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1、借用借用 WordWord 美化设置和打印美化设置和打印 AccessAccess 数数 据表格据表格Access 数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及 Word，所以我们可以请出 Word来美化设置和打印 Access 数据表格。首先，在Access 打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。接下来根据所用 Access 版本不同，介绍后续不同操作。 一、AccessXX 表格在“工具”菜单中，指向“Office 链接”“用 Microsoft Office Word 发布”(如图 1)，系统将自动生成一个 Word RTF 格式的文件，并自
2、动打开这个文件的 Word 编辑窗口。 二、AccessXX 表格单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图 2)。只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看 Word 文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图 3)。不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。设置完毕，单击“确定”按钮。无论是哪一个 Access 版本，当同名的.rtf 文件已经存在，会
3、弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图 4)。单击“否”可更改目标文件的名称。现在，在 Word 编辑窗口，就已经是由 Access 数据库转换而成的表格了。这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置，然后在 Word 中打印输出就万事大吉了。三、注意事项当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个 Word RTF 格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本。对于表、查询和窗体，可见字段和记录在 Word 文档中会显示为表格。 “导出向导”始终会导出带格式的数据。这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。因筛选
4、器设置而隐藏的列和记录不会被导出。对于报表，报表布局也会在导出时被保留，以试图使 Word 文档与报表尽可能相似。Access 数据库发布或导出为 Word 表格前，请检查源数据，确保其中不包含错误指示符(绿色三角形)或#Num 这样的错误值。在将数据导出到 Word之前，一定要先解决错误问题，否则，你会发现这样的值被替换为 Null 值。如果目标 Word 文档存在并且是打开的，请在继续操作之前先关闭它。不能向现有的 Word 文档追加数据。在数据库中，如果你只想导出表、查询或窗体的一部分，请打开该对象，然后只选择需要的记录。当你从 Access 导出到 Word 文档时，数据始终会导出到一
5、个新 Word 文档中。如果你希望数据插入到一个现有的 Word 文档中，则必须将该数据从Access 导出到一个新 Word 文档，然后将数据从这个新 Word 文档复制并粘贴到现有的文档中。或者，你也可以从 Access 表、查询、窗体或报表中直接复制行，然后将它们粘贴到现有的文档中。Access 数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及 Word，所以我们可以请出 Word来美化设置和打印 Access 数据表格。首先，在Access 打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。接下来根据所用 Access 版本不同，介绍后续不同操作。 一、A
6、ccessXX 表格在“工具”菜单中，指向“Office 链接”“用 Microsoft Office Word 发布”(如图 1)，系统将自动生成一个 Word RTF 格式的文件，并自动打开这个文件的 Word 编辑窗口。 二、AccessXX 表格单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图 2)。只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看 Word 文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图 3)。不过，如果想导出
7、视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。设置完毕，单击“确定”按钮。无论是哪一个 Access 版本，当同名的.rtf 文件已经存在，会弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图 4)。单击“否”可更改目标文件的名称。现在，在 Word 编辑窗口，就已经是由 Access 数据库转换而成的表格了。这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置，然后在 Word 中打印输出就万事大吉了。三、注意事项当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个 Word RTF 格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本
8、。对于表、查询和窗体，可见字段和记录在 Word 文档中会显示为表格。 “导出向导”始终会导出带格式的数据。这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。因筛选器设置而隐藏的列和记录不会被导出。对于报表，报表布局也会在导出时被保留，以试图使 Word 文档与报表尽可能相似。Access 数据库发布或导出为 Word 表格前，请检查源数据，确保其中不包含错误指示符(绿色三角形)或#Num 这样的错误值。在将数据导出到 Word之前，一定要先解决错误问题，否则，你会发现这样的值被替换为 Null 值。如果目标 Word 文档存在并且是打开的，请在继续操作之前先关闭它。不
9、能向现有的 Word 文档追加数据。在数据库中，如果你只想导出表、查询或窗体的一部分，请打开该对象，然后只选择需要的记录。当你从 Access 导出到 Word 文档时，数据始终会导出到一个新 Word 文档中。如果你希望数据插入到一个现有的 Word 文档中，则必须将该数据从Access 导出到一个新 Word 文档，然后将数据从这个新 Word 文档复制并粘贴到现有的文档中。或者，你也可以从 Access 表、查询、窗体或报表中直接复制行，然后将它们粘贴到现有的文档中。Access 数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及 Word，所以我们可以请出 Word来美化设置和打印 Ac
10、cess 数据表格。首先，在Access 打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。接下来根据所用 Access 版本不同，介绍后续不同操作。 一、AccessXX 表格在“工具”菜单中，指向“Office 链接”“用 Microsoft Office Word 发布”(如图 1)，系统将自动生成一个 Word RTF 格式的文件，并自动打开这个文件的 Word 编辑窗口。 二、AccessXX 表格单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图 2)。只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想
11、在导出操作完成之后查看 Word 文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图 3)。不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。设置完毕，单击“确定”按钮。无论是哪一个 Access 版本，当同名的.rtf 文件已经存在，会弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图 4)。单击“否”可更改目标文件的名称。现在，在 Word 编辑窗口，就已经是由 Access 数据库转换而成的表格了。这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹
12、等进一步进行设置，然后在 Word 中打印输出就万事大吉了。三、注意事项当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个 Word RTF 格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本。对于表、查询和窗体，可见字段和记录在 Word 文档中会显示为表格。 “导出向导”始终会导出带格式的数据。这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。因筛选器设置而隐藏的列和记录不会被导出。对于报表，报表布局也会在导出时被保留，以试图使 Word 文档与报表尽可能相似。Access 数据库发布或导出为 Word 表格前，请检查源数据，确保其中不包含错误指示符(绿色三角形)或#N
13、um 这样的错误值。在将数据导出到 Word之前，一定要先解决错误问题，否则，你会发现这样的值被替换为 Null 值。如果目标 Word 文档存在并且是打开的，请在继续操作之前先关闭它。不能向现有的 Word 文档追加数据。在数据库中，如果你只想导出表、查询或窗体的一部分，请打开该对象，然后只选择需要的记录。当你从 Access 导出到 Word 文档时，数据始终会导出到一个新 Word 文档中。如果你希望数据插入到一个现有的 Word 文档中，则必须将该数据从Access 导出到一个新 Word 文档，然后将数据从这个新 Word 文档复制并粘贴到现有的文档中。或者，你也可以从 Access 表、查询、窗体或报表中直接复制行，然后将它们粘贴到现有的文档中。
