第11章 常用办公设备的使用与维护

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1、电脑办公和上机实训第11章 常用办公设备的使用与维护 本章主要介绍一些常用电脑办公设备的使用和设置方法，包括扫描仪、 打印机、复印机和传真机等，并能解决使用这些硬件设备的过程中出现的一 些常见问题。 电脑办公和上机实训通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以 下内容:v打印机的安装、使用与日常维护 v扫描仪的安装、使用与日常维护 v复印机的操作方法与日常维护 v传真机的操作方法与日常维护 电脑办公和上机实训本章章节内容安排如下：v11.1 打 印 机 v11.2 扫 描 仪 v11.3 复 印 机 v11.4 传 真 机 v11.5 数 码 相 机 v11.6 思考与练习 电脑办公和上

2、机实训11.1 打 印 机 在使用打印机打印文档之前，首先需要安装打印机，在安装完之后 ，还需对打印机进行设置，以使打印工作能够顺利地进行。安装和设置 打印机的操作都是在Windows中进行的，因为打印机担负着所有应用程 序的打印工作。 v安装 v打印 v管理打印作业 v保养与维护 电脑办公和上机实训安装 在Windows操作系统中，可以通过添加打印机向导来添加新的打印 机，该打印机可以是连接在本地计算机中的，也可以是连接在网络中的 。使用添加打印机向导可以方便地引导用户正确安装打印机。 下图所示 为“欢迎使用添加打印机向导”对话框。电脑办公和上机实训打印 打印文档就是向打印机发送文档打印命令

3、，由打印机执行打印命令 完成打印任务。一般情况下，文字处理程序或者图像处理程序都会提供 打印功能，这些应用程序会使用默认打印机进行打印。对于文字处理程 序或者图像处理程序来说，在应用程序的“文件”菜单中一般都会包含“打 印”命令选项，在应用程序的工具栏中，一般也会包含“打印”按钮。 电脑办公和上机实训管理打印作业 Windows XP为用户提供了管理打印作业的服务，应用程序只需把 需要打印的文件送往打印机，具体的打印管理由系统负责完成。 常用的 管理操作如下所示：v查看打印作业 v调整打印文档的优先级 v暂停和恢复打印作业 v暂停和恢复打印机 v取消打印作业 电脑办公和上机实训保养与维护 喷墨

4、打印机是目前使用最为广泛的打印机，用户在对喷墨打印机进 行保养和维护时应该注意以下问题。v内部除尘 v更换墨盒v清洗打印头 电脑办公和上机实训保养与维护 虽然激光打印机的型号很多，但其工作原理和使用的材料都基本相 同，只是规格不同而已，所以，对于激光打印机的一般维护，基本上都 能适合各种激光打印机，只是一些特殊的有所差别而已。 v电极丝的维护 v激光扫描系统的维护 v定影器部分的维护 v光电传感器的维护 v硒鼓的维护 v传感器条板及传输器锁盘的维护 v输纸导向板的维护 v其他传输部件的维护 电脑办公和上机实训11.2 扫 描 仪 扫描仪是一种输入设备，它可以将图片、照片、胶片以及文稿资料 等书

5、面材料或实物的外观扫描后输入到电脑当中，并形成文件保存起来 。 v安装 v扫描图片 v文字识别 v保养与维护 电脑办公和上机实训安装 用户在安装扫描仪时，先将扫描仪连接至电脑，然后安装其驱动程序 。安装驱动程序时，只需根据提示逐步操作即可。 电脑办公和上机实训扫描图片 使用扫描仪时还需要相应的支持软件。一些常用的图形图像软件均 支持扫描仪的使用，如Photoshop和微软Office工具Photo Editor等。 下 图为使用Photo Editor 来扫描图片。电脑办公和上机实训文字识别 一般来说，用户在购买扫描仪时都会附带一个OCR软件，OCR软 件是用来从图片上识别文字的工具。OCR软

6、件的好坏直接影响到文字的 识别效果，因此用户在使用扫描仪识别文字时应选择识别率高、功能强 的OCR软件。下图所示为尚书六号OCR软件 。 电脑办公和上机实训保养与维护 扫描仪在使用过程中要注意防高温、防尘、防湿、防震、防倾斜， 这样才能够保持良好的扫描品质。由于扫描仪的静电特性，灰尘、污物容易吸附堆积，使光学器件、 传动器件的功能受到影响。若内部机械部件长期受到磨损，扫描仪会发 生扫描声响大、图像错位和图像模糊等问题，因此扫描仪的清洁维护是 扫描仪保养至关重要的部分。扫描仪的清洁维护工作主要是对扫描的镜 头组件、机械部件进行清洁、维护，以达到保证扫描仪扫描质量、延长 扫描仪寿命的目的。 电脑办

7、公和上机实训11.3 复 印 机 复印机是使用最为普遍的办公设备之一。它可以提高公文印发的速 度，节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。 v操作使用 v保养与维护 电脑办公和上机实训操作使用 复印机的操作是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理和 构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器，影响使 用。 电脑办公和上机实训保养与维护 为了能使复印机工作得更加顺利，用户需要对复印机进行适当的保 养。复印机的保养需注意以下几点。 v外部环境 v通风 v预热烘干 v纸张防潮 v电源 v阴雨天气 电脑办公和上机实训11.4 传 真 机 传真机在日常办公事务中发挥着重要的作用，成

8、为许多公司传递信 息的重要工具，通过它，可以向客户更方便地发送信息。在买回新传真 机后，接好电源线和电话线，并装好传真机记录纸后，就可以使用传真 机发送和接收传真了。 v操作使用 v保养与维护 电脑办公和上机实训操作使用 发送传真的操作很简单。将原稿按规定放置于传真机进纸口处，然 后提起电话机拨打对方传真机的电话号码，听到对方准备好接收传真的 信号后，按下传真机上的“开始”按钮，即可开始发送传真。接收传真的操作同样很简单，当听到传真机上的电话铃响后，提起 电话，如果对方要求发送传真，按下传真机上的“开始”按钮，即可接收 传真，接收到的传真会自动复印在传真纸上。 电脑办公和上机实训保养与维护 通

9、过必要的维护与保养，可以最大限度地延长传真机的使用寿命， 并能保持良好的使用效果。为了保持良好的功能，下面列出传真机在日 常使用过程中的几个常识与维护要点。v使用环境 v放置位置 v不要频繁开关机 v尽量使用标准的传真纸 v不要在打印过程中打开合纸舱盖 v定期清洁 电脑办公和上机实训11.5 数 码 相 机 数码相机将所拍摄到的景物转换成数字格式保存，被保存数字格式 的照片不仅可以便捷地送至用户计算机中，还可以方便用户对其进行修 改操作。 v操作使用 v保养与维护 电脑办公和上机实训操作使用 根据数码相机品牌、型号的不同，其使用方法也略有不同。但大体 上数码相机的使用方法和普通相机是一样的。数

10、码相机可以直接连接到 计算机、电视机、打印机甚至手机上。在照相后用户可以马上检查图像 是否正确，并且可以立刻打印出来或是通过电子邮件传送出去。 电脑办公和上机实训保养与维护 数码相机是一种精巧、易损坏的光学设备，用户在平时就要注意对 其进行细心的保养。数码相机的日常保养主要包括以下3个方面：v镜头清洁v电池充电v闪光灯养护电脑办公和上机实训11.6 思考与练习 填空题1. 打印文档就是向 发送文档打印命令，由 执行打印命令完成打印任务。2. 在打印队列对话框中选择“ ”|“ ”命令，可以取消所有打印任务。3. 是一种输入设备，它可以将图片、照片、胶片以及文稿资料等书面材料或实物的外观扫描后输入

11、到电脑当中，并形成文件保存起来。 电脑办公和上机实训11.6 思考与练习 填空题4. 使用 可以帮助用户快速复制多份文档，提高公文印发的速度，节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。5. 在日常办公事务中发挥着重要的作用，成为许多公司传递信息的重要工具。6. 用户可以通过更改 来调整打印文档的打印次序，先打印急需的重要文档。 电脑办公和上机实训11.6 思考与练习 选择题7. 下面关于打印机的保养与维护叙述错误的是( )。A. 要使用干净的纸巾对喷墨打印机内部进行除尘B. 不能使用挥发性液体清洁打印机，以免损坏打印机表面C. 墨水盒应避光保存在无尘处，保存温度应在10到+35之间D. 不

12、能在带电状态下拆卸、安装喷头，不要用手或其他物品接触打印字车的电气触点8. 下面关于扫描仪的保养与维护叙述错误的是( )。A. 扫描仪在使用过程中要注意防高温、防尘、防湿、防震、防倾斜B. 扫描仪的清洁维护工作主要是对扫描的镜头组件、机械部件进行清洁、维护C. 在一些积垢很厚的地方，可以蘸一些酒精擦拭D. 如果发现扫描仪在使用过程中有噪音出现，则可能是滑动杆缺油或是积垢了 电脑办公和上机实训11.6 思考与练习 选择题9. 下面关于复印机的保养与维护叙述正确的是( )。A. 摆放复印机时，将机器放于阴暗处B. 加入墨粉前应保持墨粉瓶或筒平稳放置，避免大幅度摇晃C. 每天早晨上班后，打开复印机预热，可以烘干机内潮气D. 复印过程中一旦卡纸即说明复印机出了较大问题10. 下面关于传真机的保养与维护叙述正确的是( )。A. 要将传真机摆放在干燥的环境中，以避免潮湿，如将其摆放在有充足阳光的窗口旁B. 在传真过程中如果有需要，可以开合纸舱盖C. 纸张的好坏并不影响传真的效果D. 在使用传真机时，应注意不要频繁开关机电脑办公和上机实训11.6 思考与练习 操作题11. 使用扫描仪扫描图片。 12. 使用打印机打印Word文档。 13. 使用复印机复印打印好的文档。 14. 使用传真机发送传真。