组会经常性地进行讨论，希望在一段时间内有个 常设的会议室，参加者随时都可以进入会议并进行讨论，会 议安排者可安排一个固定会议。固定会议在一段相当长的时 间内都存在不会结束，可被任意多次开启，即使所有人都退 出会议，固定会议仍可被开启。周期会议会议安排者能根据一定的规则安排

8、周期性的会议，如每几天 、每个工作日、每周几等，无需重复安排，适用于企业单位 的例会。出席会议会议列表19所有的用户都可以查看会议列表，可按照时间查看今日、明日、本 周和本月的会议。 在今日页面中分为正在进行的会议和未开始的会议，点击主题可查 看每个会议的详细信息。 点击【加入】或【开始】进入出席会议页面。输入姓名、邮件地址 和会议密码后，点击【确定】加入或启动会议。出席会议会议号入口20若用户知道会议号，可通过会议号入口进入到会议中。 输入会议的会议号后，点击【进入会议】按钮，进入到出席 会议页面。出席会议会议链接加入21 用户可通过会议链接的方式启动或者加入会议，在邮件模板中，点 击相应链

9、接后直接打开出席会议页面。若此会议要求用户必须登录 系统后才能加入会议，则链接到登录页面。启动会议链接加入会议链接我的会议中心我安排的会议22用户可在我的会议中心查看“我安排的会议”、“被邀请参加的 会议”、“被邀请旁听的会议”和“我的报表”。 在“我安排的会议”中，可查看本人安排的会议，并可进行编 辑，取消，开启，以及短信通知等操作。我的会议中心被邀请参加的会议.&.我的报表23在“被邀请参加的会议”中，可查看本人被邀请参加的会议相 关信息，并可进行相应操作 在“我的报表”中，可查看本人安排的已经结束的会议信息， 并可查看会议的参会名单。会议室界面24菜单和功能快捷键栏视频区域用户列表数据共

10、享区文字交流区状态栏音频控制及窗 口布局锁定会议室25主持人在参与者都加入会议后，如果不希望其他无关的参加 者加入到会议中来，主持人可以锁定当前会议，这样其他的 参加者将不会加入到当前会议，起到了保护机密，防止打扰 的作用。与会者的身份26主持人主持人是会议的主要管理者，在会议中，可以分配角色，管理权限，设置会 议参数等。主讲讲人主讲人是会议的主要发言者，在会议过 程中可进行转换 ；主讲人可以进行 发言、共享文档，并使得参加者跟随主讲人的内容切换。默认是主持人，主 持人也可以把该角色赋给 参加者。助理助理是会议中的协助者，在会议过 程中可以协助创建投票，进行答疑，或分 配权限等。参加者参加者是

11、会议中的主要参加者， 主持人可以在会议中分配给参加者权限或角 色， 使其进行视频 ，语音和数据的交互。旁听者旁听者是会议的旁听者，在会议中可以接受语音，视频 以及数据的共享，不 能够和其他的参加者进行交互。分配权限27分类类控制权权限点 数据共享注释换页保存打开文档/新建白板 文件管理文件上传 文件下载 聊天公共聊天 私聊 申请请打开音频 窗口布局 本地轮循 打开视频 答疑 视频轮 循 录录制录制在会议中发言28通过打开音频，您可以随时使用自己的麦克风发言，只要您 未静音，所有参加者都能听到您的声音。 提示：发言后，使麦克风静音以避免将噪声（例如翻动纸张 或敲击键盘的声音）传输给其他与会者。要

12、调整麦克风音量，请将 面板底部的音量条移动到 期望的位置。将音量条向 右移动可增加麦克风的音 量。要调整扬声器的音量，请 将面板底部的音量条移动 到期望的位置。将音量条 向右移动可增加扬声器的 音量。打开或关闭 话筒显示话 筒状态答疑功能29答疑功能和聊天区放在一起，方便参加者在看PPT的同时进 行提问。参加者的答疑界面主持人的答疑界面打开关闭视频30有权限的用户可以自行选择打开哪些视频，打开的视频仅在 本地显示，不影响其他的参加者； 没有视频打开关闭权限的参加者不能打开关闭视频，只能看 到主持人端同步视频时打开的视频。通过单击打开 或关闭视频31选择合适的窗 口布局样式窗口布局会议系统提供了

13、灵活多样的窗口布局，可满足桌面会议应用 和会议室应用的各种场景。可以通过点击窗口左下角的”窗口 布局”按钮，根据实际的使用情况选择窗口。视频窗口的视频展现32显示名称平铺视频主次排列视频轮询双屏显示33在企业的会议室应用中，会将视频共享和文档共享分别在不 同的显示器中来显示。参会者可方便地查看视频和数据内容 。 双屏显示只有一种布局，数据显示屏显示用户列表，数据共 享区，聊天答疑区；视频显示屏全屏显示视频窗口。文字交互34本系统支持公共聊天和私人聊天功能，具有权限的参加者在会议的 过程中，可以发表自己的想法，与其他参加者分享。 如果您有疑问，您也可以通过文字交互工具让其他参加者来帮助您 解决。

14、 如果您不想影响大家，您也可以通过私聊的方式单独和某位参加者 进行交流。选择不同的文 字交互方式文字输入区在会议中演示信息文档和白板共享演示35主持人，主讲人或是具有演示权的参加者可以在会议期间演示 Word，Excel，PowerPoint，PDF以及其他图片格式的文档资料。 可以单击显示打开演示文件文件名的标签浏览演示会议中的任何内 容。 在打开文档共享的时候，选择PPT动画模式，可以显示PowerPoint 文档中的动画效果，通过点击鼠标来控制文档中的动画效果。在会议中演示信息在文档上绘图和注释幻灯片36参加者可以在会议期间使用注释工具在演示文件上绘图，以 强调您的演示文稿中的重要信息。

15、 参加者可以将标注过重点的文档以图片的形式保存在本地， 以便日后查阅回顾。桌面和应用程序共享演示37 您可以使用桌面和应用程序共享进行协作或您可以使用桌面和应用程序共享进行协作或演示。下列情况下请使用程序共享：演示。下列情况下请使用程序共享： 需要使用计算机软件程序演示一个（ ）；要允许其他参加者使用他们的计算机（ ）您的演示文稿；共享本地计算机（ ）；控制参加者的共享程序或（ ）视图；对共享程序或桌面进行（ ）过程编辑桌面桌面注释38要使用桌面和应用程序共享进行演示，在工具栏上选择【程 序共享】上，开始桌面和应用程序共享。出现“设置共享“对 话框，其中的列表中显示了当前正在您计算机上运行的所

16、有 应用程序。同时可以设置画面清晰度及传输帧率。桌面和应用程序共享演示39影音播放能支持Windows Media Player 10的所有格式。 用户可以选择该媒体文件是播放一次或是循环播放。播放音视频40用户可以在视频会议中将互联网的网站或是页面共享出来， 和参加者一起进行浏览。协同浏览41本系统的投票功能可以在会议中手动创建多个新的投票或问 卷调查，还可以直接导入事先用Excel等工具做好的文件。然 后，点击“发布”按钮，则可以发布该问题到所有参与用户， 让其进行投票活动了。 投票系统42在会议过程中，如果需要共享或发布文档给参加者的时候， 有上传权限的参加者可以使用“文档传输”功能将文档上传到 服务器，供其他有下载权限的参加者下载使用。文件传输43主持人可以在会议中创建一个分组会议，参加者可以进入分 组会议中进行讨论，不影响主会