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1、EXCEL和WORD补充内容戴政国 2010年秋1一、数据的有效性 在录入电子表格数据时，如果需要提示录入 数据的有效性范围，或者在录入数据超界时 需要及时提示，可以使用条件格式功能。 补充实验一： 1、先录入一个学生成绩表，如下图所示。 2、数学、语文、外语分数有效范围为0100 分，而计算机为0150分。这样可以先对数 学、语文、外语成绩设置数据有效区域是 0100，而计算机成绩的数据有效区域为 01502 方法： （1）选定数学、语文、外语的数据区域。 （2）执行：数据/有效性 弹出对话框。 在设置标签里设置：整数介于0100 在输入信息签里设置：成绩在0100之间 在出错警告签里设置：
2、 A、样式组合列表框里选“警告” B、标题里录入“数据出界” C、在出错信息里录入“成绩有效范围为0100” 整个设置顺序如下图所示：34 结果： （1）把指标框放在数学、语文、外语区域 里，马上显示出提示文字：成绩在0100之 间。这是“输入信息”标签中录入的内容。5 （2）只要录入的成绩在0100之间，不会出错， 如果超界了会马上弹出“出错警告”，如下图所示 ：6 3、选定计算机成绩这一列的数据后，再执 行命令： 数据/有效性 设置计算机成绩的有效范围介于0150之间 ，在“录入信息”标签中录入“有效范围为 0150”，在“出错警告”标签中录入“录入数 据超过有效范围，请重新录入！” 最后
3、的设置情况如下图所示。7演示例子:8二、条件格式 在成绩表中，如果要用红色显示不及格的 学生成绩，或者用紫色显示优秀成绩，可 以用条件格式。 方法： 1、选择数据区域 2、格式/条件格式，弹出对话框。 在对话框中设置格式。格式主要有字体、 字形和字体颜色。9设置为红色10 最后的结果为： 成绩小于60分单元格将为红色显示。 演示例子:11三、公式审核 方法： 1、执行菜单命令： 工具/公式审核/显示“公式审核”工具栏12 2、追踪引用单元格和移去引用单元格追踪箭头线： 方法：A、先选定公式统计单元，然后选定公式审核 工具栏上的追踪引用单元格，可以看到表格数据区 里引用标志，如下图所示。 B、在
4、选定公式统计单元格时（例如选定E3单元）， 可以选定移动引用单元格追踪箭头可取消蓝色箭头 线。13 3、追踪从属单元格和移去从属单元格追踪箭头线： 方法：A、选定某个从属单元格，选择追踪从属单元 格，可看到从数据区到统计公式所在单元格的蓝色箭 头线，如下图所示。 B、在不取消选定从属单元格的情况下，直接选定移 去从属单元格追踪箭头按钮可取消从属单元格的蓝色 箭头线。14 4、取消所有追踪箭头线 单击选择取消所有追踪箭头线按钮可以移去“追 踪引用单元格箭头线”和“追踪从属单元格箭头线” 。相当于同时执行了移去引用单元格追踪箭头 按钮和移去从属单元格追踪箭头按钮。 5、圈释无效数据 以“数据有效性
5、设置的条件”为准，不满足条件的 数据项将被圈释。例如圈释成绩小于60分的单元 格。 方法：A、选定成绩的数据区。 B、执行：数据/有效性，弹出对话框，设置条件 为：整数大于等于60分。 C、这样选定圈释无效数据按钮，可以看到成绩 数据里不满足有效性数据单元格会被圈释。1516 圈释无效数据与条件格式的功能相近，都是显示出特 殊数据。数据不满足有效性条件时将被圈释，而数据 满足条件格式条件时将以条件格式显示。演示例子:17四、IF函数的应用 IF（条件，值1，值2）。 如果条件为真，IF函数的值为值1，否则为值2。 例如，使用成绩表中的平均分对学生进行分类。陈虹的 等级计算公式为： =IF(G2
6、=90,“优秀”,IF(G2=80,“良好”,IF(G2=70,“中 等”,IF(G2=60,“及格”,“不及格”) 例子演示:18五、%数据的使用 在成绩表中，平时成绩占20%，实验占30%，笔 试占50%，那么要计算总成绩。 公式： 平均成绩*20%+实验成绩*30%+笔试成绩*50% 具体例子如下图所示：实例演示19六、学号000001怎么录入？ 这是字符串，不是数值。所以在录入时要按字符 串的方式录入。 方法 一：在录入前先加一个半角字符单引号。例 如000001。这样就可以录入字符串了。半角字符 单号是控制字符，表示左对齐。在EXCEL中，所 有字符串都左对齐，所有数值都右对齐。 方
7、法二：把把要录入000001类学号的区域选定， 然后执行“格式/单元格”命令，弹出对话框，选择 “数字”标签，再选定“文本”选项，请看下图，确 定以后就可以直接录入000001了。 实例演示 2021七、EXCEL中常用格式工具 操作方法： 1、选定文字区域 2、选择对应的工具按钮。22八、WORD背景水印 格式/背景/水印 弹出对话框，可根据需要设置图片水印和 文字水印。23九、期末注意事项 1、2010级的同学以等级考试成绩作为本课程的结业 成绩。明年3月开学以后注意通知，最好报考重庆高 教委组织的等级考试。目前教务处也认可全国等级考 试，但费用要贵4倍。我们的教学组织都是按重庆市 等级考
8、试准备的，同学们最好报考重庆市的等级考试 。 2、同学们一定要集体组织打印笔试资料，这样才保 证一次性通过等级考试。 3、我向大家保证，只要同学位按我的方法准备，肯 定100%一次性通过。 4、重庆市计算机等级考试时间春季都在四月份20号 以后的第一个星期六，秋季一般在11月份中旬的一 个周六。上午笔试，下午上机。笔试和上机都要60 分以上才能通过。24十、PPT插入多媒体 1、直接录音 命令：插入/影片和声音/录制声音 弹出录音机 选定录音键后可以现场直接录音，把幻灯片 上的解说词录入到声音中。 录音完成以后，选定确定按钮，在幻灯片 上形成一个喇叭图标。 在放映时选定喇叭图标，可以放出录音。
9、25 2、在幻灯片上插入声音文件或者电影文件 命令：插入/影片和声音/文件中的影片 或者 插入/影片和声音/文件中的声音 弹出对话框，可以在幻灯片中插入影片对象或者声音 对象。 插入的声音文件类型： mp3,wma, wav,midi,au,aiff 插入的影片文件类型： Wmv,avi,mpeg(vcd文件), asf,dvr-ms 高清晰wmv文件可以用，但AVI的高清晰文件不能用 。Mpeg只能用VCD文件，即只能用mpeg1格式的文 件，不能用 mpeg2（SVCD)和DVD文件。2627 演示：现场插入一段WMV文件或者MPEG 文件或者AVI文件。实况演示28十一、PPT做自定义动画 方法： 1、选定欲做动画的对象。 2、命令：幻灯片放映/自定义动画 窗口右边弹出列表框29 例如：对一个文本、一个文本框、几何图形 做一个动画，当鼠标在文本上单击时，会显 示出说明文字。30 对WORD文档做双重密码的说明。命令： 工具/选项/安全性 可以设置打开权限密码和修改 权限密码。实况演示31十二自定义动画中的动作路径 画三角形 其它演示32
