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1、1四川省凉山州教育科学研究所 谌业锋 一、办公室主任应具备的基本素质 二、学校办公室主任的基本职责 三、办公室主任的特殊要求 四、办公室主任的工作艺术 五、搞好办公室工作要讲究方法2一、办公室主任应具备的基本素质 （一）政治素质 （二）思想素质 （三）道德素质 （四）知识素质 （五）心理素质3（一）政治素质 政治素质，是从事活动必须具备的政 治立场、政治观点和政治品质等各方 面的基本条件，它在整个素质中居首 要和根本的地位，对于其他素质的发 挥具有决定性的影响。4（二）思想素质 思想素质的高低是每个人成熟与否的重要 标志，它是领导的灵魂，对实现领导职能 起着关键的作用。 思想素质是理论修养、思
2、想作风、思想观 念以及思维方法等各方面的总和，可以说 ，没有良好的思想素质，就不可能有较好 的政治素质；没有良好的思想素质，知识 素质再高，也难以在实施领导过程中取得 应有的成就；没有良好的思想素质，领导 者的能力也就没有了根基。5（三）道德素质 道德素质是与自身工作和职业活动密切相 关的规范。 作为办公室主任，它的标准高于一般的职 业道德，要求严于一般的工作人员。 首先，要具有团结协作的胸怀，宽以待人 的修养，谦虚谨慎的态度。6 其次，要忠于职守，有率先垂范的作用、 廉洁自律的形象和无私奉献的精神。要从 细微处入手，养成“自重、自省、自励”的 习惯，逐步达到“慎思、慎欲、慎微、慎独 ”的境界
3、，具备强烈的责任感、事业心和奉 献精神，勇敢地迎接各项工作带来的机遇 和挑战。 第三，要公道正派、胸襟宽广、自重自强 ，不管对待上级领导还是职工群众，都要 一视同仁，平等对待，切忌因人而异，亲 疏有别。 7（四）知识素质 关键时刻一个人的知识储备的数量和质量 对其工作效果起决定性作用。 作为办公室主任应该有渊博的学识和丰厚 的文化底蕴，除了要掌握与自己本职工作 相关的业务知识以及现代的思维知识之外 还要掌握一定的历史知识、法律知识和现 代网络知识，广博的知识及合理的知识结 构对提高办公室主任的工作效率和水平具 有非同寻常的意义。8（五）心理素质 心理素质是其在活动中所呈现出来的心理 现象的特点
4、和个性，直接关系到领导者领 导水平，影响到组织目标的实现，特别是 在现代化的社会，作为一名办公室主任， 就更应该注重这方面的研究和培养。 在工作中要有坚定的信心、坚强的毅力、 顽强的意志、果断的性格、豁达乐观的心 胸、自我克制等良好的心理素质，克服嫉 妒、胆怯、紧张、偏见等不良的心理素质 。9二、学校办公室主任的基本职责 1、主持学校办公室工作，处理学校日常事务。 2、传达校长指令，收集执行情况并向校长汇报 。 3、组织校办公室人员搞好本职工作，加强行政 后勤管理人员的思想政治工作，组织政治、业务 、技术学习，不断提高他们的政治业务水平。 4、领导学校档案管理人员工作，严格执行保密 制度。 5
5、、加强对司机的领导和督促，切实保证汽车为 学校工作服务。 6、负责学校行政的公布、公告工作，加强校务 公开工作的领导，并做好材料的收集整理工作。10 7、负责学校重大事件的记载，组织学校会 议的布置工作并做好会议记录。 8、坚持原则，管理好学校公章。 9、及时处理来信来访接待工作，及时向校 长汇报教职工的婚、病等情况并做好慰问 工作。 10、积极做好学校形象宣传工作，大力维 护学校形象。 11、及时向校长汇报上级指示，做好文件 收发和传阅工作，整理文书档案和上报文 字材料。 12、协调、配合学校其它部门的工作。11三、办公室主任的特殊要求 从事办公室工作的同志不仅要具 备做人的基本素质，还要有
6、胜任“ 重要岗位”的特殊能力， 具体地讲就是乐于服务、忠诚可 靠、公道正派、清正廉洁、甘于 奉献、知识全面、业务精湛。12（一）要乐于服务 办公室主任应该有服务意识，办公室 工作的性质是服务的，和社会上的服 务行业是一样的，要有一种积极主动 的服务意识，要有一种让你的服务对 象满意的意识。 树立服务的意识，要在三个字上下功 夫。 早、快、好。 13早、快、好 一是早字。就是说要在主动服务上下功夫，做到 超前思考，特别是学校加快发展，教师的教学任 务繁重，要求办公室人员不能是被动地去应付工 作，而要主动去思考在哪些方面可以发挥自身优 势，帮助教师减轻负担，推动学校发展。 二是快字。就是说在高效服
7、务上下功夫，追求工 作效率，培养雷厉风行、事半功倍的行动能力。 三是好字。就是说在优质服务上下功夫，树立精 品意识，在精心和细心上下大功夫，本着求真务 实、细致入微、精益求精的态度做好每一项工作 。 14（二）要有一些高超的处世能力 一是要处事豁达，不要求全责备、斤 斤计较。 上下之间、部门之间在日常工作中不可能 没有矛盾，正是因为工作中有这样那样的 矛盾和问题，才需要我们去协调、去处理 ，在矛盾运动中将事物推向前进。 但是，我们在协调、处理各类工作矛盾、 问题时，一定要相互理解，相互支持，换 位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非 原则问题上较真，不在细微末节上纠缠。 15二是处事谨慎， 不要
8、随心所欲、粗心大意。 处事谨慎不是谨小慎微、胆小怕事，而是 要严谨、慎行。 开会发言、汇报工作、处理公文、接待来 访、现场处理协调问题，是办公室工作人 员的经常性工作，说话办事一定要言之有 据、行之有序、动之有规。 切忌口无遮掩、随意表态，东一榔头西一 棒子，把事情搅得乱七八糟。16三是待人真诚， 不要欺上瞒下、互不信任。 诚信是中华民族传统美德，是我们为人处事 的基本准则。上下之间、部门之间、同事之 间都要讲真诚，既不能欺骗上级部门和领导 ，更也不能愚弄基层和群众。 为人处事一定要真心换真心，诚心换诚心， 切忌互不信任、互相猜忌。要传达真实意图 ，反馈真实情况，把问题讲清、把原因讲透 、把办
9、法讲实，千万不要弄虚作假，反馈假 情况、反映假民意，干扰领导决策。 17（三）要有一个聪慧的头脑 一是坚定的政治头脑。 办公室的工作涉及到的每一个方面，政治 性都很强。在很大程度上，代表着一个学 校的主张，反映着学校的形象，连接着学 校和职工的切身利益。 办公室主任对事关政治性的问题，善于从 政治上观察、分析和处理问题，在大是大 非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定， 不随波逐流、人云亦云。 18二是丰实的理论头脑。 一个人的理论素养越高，预测、把握和解 决问题的能力就越强。 办公室主任，必须善始善终地把学习放在 第一位，扎实、认真地学习，要多读一些 经济、法律、科技、文史等方面的书籍， 扩展知
10、识领域，更新知识结构，提高分析 、解决问题的能力。在理论提高的过程中 ，既要注意知识的全面性，又要讲求学习 的系统性，还要注重学用的针对性，做到 在学习理论上“学精管用”、务求实效。19三是辩证的思维头脑。观察问题要多视角、 研究问题要多方位、 解决问题要多方法。 要注意思维的超前性。比如， 当问题还处于苗头的时候，就能捕捉它； 当认识还处在感性阶段的时候，就开始作理性的 思考和回答； 对前人和别人没有研究的问题，着手研究它，从 而找出规律性的东西，对面上的工作给予及时指 导，这是争取工作主动所必须的。 20四是求实的科学头脑。 实事求是是我们的一大工作作风，也是党 性的具体要求，是职业道德，
11、也是工作纪 律。每个干部想问题、提建议、当参谋、 写文章、办事情，都要符合客观实际。 切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩 小，真实地反映客观事物的本来面目，包 括向领导反映情况，决不能“想当然”、乱 揣摩。21五是精明的效益头脑。 要树立说错话、办错事、出歪招是一 种浪费、一种过失的观念。 在工作措施上，要以最少的投入争取 最好的效果，用最短的时间做更多的 事情。 在工作运作中，要讲效率、科学有序 、操作规范、线条清楚。22（四）要有一套过硬的功夫 一是勤奋好学的功夫。 在任何时候都应该有一种紧迫感和饥 饿感，对知识永远保持一种旺盛的好 奇心、新鲜感和求知欲。 要养成一种坐得下来、静得下心、
12、钻 得进去的学习习惯。23二是深入实践的功夫。 办公室主任的工作思路、工作点子、工作 实绩从哪里来？从根本上说，来源于生活 、来源于时代、来源于实践。 离开基层，脱离群众，领导机关就会成为 空中楼阁； 离开实际，领导干部就会成为“睁眼瞎”； 离开实践，办公室工作就会成为无源之水 、无本之木。24三是善于领悟的功夫。 办公室的工作是与人打交道的，是学校的 窗口和纽带，如果对来自基层的反映和群 众的呼声缺乏领悟，是绝对做不好工作的 。 当然，好的悟性是一个日积月累的过程， 可在与领导和同事的接触中把握他们的工 作习惯、思维方式和活动规律； 在接受任务时，充分听取要求和主张，尽 可能地准确理解和把握
13、领导的意图和基层 的反映，做到准确，有原则性；严谨，有 逻辑性；独到，有精辟性。25四是精于表达的功夫。 口头表达和书面表达能力，是基本功。 特别是文字水平，是一个人素质的综合反 映，是办公室工作人员的最基本要求。办 公室主任首先要会写会议材料和领导讲话 。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、 归纳、总结、演绎等复杂过程，使文章具 有“真、实、准、启”的特点，让大家听后 或看后能受到教育和启迪。 “说”和“写”同样重要，办公室的干部都要 加强锻炼，力求做到精雕细刻、千锤百炼 ，工作上人人都能“打通关”，个个都是“多 面手”。26（五）要有一种高尚的人格魅力 我们要求的人格，就是扎扎实实做事 、堂
14、堂正正做人的人格，有了这样一 种人格力量，我们就能挡住诱惑、守 住节操、战胜邪恶、超越自我。27一是对事业有春天般的热情。 办公室是一个学校的重要办事部门，也是 一个出成果、出人才的岗位。既然有幸走 上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般 的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追 寻它，尽力地干好它。 只要我们每一位干部把每一件工作当成一 种事业去追求，把领导和群众交办的每一 件小事作为一项任务去完成，就会在工作 实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报 ，我们的精神境界就会得到升华，人生价 值就会得到实现。 28二是对他人有大海一样的胸怀。 做好办公室工作离不开方方面面的配合与 支持。对人虚怀若谷、宽
15、厚容人，就会走 出世俗，接近崇高，这是办公室主任的美 德。 俗话说：“有容乃大，无欲则刚”，我们要 容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣 、作铺垫。29 要容人直言，不忌恨在心；要助人为乐， 不袖手旁观；要把别人的工作当作自己的 工作，以主人翁姿态提建议，当参谋；把 别人的困难当作自己的困难，以“甘为人梯 ”的风格送温暖、献爱心。 只有这样，才能赢得更多同志对我们工作 的支持与合作，别人和社会就会抬举你， 你工作的环境也才会更加宽松、和谐。30三是对名利象湖水那样平静。 在办公室工作，要努力做到不为名所累、 不为利所缚、不为欲所惑，不同别人计较 享受的条件和优势，要经得住诱惑，守得 住清贫，不
16、把以权谋私看作本事，不把追 求低级趣味视为潇洒，在任何情况下，对 待名利始终保持一颗平常心。 因为把名利看得太重，就会形成一种包袱 和压力，永无满足。只有把名利看得淡一 些，把事业看得重一些，才能摆脱因个人 私欲难以满足所带来的苦恼，从中使我们 的情操得到陶冶，心灵得到净化。 31四是对自己像旁观者一样清醒。 能不能知己所长、知己所短，是衡量办公 室主任是否成熟的重要标志。 知己所长，是要保持一种乐观向上的自信 心，而不是感到高人一等。 知己所短，是要不断反省自我，扬长避短 ，取长补短。32 取得成绩时，既感到自慰，又肯定大家的 作用； 受到批评时，既要有自责的勇气，又要及 时改正缺点。 在现实生活中，知“长”易而知“短”难，学 他人之长易，改自己之短难。 要做到知已所短，就要跳出自
