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1、商务邮件和会议纪要,2 |,如何撰写商务邮件？,邮件的主题 商务邮件的主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。,如何撰写商务邮件？,Click to add Title,Click to add Title,Click to add Title,Click to add Title,Click to add Title,邮件的称呼与问候,如何撰写商务邮件？,1 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个
2、收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼。（注意，要先把对方的把性别搞清楚。） 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx” 。 2 Email开头结尾最好要有问候语 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。开头问候最简单的是写个“你好”或者“您好” 。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。,1. E
3、mail正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学“唐僧”。 2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述
4、，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。,如何撰写商务邮件？,邮件的正文,3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意检查同音
5、别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。,如何撰写商务邮件？,6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符在商务信函里面这样显得比较轻佻，商务邮件不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。,如何撰写商务邮件？,邮件的附件,如何撰写商务邮件？,邮
6、件的语言的选择和汉字编码,1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然
7、后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,如何撰写商务邮件？,邮件的回复技巧,3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 4. 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在
8、文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,如何撰写商务邮件？,如何撰写会议纪要？,写会议纪要的几条TIPS,标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。正文。包括前言、主体、结尾三项内容。落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的部门或企业的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。,如何撰写会议纪要？,会议纪要的结构标题、正文、落款,会议纪要的正文包括前沿、主体、结尾三大部分： 前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会
9、议讨论的主要问题综述如下：”。 主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 结尾即会议纪要的结束语，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。,如何撰写会议纪要？,在会议纪要的主体部分，根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： （一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一
10、，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。,如何撰写会议纪要？,（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 （三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。,如何撰
11、写会议纪要？,如何撰写会议纪要？,会议纪要的基本要求,1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。,如何撰写会议纪要？,3.忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。 多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。 某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。 4.记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。,
