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1、会展相关活动策划671什么是会展相关活动？n是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能 而在展会期间举办的各种活动。672第1节 展会相关活动概述n展会相关活动的种类n展会相关活动的作用n展会相关活动的原则6731.1 展会相关活动的种类n会议n表演n比赛674一、会议会议大会或年会专门会议代表会议论坛专题性学术会议研讨会讲座讨论会静修会专题讨论会集会675n会议（meeting）q各种会议的总称n大会或年会（convention）q就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题 可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域q年会通常包括全体代表大会和附带的小型 分组会议q多是周期性的，最常见的为一年一次676n专门
2、会议（conference）q类似于convention，没有实质区别n代表会议（congress）q被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某 一特定主题，报告者及讨论者均为其领域内 的成员或相关协会组织的成员677n论坛（forum）q特点是反复深入的讨论，一般由小组组长 或演讲者来主持，有不少听众参与其中，与 会者提出各种问题，发表各种不同观点，再 进行讨论，最后由主持人总结。n专题学术讨论会（symposium）q一般是某一领域的专家宣读某一主题的论 文，并沟通讨论和做出建议q讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者 既为听众，又做演讲的聚会或会议678n研讨会（seminar）q(大学)研究班
3、, 研究班讨论会课程; 美 专家讨论会q是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的 专家为达到训练或学习的目的而聚在一起开 的会议，适用于相对小型的团体n讲座（lecture）q通常是一位专家单独做讲演或示范，会后 有时会安排观众提问q规模大小不等679n讨论会（workshop）q是指几个人聚在一起就某一专门问题或任 务进行讨论q特点是与会者充分参与，互相交流。n静修会（retreat）q小型会议，在边远地区召开，其目的是为 了增进友谊，或是进行策划工作，或是“躲 清净”6710n专题讨论组（panel）q就(大会中的某一问题)专门研究小组q由一位组长主持，一小群专家作为座谈小 组成员，针对专门课
4、题提出观点再进行讨论n集会（assembly）q是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所 召开的正式全体会议。q参加者一般为其成员，其目的是为了讨论 和决定组织政策、组织内部的选举、预算、 财务计划等等。6711二、表演文艺性表演目的：为了活跃气氛或者扩大展会影响形式：n开幕晚会或晚宴n闭幕答谢晚会或晚宴n歌星或影视明星参加的文艺会演等6712二、表演营销性表演为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的 表演6713三、比赛以大众观赏性为主要目的比赛活动以行业为特征的专业型比赛6714四、其他相关活动n群众性参与活动n投资项目招商洽谈活动n项目招标活动 等等67151.2 举办相关活动的作用n强化展会
5、本身的四大功能q信息、展示、发布、贸易n吸引更多的潜在参展企业和观众n提升展会档次n活跃现场气氛67161.3 举办展会相关活动的原则n活动的主题与形式要符合展会的需要n能进一步丰富和完善展会的基本功能n有助于吸引更多的参展商和观众n有助于活跃气氛但不影响展览本身6717第2节 行业协会会议n行业协会会议一般是由行业协会或者政府主管部门组 织举办，行业协会会员或者该行业有关企 业参加的会议。67182.1 协会会议市场的主要国际组织UIA国际协会联盟Union of International AssociationsICCA国际会议协会International Congress & Con
6、vention Association 6719国际协会联盟（UIA）nUIA是一个非政府，非盈利性组织，成立于1910 年，总部设在布鲁塞尔，工作语言主要是英语和 法语，其宗旨是收集、研究、传播国际组织（包 括政府和非政府组织）会议信息，并进行国际组 织会议发展趋势的预测。6720国际会议协会（ICCA） nICCA于1963年由一群旅行代理商发起成立 。最初的目的是为了讨论加入日益发展壮 大的国际会议市场的可行的办法，和交换 彼此关于国际会议市场的信息。n随着会展业以前所未有的速度发展壮大。 这一动机就显得非常适合时宜，并且全球 各地都有成员申请加入ICCA，不仅包括大 会的旅行代理商，同
7、事还有会展业其他部 门的成员。6721n如今，ICCA已经成为国际会议市场最重要 的组织之一。它的会员包括为国际会议提 供交通、住宿以及协助处理会务等各个领 域的专业人员，涉及80多个国家的600多个 组织和公司。6722ICCA的会员类型67232.2 行业会议的类型n科技会议：q以技术推广、科技交流与合作为主要目的n商贸会议：q以传播商业和贸易信息、研讨行业贸易问题 为目的n行业协会会员会议：q以促进会员了解和合作为目的67242.3 协会会议选址时的考虑因素 对举办城市的选择n交通便捷n会议设施与酒店设施n会议组织者的专业技能n旅游景点n城市形象与国际认可度n目的地政府或会员的邀请n吸纳
8、新会员的机会n安全6725对举办场所或酒店的选择n适当的会议空间n客房是否充足n餐饮安排n适当的展示空间n交通便捷n服务67262.4 协会会议市场的特点周期6727会议举办的场所酒店会议中心大学和学院轮船疗养地和主题公园公共建筑67286729筹备时间q一般年会的筹备时间为25年，其他类型 会议筹备期不超过1年协会会议的决策者q行业协会的董事会、理事会、协会主席、 会长、秘书长67305.协会会议的期限673167326.与会人数19932001年67337.展会题材67348.时间偏好67352.5 行业协会的筹备方案议题：q富有行业特征，不仅仅是学术上的研讨，往 往带有政策指导倾向主讲人
9、和听众主讲人一般来自行业协会、会员单位、政府 主管部门观众一般来自会员单位6736会议议程比一般会议多了领导致辞和发言程序有新闻媒体对领导的采访和新闻发布会召开方式联谊会、座谈会、茶话会，等会议的资金来源会员的会费协会的基金政府拨款企业赞助6737第3节 公司会议市场n公司会议和协会会议有一个较大的区别 ：q协会会员可以自行决定是否参加会议，协 会为了吸引会员参加，就需要寻找一个具有 吸引力的举办地；q而公司员工是否参加会议，则由公司管理 者决定。67383.1 公司会议选择会址的考虑 因素n当地是否有该公司的分支机构n公司与该地是否有商业联系n公司在当地是否有投资机会n当地的酒店设施和会议设
10、施n是否有利于树立公司的团队精神n其他理由67393.2 公司会议的种类n全国性或地区性的销售会议n新产品发布会n专业研讨会n技术交流会n管理会议n培训会议n股东会议n奖励会议67403.3 公司会议市场的特点n周期 没有固定的周期，视需要召开n筹备时间 时间较短，一般不超过一年n员工必须出席6741n公司会议策划者所偏好的举办场所6742n会议期限 一般较短，1天结束； 较少能持续35天n价格 公司为展示自身的实力和良好的形象，一 般对价格不敏感6743n与会人数 远少于协会会议人数，平均在20100人之 间n公司会议决策者 公司总裁、部门经理、市场营销部门、人 力资源部门n公司会议的参加者
11、 公司雇员、分销商、零售商、消费者67443.4 公司会议业的主要国际组 织nMPI（国际会议策划人协会）nMeeting Professionals InternationalqMPI成立于1972年，总部设在美国得克萨斯 ，欧洲办事处在卢森堡。q该协会是引领全球会议业的一个重要组织， 主要从事会展业发展趋势的分析和预测。qMPI为会员提供实践和培训机会，为会员提 供最新的研究成果。6745第4节 专业研讨会和技术交流会n两种会议的异同？n办展机构需要做哪些工作？67464.1 专业研讨会和技术交流会的区别 1、主题不同n专业研讨会q偏重理论性：如行业发展的特点，行业的发 展趋势、对行业的总
12、结，行业的热点问题n技术交流会q偏重实际性：如行业新技术的开发与应用、 某项使用技术的推广等。67472、目标不同n专业研讨会q开拓思路、启迪思维、开阔视野q加深对行业的了解n技术交流会q促进技术的交流和传播67483、主讲人不同n专业研讨会q研究机构、大专院校和专业杂志的专家q企业研发部的研究人员、高层管理人员n技术交流会q科研机构、大专院校的技术人员q企业技术人员67494、听众不同n专业研讨会q范围较广q企业和科研机构的科研人员、技术人员、 管理人员、专业杂志的有关人员，等等n技术交流会q范围较窄q主要是企业的技术人员67505、复杂程度不同n专业研讨会q议题抽象，不需要太多的设备和演示
13、n技术交流会q议题具体q需要较多的设备作操作和演示67514.2 专业研讨会和技术交流会的策划由谁来策划？策划的主要内容？6752收集市场信息确定会议主题前瞻性总结性时尚性准备会议方案会议的名称、时间、地点、规模会议的主题和议题会议的主讲人和观众6753会议议程宣布会议开始致开幕词主讲人及嘉宾介绍会议主题闭幕准备会议资料6754会议的召开方式开放式： 没有主讲人，只有主持人，观众和与会 者自由讨论半开放式： 有主讲人，但在主讲人讲完后，观众有 时间和机会可以提问封闭式： 有主讲人，听众在主讲人讲完后，没有 机会提问6755会议的接待计划接待程序接待方式接待等级接待人员6756会议现场管理设备、
14、照明、温度、通风工作人员、技术设备维护人员茶水服务会场纪律会后总结评估会议对会展的意义和作用评估会议主题、议题、主讲人和听众评估会议的筹备和实施方案6757会议危机管理 参见第十一章会议财务费用： 场地租金、会场设备及布置费用、主讲 人和嘉宾演讲及接待费、资料费、翻译费、 宣传推广费收入： 门票、赞助费、冠名权费、发言费、广 告收入6758第5节 产品发布会和产品推介会n产品发布会与推介会的异同n办展机构的作用n两种会议策划时的侧重点67595.1 产品发布会与推介会的区别标的不同发布会：新产品或有关新产品的信息（概念 ）推介会：成熟的产品形式不同发布会：类似于新闻发布会推介会：用户座谈会、经
15、销商会议等6760听众不同发布会：新闻记者、产品研发人员、企业管 理人员推介会：经销商或最终用户67615.2 办展机构的作用n协调： 将多个企业的发布会和推介会统一安排n提供展示平台n提供现场管理与服务 办展机构能提供企业自身所不具备的专业 管理和服务。67625.3 两种会议策划时的侧重点n内容不同：q发布会：强调产品的“创新点”、设计、款式q推介会：介绍产品用途、性能n展示平台的要求不同：q发布会：对环境布置的档次要求较高q推介会：稍低、但能满足产品的演示功能6763n对服务内容的要求不同：q发布会： 产品实物重在形象，不要求演示，所以对 会议现场服务要求较低。q推介会： 实物展示、演示和示范，要求办展机构提 供较多的现场协助。6764第6节 表演、比赛及其他相关活动n6.1 表演一、组织者 1. 办展机构 2. 其他机构（如参展商） 二、类型 1. 与展览题材无关的表演 2. 与展览题材有关的表演6765三、办展机构的作用 1. 提供展示平台 2. 提供支持与管理四、注意点 1. 对展会本身的影响 2. 安全防范措施67666.2 比赛一、类型 1. 展品的评比 2. 展出内容 3.展位设计、展台布置 二、评审团和评审标准 三、获奖者 四、评奖揭晓、颁奖仪式6767
