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1、领导艺术之 时间管理艺术时间管理n一、什么是时间管理n二、为什么要进行时间管理n三、如何进行有效的时间管理n四、提高工作效率的技巧n五、个人时间管理的技巧一、什么是时间管理n1.时间及其特征q时间是什么n是生命n是财富n是资源n是人生最大的资本一、什么是时间管理n时间的特点q时间是不可或缺的q时间供给毫无弹性q时间无法储存q时间无法取代q时间无法再生一、什么是时间管理n2.时间管理q时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍q时间浪费，指对实现目标毫无贡献的时间消耗q时间管理：是指为克服时间浪费，有效利用时间资 源，以便有效地完成既定目标的管理活动。一、什么是时间管理n3.时间管理的发展阶段q第一代时
2、间管理：对现有时间的条理化管理n强调利用便条和备忘录，合理安排现有工作，避免混乱q第二代时间管理：对未来时间的管理n强调利用一些时间管理工具通过计划来安排时间，如制定 长期、中期和短期计划q第三代时间管理：关注时间效能n注重工作的优先顺序，按照轻重缓急设定长、中、短期目 标，科学分配和理由有限时间，争取较高的效率q第四代时间管理：关注个人价值的实现n不仅仅局限于利用一些工具和方法对时间进行管理，更注 重强调个人的自主管理和个人价值的实现，不仅是时间安 排，而是将重点放在提升个人的生活和工作品质上。二、为什么要进行时间管理n1.投资时间与经费时间q投资时间：是指为高效率的工作、有创意的思考、 自
3、我启发和充电、恢复体力和干劲而进行的休息而 耗费的时间。越多越好。q经费时间：是指为效率不高和出现错误的工作、没 有效率的电话和会议、迟到、拖拉、生病和受伤的 治疗等耗费的时间。越少越好。二、为什么要进行时间管理n2.时间浪费的症状q（1）缺乏目标q（2）作风拖拉q（3）缺乏优先顺序，抓不住重点 q（4）过于注重细节q（5）事必躬亲，不懂得授权 q（6）做事有头无尾 q（7）没有条理，不简洁，简单事情复杂化 q（8）不会拒绝别人的请求 q（9）盲目行动二、为什么要进行时间管理n3.时间失控的原因q（1）上级领导的原因n开会、电话干扰、不懂授权、经常加班、迟到等q（2）工作系统浪费时间n不速之客
4、造访、官样文章、缺乏计划、缺乏控制、缺乏组 织、用人不当（员工突然离职）q（3）生活条件浪费时间n通讯、环境、交通、朋友闲聊二、为什么要进行时间管理n4.一些基本数据q（1）人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时 大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大 约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50% 。80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有 价值的。q（2）工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意 义的交流平均每天少于2 分钟。q（3）工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均 每天少于30秒钟。q（4）80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的 人不想在星期五上班
5、。二、为什么要进行时间管理n（5）人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间 。n（6）每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年， 一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成 为专家。n（7）平均每天，全国有170000，000 个会议。n（8）95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中 间95%没有派过一次用场。n（9）如果经济独立了，97% 的工人不愿意为他们的老 板干活或者从事他们现在的职业。 二、为什么要进行时间管理n（10）20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的 时间用在了无意义的事情上。n（11）过去20 年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲 暇
6、时间减少了33%。n（12）一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会 为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7 个半小 时。n（13）平均阅读速度大约是每分钟200 个词，如果每 个工作的人每天阅读2 小时，将其阅读速度提高到每 分钟400 个词，则每天可以节约1 小时时间用于工作 。n（14）参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途 而废。 二、为什么要进行时间管理n（15）10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日 梦。n（16）60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。n（17）上班族中间，40%的人 不吃早饭，39%不吃中饭 。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15
7、 分钟以下 。n（18）形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。n（19）爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。 二、为什么要进行时间管理n（20）25% 的病假是因为生病而假，75%的病假是其 他理由而假。n（21）我们感到要发生的事情95%不会发生。n（22）每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在 5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。n（23）三分之一的人每年调换工作1次。n（24）五分之一的人一年搬家一次。n（25）70% 的人希望拥有自己的公司。 n（26）75% 的人都
8、说自己太累。 n（27）上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。 二、为什么要进行时间管理n（28）80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。n（29）受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有 选择性。n（30）善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情 上，而会花在值得的事情上。n（31）时间管理当中最有用的词是不。n（32）企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不 得不做”的。n（33）企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不 得不做并且想做”的。n（34）做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时 间要多一倍。 二、为什么要进行时间管理n35）如果你让自己一天做一件事情，你会花一
9、个整天 去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它 。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件 事。n（36）花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时 。n（37）20/80 规律。80%的结果来自20%的努力；20% 的结果来自80%的努力。n（38）我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息 ，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表 达信息，90%的行为信息。二、为什么要进行时间管理n（39）上班的人平均每天发出和接收190 条讯 息。n（40）我们现在拥有的知识，有一半是在近10 年内产生的。也就是说，世界上的知识在十年 内增加了一倍，而且据说每18
10、个月再翻一番 。三、如何进行有效的时间管理n1.建立正确的时间观念q（1）三种错误的时间观念n视时间为主宰：重形式而不重实质n视时间为敌人：将时间当做超越于打击的对象，重效率而 不重效能。行为特征：自我设定难以完成的实现，以便“ 打破记录”；在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利” ，因迟到而感到“沮丧”n视时间为奴隶：长时间沉溺于工作，“工作狂”。不良后果 ：每天工作超过8小时，工作效率将快速递减；长时间工 作足以令人养成拖延的习惯；可能导致工作的失败。三、如何进行有效的时间管理n2.时间管理的技巧q（1）明确目标n是进行时间管理的前提和基础n树立正确的时间观念：善于把握时机、善于管理好自
11、己的 时间、浪费时间就是浪费生命q（2）事情优先排序n工作整理n分清轻重缓急q重要且紧迫、重要但不紧迫、紧急但不重要、不紧急也不重 要三、如何进行有效的时间管理n（3）制定计划表q有效制定计划表：明了、不能太多、图文并茂q适时检查计划表：是否完成q推行计划的执行：合理分配你的精力、一鼓作气完 成最重要的工作、想象计划完成时的喜悦n（4）立即行动q克服拖延：反思自己的习惯；化整为零。q一次就把事情做好q避免时断时续的工作方式四、提高工作效率的技巧n1.提高自己的工作效率q（1）培养提高工作效率的意识q（2）考虑时间的使用成本q（3）把经常性的工作标准化q（4）有效利用零星时间q（5）有效利用节约
12、时间的工具四、提高工作效率的技巧n2.提高下属的工作效率q（1）让员工参与决策q（2）让员工有一定的工作压力q（3）充分发挥现代化的办公设备的作用q（4）注重工作成果而不是工作过程q（5）工作成果共享q（6）给员工思考时间五、个人时间管理的技巧n1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。n2. 从优先级最高的事物着手。n3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。n4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。n5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力 ，或者有时不起作用。n6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。n7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别
13、人说“不”。n8. 学会委派别人做事。 五、个人时间管理的技巧n9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。n10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低 价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别 人完成、减少或推迟优先级很低的任务。n11. 避免完美主义。记住80/20 定律。n12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工 作持现实态度。n13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时 间应付突发事件。n14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。五、个人时间管理的技巧n15. 聚精会神地做手头的事情。n16. 处理重要事情时，使用大块的时间。n 17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会 使它们变容易。n18. 文书工作争取只处理一次。n19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。n20. 第一次就做好。谢谢！
