新时期对秘书工作的认识

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1、新时期秘书工作的认识引言 秘书已经成为21世纪的热门职业之一。在许 多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为 秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待 来访，跟在领导后面开会、做个记录，连脑 子都不用动，所以秘书只要掌握基本的秘书 知识就可以了。但当人类的脚步迈进新世纪 的门槛，当WTO的快车驶入中国的大门时 ，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。如何 做一个称职、合格的好秘书已经引起人们的 广泛关注。 一、秘书的含义:宫中秘藏之书、辅臣、行 政职位、社会职业 秘书二、秘书的类别 1、按服务对象和经济来源的不同，分公务 秘书和私人秘书 2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业 秘书 3、按秘书辅助对象不

2、同，分集体秘书和个 人秘书 4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼 职秘书 5、按不同社会领域，分政治生活、经济生 活和科学文化领域秘书三、秘书的层级正部级 厅局级 处级 科级高级 中级 初级 行政级 执行级 文书 级 处理文书级秘书工作 一、秘书工作的内容：文书、事务、一般管理二、秘书工作的性质和特点 1、辅助性 2、综合性 3、机密性 4、服务性 5 、中介性 三、秘书工作的作用 1、枢纽作用 2、参谋助手作用 3、耳目作用 4、协调作用 5、门面作用 6、公共关系的作用四、新时期秘书工作的要求 1、四个转变 2、六个强调五、秘书工作原则 1、准确原则 2、迅速原则 3、保密原则 4、实事

3、求是原则秘书工作的特点 一、机要性 主要指办文。就是指十分重要，要注意抓紧时间， 注意传递程序，注意保密措施。 二、辅助性 主要指办事。主要是辅助领导工作，帮助领导理清 工作、事物、甚至思路，让领导花最少的精力取得 最佳的效果 三、综合性 主要指各种各样的事情都要过问，党建的也要，经 济的也要，工业也要，财务的也要。 秘书工作的内容1、接听电话，向电话询问者提供信息，记录留 言，转接电话； 2、收发与回复日常邮件； 3、撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作 报告；4、会谈、会务安排；5、将信件及其他记录归档；6、备份信件及其他文档；7、安排商务旅行，做好预订工作；8、接待访客；9、采购、分发

4、和控制办公用品；10、分发钱款，进行简单的账务管理。从单纯地办文办事 转变为既办文办事又 出谋划策 从单纯地传递信息 转变为综合处理信 息 从被动服务转变为 主动服务 从凭老经验办事转变 为科学化管理 秘书工作的“四个转变“ 强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作 秘书工作的六个强调秘书工作的原则 （一）准确原则秘书是领导的助手。秘书部门的任何工作都关 联着领导机关的工作，秘书工作是领导工作的重要 组成部门。领导工作具有全局性和广泛性。可以说 ，秘书工作的准确性，相当程度地保证了领导工作 的准确性，保证了机关领导工作的正常运转。秘书工作

5、的准确性，涉及的方面很多，总的要 求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎 ；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数 。秘书工作的质量如何，代表着一个机关的面貌。 准确是提高质量的基础。 （二）迅速原则迅速，就是要求工作及时，高效、不延误， 切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。 秘书工作的迅速原则是由秘书的特点决定的。秘书 处理工作快慢、效率的高低，往往影响到领导的工 作的进展，关系到整个工作机器的运转。因此，秘 书部门必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可 能地使用先进技术和设备，使中转过程加快，极大 地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当 前改革开放的发展和需要。以上

6、讲的准确、迅速原则实际上是一项要求，即高 效率。准确，是对秘书工作质量的要求；迅速，是 从秘书工作数量方面提出的要求。准确和迅速合而 构成高效率，而高效率是对秘书工作办事职能的根 本要求，是秘书部门对各项工作进行管理的基本原 则。 （三）保密原则保密，是行为主体为了保护自身的安全和利益 将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部 门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范 围很深很宽，失密泄密危害极大。因此，秘书部门 、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机 密，慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵 守各项保密法规和制度。要求秘书工作必须时刻保 持清醒的头脑，保持高度的警惕性，

7、严格遵守一切 保密纪律。同时，为了保证机密的安全，还要制定 和健全严格的保密制度，如文件、材料、信函、会 议记录等，都要有登记、收回、归档等制度，以保 证办公室的安全。小王所在的公司最近要参加市里的招标，总经理很重视，连 续几天召开了相关部门的会议，讨论研究竟标的事情。经过严格 的论证，竞标书的内容终于确定下来。总经理让秘书小王打印出 来交给他，准备派专人去市招标办公室送标书。小王接受任务后 ，立即着手录入，刚打了一小段，电话就响起来了，原来是维修 部的小张打来电话，告诉她，会议室的投影仪修好了，让她过去 查验一下。王秘书说声：“好。我马上去。”小王放下电话后，心 想没有几分钟就回来了，所以电

8、脑也没有关，标书草稿也没有收 起来，就去会议室了。不久，小王回办公室了，发现她的办公室 里坐了两个人，都是她的好朋友，一个是企划部的小苏，一个是 后勤部的小唐。她们俩一个在看电脑，一个在翻标书草稿，看见 她进来就说：“你去哪里了，等你半天了。”王秘书快步走回自己 的位子，抢回小苏手里的标书说：“别看了。”小苏说：“真小气， 看看怕啥，咱们公司要是能竞标成功不是件大好事吗? 你说咱们 公司竞标成功的几率有多大啊?”王秘书说：“别说了，你们俩记住 千万别出去乱说，这可是咱们公司的商业机密。”小唐说：“你对 我们还保密?再说了，秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看?” 小王一听傻了眼。分析与评述 一

9、个组织有很多属于秘密、机密、绝密等不同秘密级别 的文件和信息，这些文件和信息一旦泄漏出去会给组织 造成不可估量的损失。秘书因为工作的性质，经常会接 触到这些文件和信息，因而必须自觉地树立保密观念， 严守秘密。本案例中的王秘书，保密意识薄弱，把属于公司机密的 标书草案和录入的电子文本随便置于其他人很容易看到 的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被竞 争对手知悉，后果就很严重了。因此，秘书在打印这些 秘密文件的时候，如果临时有其他事情需要马上去办， 一定要把文件收好，把已在电脑上录入的电子文件关闭 ，如果要离开办公室还要把电脑关机，秘书的电脑还应 该设立只有自己知道的密码，同时，电脑不能让

10、外人使 用，以保证电脑里的秘密文件和信息不被其他人看到。 （四）实事求是的原则坚持实事求是是一切工作的原则。这一原则对 于秘书工作来说，更有它的特殊意义。因为秘书工 作是为了领导决策提供依据的，如果在工作中没有 坚持实事求是的原则，就可能会造成领导工作的失 误，甚至会严重损害政府和机关的声誉1。因此，实 事求是是秘书部门一切工作必须遵循的原则，也是 秘书人员必须具备的职业品德。把它贯彻于秘书工 作是实践，就是按照事物的规律办事，真实地反映 情况，夹杂个人的情感，报喜不报忧，甚至是不惜 捏造事实等。只有这样，才能向领导提供正确决策 ，才能协助领导避免决策的失误。才能算做好了为 领导服务的工作。

11、秘书工作的特殊规律一、秘书工作的发展规律 1、工作体制与社会生产力发展相适应 2、职业化发展与社会分工相适应 3、职能与领导权利分配体制相适应 二、秘书专项职能活动规律 1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律 2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律 3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规 律一、新时期秘书工作规律与特点 秘书工作是一种服务性工作 ，是一种很规范的职业，有 自己的规律和特点。秘书工 作具备三性：政治性、从属 性、服务性。 （一）政治性是秘书工作的社会属性 。秘书工作必须为党和国家利益服 务，为广大人民群众的根本利益服务 。秘书工作的时代背景就是党和国家

12、改革开放、建设社会主义和谐社会以 及科学发展的大政方针，各项工作必 须符合现行法律和政策。 （二）从属性是秘书工作的本质要求。上下级机关的秘书工作没有成序列，也 没有常规固定的工作内容，不像别的业务工 作部门，工作内容明确，范围清楚，可预先 做计划、定目标。秘书工作按照基本的工作 职能，根据机关和领导的要求，需要你办什 么事，你就办什么事，不能自己想怎么做就 怎么做。秘书工作基本没有主动权，是一种 从属的、被动的工作。上下级机关的秘书工 作没有隶属关系，只有业务工作的指导关系 。 （三）服务性是秘书工作的基本特征。秘书工 作是一种服务工作，为领导服务、为机关服务 、为基层服务，是机关单位里以政

13、务服务为主 要特点的服务工作。秘书工作要求秘书人员沟通上下，协调左 右，出谋划策，事无巨细，随叫随到，无所不 管，“无所不能”。有人说，秘书工作者，“吃饭在最后，出发 走在先，走路走两边”，“没有思想，没有主见 ，没有星期天”，这些说法只是自嘲而已。新 时期的秘书工作强化了参与决策服务、独立办 事、调查研究、指导工作等职能。秘书工作者 直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供 依据，督促检查落实决策。新时期秘书工作面临的困难 当前，社会发展日新月 异，新事物、新技术层 出不穷，新时期的秘书 工作面临着更多的困难 ，这是客观存在，无法 回避，但是秘书工作者 要认识它、掌握它，想 办法克服它，以积

14、极的 态度应对。 （一）工作任务繁重，经常加班加点 ，没有节假日。加班加点是正常的，不加班是不正 常的。星期六保证不休息，星期天休 息不保证。五天工作制变成五加二工 作制，八小时工作制变成白加黑工作 制，被戏称“无法无天”。天天有干不完 的活，时时可能有急件急事要办，必 须随叫随到，随到随办，不吃饭不睡 觉，直至把事情办完。 （二）“ 婆婆” 多，众口难调，关系复杂，左 右为难。秘书工作的服务对象上至领导，下至百 姓，无所不管，无所不包。领导交办的事要 管，没有人管的事都得管；同一件事情领导 之间有不同意见，部门之间有不同意见，要 细心协调，抓住主要矛盾，找出解决办法。 在此过程中，秘书工作者

15、往往要承受一些指 责、一些委屈、一些误会。但为了工作，为 了大局，为了团结，个人受点委屈也在所不 辞。受批评的时候，特别是在批评错了的时 候，决不能当面申辩，辨明“是非”，分出“高 低”。 （三）要求高，待遇低，提拔慢，生活苦。秘书工作岗位是一种特殊的岗位，要求高 。秘书工作岗位重要，领导很重视。因此， 秘书工作者要能说、会写、会办事；要坐得 住、动得起、人品好、素质高。秘书工作的 特殊性决定了秘书工作者的待遇不高，提拔 也不快，往往比别人慢。 （四）权力不大影响大，机会不多陷阱多 。秘书工作是服务性工作，没有什么具 体的直接权力，但是由于秘书工作者是在 领导机关工作，靠近领导，许多人认为你

16、有很大权力，想接近你，拉拢你，控制你 ，让你为他谋利益。现在社会很复杂，各 种思想交织在一起，在诱惑面前，一不小 心就会在权力、金钱、美色面前倒下，在 人情、亲情、友情面前迷失方向，糊里糊 涂掉进陷阱里。新时期对秘书工作提出的要求 秘书工作是一种很有作为，责任重大和光荣 的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养 出大批高素质的领导干部。在新的历史时期 ，经济社会发展日新月异，秘书工作者必须 跟上时代步伐，适应新时期的特点，达到领 导的要求，秘书工作者要有更高的素质、更 强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代 的要求。领导对秘书的需要 1、忠于职守、安于本分 2、敏于观察、勤于思考 3、提供信息，敢说真话 4、任劳任怨、分忧代劳 5、联系群众、善于协调 综合素质要求 知识结构要求 能力要求 职业道德和工作作 风要求秘书工作要求一、综合素质要求 能严守秘密，谨慎处理保密文件