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1、强化基础管理 防范企业风险中国移动江苏公司徐州分公司人力资源部2012年5月引言凡事有据可查，凡事有章可循，凡事有人监督，凡事有人负责 -ISO标准化管理精髓 档案、薪酬、绩效、职位、合同等方面的管理工作是人力资源部最基本的支持性职能，通过明确流程规范，实施标准化操作，可以达到系统统一、兼容共享的目的，同时避免了人为失误，规避了劳动用工范畴的风险。徐州分公司人力资源部以人事档案管理工作为切入点，在上述人力资源基础模块标准化管理方面开展了有益的探索和尝试人事档案管理1目 录录精细化的基础管理工作2开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段4人事信息管理的现状u目前公司人事信息管理主要
2、基于HRMIS系统，电子化的信息有着明显的优势，然而也存在着一些局限性，纸质档案可以有效的弥补电子信息的不足。1、保留员工重要、关键、敏感信息的原始记录； 2、人事纸质档案是员工退休审批时必须提供的资料； 3、员工纸质档案均是有过留痕的，可信度与严肃性强； 4、具有法律效力，可以规避风险。电子化信息的优势n信息全面； n便于维护； n便于利用； n操作简单； n便于流程化管理；电子化信息的不足n缺少留痕； n严肃性不强； n过程监控难度大； n社会应用衔接不足； n不能作为有效的凭证。纸质档 案的优 势5人事档案的作用个人的有效凭证公司内部建立人事档案的作用： 有效的规避企业风险； 对企业负责
3、，对个人负责； 重要、敏感、关键的信息全过程留痕保留； 增强信息的严肃性与可信度。人事档案是社会上认可的个人的凭证，是个人就业、出国、办理退休等的依据。澄清事实的信证人事档案具有严肃性与法律性，具有很强的说服力，可作为澄清事实的依据。审批过程的留痕重要的依据人事档案中的审批材料均记录着审批过程，并且均有留痕。人事档案记录着员工准确、真实的信息，可作为其他工作开展的重要依据。人事档案与HRMIS系统的关系u纸质档案作为HRMIS系统信息的基础和支撑，相互配合、互为补充，增强严肃性，规避公司风险。 全面的信息HRMIS人事档案 重要的关键信息 日常的查询、使用 规避风险的凭证 结果的展示 过程的留
4、痕 及时的信息维护 审批的凭证p 员工电子档案与纸质档案相结合，实现同步调整，相互核对，保 证严谨、严肃。 p 目前HRMIS信息全面、准确，而纸质档案存在较多的缺失，所以 需要加强纸质档案的管理。人事档案管理1目 录录精细化的基础管理工作2开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段人事档案管理的开展u从98年移动剥离以来，我公司人事档案没有按照规范管理到位，这给现阶段的人事档案管理带来一定的困难：难点在于如何弥补缺失、完善要求。 05年人力资源MIS系统上线后，纸质信息和电子化信息未能做到一致； 大量的纸质档案材料没有归档，或归档不准确，部分材料存在缺失的情况； 现有的人力资源部
5、人员对档案管理没有经验。其它公司现场考察学习考察自学档案管理规范邀请专业人员现场培训徐州联通公司做法：2010年建立 起人事档案，雇佣当地学校档案 管理人员，两个月集中整理。电信公司做法：2009年建立起人 事档案，由电信省公司牵头组织 第三方专业档案人员10余人，至 各地市轮流开展整理工作。徐州公司人力资源部人员通过上 网查询档案管理相关文件与规范 ，丰富档案管理知识。邀请档案局专业人员至公司现场 指导档案管理工作。u基于以上情况，加强人事档案的规范管理至关重要。人事档案管理的开展步骤u人事档案整理：基于徐州分公司档案管理现状，通过学习与借鉴，徐州分公司开展纸质档 案整理和流程规范梳理工作，
6、档案管理分集中整理与常规管理两个阶段。 集中整理：人力资源部集中人员、集中地点开展公司人事档案的集中整理工作，集中整理阶 段持续4个月。 常规管理：集中整理阶段完成后，进入档案常规管理阶段，在此阶段明确分工、明确流程， 制定档案常规管理规范并将档案管理纳入日常的人力资源基础工作。u徐州公司档案管理工作集中整理阶段开展步骤：集中整理阶段确定人事档案中归档的内容（一）u的要求需要归档的信息，十大类第一类：履历材料 第二类：自传(报告个人有关事项材料) 第三类：考察、考核、鉴定和审计材料 第四类：学历、学位、职称、培训材料 第五类：政审材料 第六类：加入党团组织材料 第七类：表彰奖励材料 第八类：涉
7、纪涉法材料 第九类：招录、任免、工资、转业、退休、退职、出国、各种代 表会材料 第十类：其他有参考价值材料确定人事档案中归档的内容（二）u参照的要求，结合我公司现有的完善的HRMIS系统，另根据工 作需要与规避企业风险的需要，在对“十大项”进行了修订与完善的基础上，形成了我公司人事档案管理内容：第一类：履历材料 1、员工履历表新进人员：填写手工纸质履历表，附身份证复印件、照片、签字确认，以此材料入档案。在岗员工：定期核对人力资源自助中员工履历相关信息，无误，打印出个人签字确认；如有疑问，在人力资源自助中发起信息修改流程，提供相关证明材料，核对无误，签字确认，以此材料入档。2、员工简历表（不做要
8、求）人力资源自助中员工个人可核对信息，与员工履历表配合使用。3、个人简历材料（不做要求）4、更改姓名的材料员工提供的公安机关部门的相关证明材料，人力资源部审核确认后，予以更改MIS系统信息，同时补充到纸质人事档案中。第二类：自传(不做要求) 确定人事档案中归档的内容（续）第三类：考察、考核、鉴定和审计材料 1、年度绩效结果确认反馈表每年初，依据绩效考核实施细则，各级主管对员工年度工作进行绩效考核评价，结果进行反馈签字确认，结果上传到MIS系统中进行展示，向员工进行告知。纸质签字表归入个人档案。2、员工拓展职级调整确认表根据员工职级拓展档次调整办法，符合职级拓展档次调整条件的，由市分公司人力资源
9、部提出员工职级拓展档次调整建议，并经所在公司领导审核批准后执行，同时维护HRMIS系统中相关信息，要求员工对职级调整确认表签字确认，纸质确认签字表归入个人档案。3、员工职位竞聘转正考察表每年度，根据公司职位管理要求，开展职位的梳理，对个别岗位进行竞聘，竞聘上岗人员的试用期考察材料进行存入个人档案。4、C转A员工转正考察表根据公司选拔优秀派遣制员工转合同制员工的制度，对于选拔入围员工的试用期考察材料存入个人档案，同时维护HRMIS系统信息。5、中层任免转正考察表市公司中层选拔任命人员，在试用考察期间的相关材料存入个人档案。确定人事档案中归档的内容（续）第四类：学历、学位、职称、培训材料 1、高等
10、院校学籍材料（录取通知书、成绩单、在校评定等）反映高等学校在校期间的各种学籍材料，由毕业学校提供。2、学历、学位证明材料员工的学历、学位证书由人力资源部根据学信网进行核实确认后，维护HRMIS系统相关信息，同时复印件经员工签字确认后归入个人档案。3、专业技术职务任职资格证书职业（任职）资格考试材料、专业技术职务（职称）评审结果证书4、与公司签订的培训期违约协议员工参加公司提供的技术、业务培训，签订的培训期协议归入个人档案，同时维护HRMIS系统培训信息8、职业技能鉴定考核成绩结果员工每年度参加的职业技能鉴定考试成绩结果，因为与员工的职位、薪酬密切相关，归入个人档案。确定人事档案中归档的内容（续
11、）第五类：政审材料 1、审查报告、结论（暂不做要求）2、家庭成员及主要社会关系的调查材料（暂不做要求）3、入党、出国等政审材料员工入党、因公出国等需要进行的政审材料4、更改民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的审查意见第六类：加入党团组织材料 1、入团、退团相关资料（暂不做要求）2、入党、预备转正等相关资料入党志愿书、入党申请书、转正申请书，中国共产党党员登记表、入党积极分子培养考察登记表（由市公司党群工作部提供）第七类：表彰奖励材料 先进个人、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料（由市公司纪委监察室提供）第八类：涉纪涉法材料 各种通报、处罚的文件、结果等相关材料（由市公司纪委监察室提供）确定人
12、事档案中归档的内容（续）第九类：招录、任免、工资、退休、出国材料 1、基薪变动审批表每年员工的基薪由于职位、职级变动而发生的基薪的变动，每次需要人力资源部薪酬岗位提交公司审批后，将个人的基薪变动审批表归入个人档案。2、职位变动审批表员工职位职级变动，由人力资源部职位管理员提交公司审批，同时将个人的任免（审批表）进行打印盖章，存入档案。3、劳动合同签订意向书根据劳动合同管理办法，根据HRMIS系统预警提醒，对每年劳动合同到期的员工，提前一个月进行提出签订劳动合同意向书，和劳动合同一并存入个人档案。4、劳动合同签订书和职位说明书根据劳动合同管理办法，根据HRMIS系统预警提醒，对每年劳动合同到期的
13、员工，报经公司审批后，提前一个月进行签订劳动合同意向书后，再与员工签订劳动合同，和意向书一并存入个人档案。5、援藏（交流）人员审批表员工参加援藏、借调（交流）的审批表6、退（离）休审批表员工到达退休年龄时，报劳动厅审核的退休审批表第十类：其他有参考价值材料 1、大、中专毕业生分配报到通知书 2、独生子女审批表人事档案管理细项u根据以上梳理结果，制定“徐州分公司人事档案管理细项”。整理 补充 完整人事档案的收集与补充17员工履历表员工档案补充l印制员工履历表，要 求员工认真核对，人 力资源部组织专人进 行信息审核；l组织专人进行 HRMIS信息修改；要求员工到人力资源自助管理平台核对信息。员工信
14、息核对l根据核对后的信息， 对现有的档案进行整 理，对于缺失的开展 收集工作（此阶段的 重点工作）。员工履历表员工信息核对档案的补充案材料的补充及完善18u对于以往没有及时归档的信息进行规范； u重要、关键、敏感材料缺失的进行重点收集、补充工作：资料补充 鉴别 准确 材料是否真实 / 材料是否完整齐全 / 手续是否完备人事档案的鉴别 不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档 没经过鉴别的人事档案材料不能归人事档案I.按照“徐州分公司人事档案管理细项” ，看材料是否属于应归档内容；I.判断材料的真实性与准确性，如：学历的真实性需在“学信网”查询核实；I.“徐州分公司人事档案管理细项”中规定的材料应
15、全面、齐全，不得缺项，不 齐全的要求再次补充；甄别工作的重点：鉴别工作完成后，收集到的材料便是合格的个人档案基础资料，材料的准备这一阶段 工作即完成，后续的工作为操作阶段。【1】人事档案的分类【2】人事档案的尺寸规范【3】人事档案的排序【4】人事档案的编目【5】人事档案的技术加工【6】人事档案的装订人事档案的整理u对收集起来的个人材料进行归类、排列、装订并不断补充，使之条理化系统化。第一、二、三、四、七、九、十类按 材料形成的时间，第五、六、八类按 材料的内在联系，重要程度排序。整理时的复制、折叠剪裁、裱糊、拆 除材料上的金属物、材料各份独立一列“序号”，二列“材料名称”，三列“材料 形成时间
16、”，四列“份数”，五列“页数”，六 列“备注”原有的老档案按原有尺寸，新收集的材 料使用裁纸机，把裁剪成A4开尺寸大小 。按“徐州公司档案细项”整理归类使用打孔机以装订线一边和下边两面为 齐装订。人事档案的编号 档案的编号：编码包括顺序号、页码。 顺序号：类号和份号。“”表示第一类中的第一份材料。 页码：在每份材料右上角编上顺序号的同时，用铅笔在材料每面的右下角 编上页码。 档案盒的编号：以姓氏拼音顺序排列，并附员工编号与姓名对应表，以方 便检索。22档案整理的结果展示每人一个档案盒，排列入专 用档案柜内档案夹，为可活动打孔专用夹 ，一边和下边两面为齐装订方便 随时增添资料制定查阅档案内容的索引，即 详细的档案材料目录。新增档案 以黑色签字笔添加目录，三年为 一周期打印电子表格目录替换。档案外盒、订制移动专用、 适用A4纸
