电子文档管理与技巧

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1、电子文档管理与技巧2009年03月20日* 1培训目录 文件命名及存档管理 文件打印前的准备工作 打印选项缩放功能的使用 其它注意事项Date 21、文件命名及存档管理1.1 文件命名及保存1.2 文件的基本内容1.3 自动存档的正确设置1.4 文档分类管理Date 31.1 文件命名及保存1.1.1 文件命名及保存的常规样式 Word文件命名样式 Excel文件命名样式 文件命名后的正确显示样式 错误的文件命名样式Date 41.1 文件命名及保存1.1.2 注意事项： 文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑

2、时，必须立即更改文 件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失Date 51.2 文件的基本内容1.2.1 文件内容：文件名创建人创建/修订日期Date 61.2 文件的基本内容1.2.2 注意事项： 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，可直 接从菜单“工具”-“插入”-“日期和时间”直接输入Date 71.3 自动存档的正确设置1.3.1 Word自动保存样式设置点击下拉菜单“工具”-“选项”打开“选项”后，选择“保存”对话框选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好自 已所需的时间单击“确定”按钮Date 81.

3、3 自动存档的正确设置1.3.2 Excel自动保存样式设置 选择菜单“工具”-“加载宏”，系统弹出“加 载宏”对话框 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复 选框 单击“确定”按钮 选择“工具”-“自动保存”，系统弹出“自动 保存”对话框 Date 91.3 自动存档的正确设置1.3.2 Excel自动保存样式设置 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是 在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输 入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔 单击“确定”按钮注意事项：清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每 次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确认 后，才能继续编辑，以免影

4、响工作效率Date 101.4 文档分类管理 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文 档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文档名 ，同时创建 “培训”文件夹 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直 接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文件夹中 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是 尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键 盘输入第一个字母即可找到对应的文档Date 112、文件打印前的准备工作 检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致）

5、检查打印设备是否连接且正常工作 最终打印时必须进行打印预览注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑Date 123、打印选项缩放功能的使 用3.1 Word的操作步骤3.2 Excel的操作步骤说明：打印预览时，如发现文件部分超边（即 超页）或需打印在一页时，可使用此项功能 。Date 133.1 Word的操作步骤3.1.1 操作步骤：选择【文件】菜单下的【打印】命令；在打开的“打印属性”设置框中，单击“按纸 型缩放”设置项处的下拉按钮，从弹出的下 拉列表中选中你需要的打印纸型；设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。Date 143.1 Word的操作步骤3.1.2 注意事项：默认

6、状态下，打印机选中的是“无缩放”类型 ；且“每页的版数”无须改变；在【文件】-【打印】-“属性”-【效果】- 【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。Date 153.2 Excel的操作步骤选择【文件】菜单下的【页面设置】命令；在打开的对话框中，单击“缩放比例”设置项 处的对话框；设置好缩放比例后，单击“打印预览”按钮直 到显示理解效果；单击“确定”按钮。Date 164、其它注意事项4.1 “我的文档”位置的正确设置4.2 妙用“格式刷”4.3 如何设置“页眉与页脚”4.4 在WORD中如何美化你的表格4.5 充分发挥你的左右手快捷键的使用Date 174

7、.1 “我的文档”位置的正确 设置4.1.1 更改前样式4.1.2 更改后样式4.1.3 更改原因4.1.4 更改步骤Date 184.1 “我的文档”位置的正确 设置4.1.1 更改前样式即系统默认格式，C:Documents and SettingsuserMy Documents4.1.2 更改后样式更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:My Documents”或“E:My Documents”Date 194.1 “我的文档”位置的正确 设置4.1.3 更改原因系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档 通常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般 不受影响注：什么是系统盘系统盘通常

8、指的就是Window系统安装后的硬 盘区域，默认盘为C盘Date 204.1 “我的文档”位置的正确 设置4.1.4 更改步骤 右击桌面“我的文档”，选择“属性”； 选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路径 “C:Documents and SettingsuserMy Documents”更改为“D:My Documents”或“E:My Documents” 更改时，弹出对话框“创建文件夹”； 点击“是”按钮。 Date 214.2妙用“格式刷”4.2.1 什么是“格式刷”4.2.2 格式刷的原理及作用Date 224.2.1 什么是“格式刷”“格式刷”实际上是一种特殊的复制、粘贴工 具，

9、主要用于对字符、段落和单元格的格式 化Date 234.2.2 格式刷的原理及作用4.2.2.1 工作原理将已设定好的样本格式快速复制到文档或工作表 中需设置此格式的其它部分，使之自动与样本格 式一致。简言之，“格式刷”就是“刷”格式用的， 也就是复制格式用的4.2.2.2 作用在进行版面格式的编排时，使用格式刷可以避免 大量的重复性操作，大大提高工作效率。Date 244.3 如何设置“页眉与页脚” 选择【视图】菜单下的【页眉和页脚】命令。切换 到【页面】视图，并出现【页眉和页脚】工具栏 Word可通过单击工具栏上的【在页眉和页脚间切换 】 按钮或者利用垂直滚动条向上、向下滚动，就可 以在页

10、眉和页脚之间切换 Excel则可直接在对话框中进行页眉与页脚切换 在“页眉与页脚中”输入相关文字后，单击【页眉和 页脚】工具栏上的【关闭】按钮Date 254.3 如何设置“页眉与页脚”注意事项： 可插入页码、日期和时间等作为文档的页眉或页脚 对于首页、偶数和奇数页，可使用不同的页眉或页 脚附：页眉与页脚样式Date 264.4 在WORD中如何美观表 格4.4.1 如何设置表格标题行重复选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项， 则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读时 有针对性的查找和对比上下文Date 274.4 在WORD中如何美观表 格4.4.2 “表格属性”的边框、底纹和选项的使用 选

11、中要标注边框或底纹的单元格后，然后选中相应的 线型，这样便可以直接从预览图中查看效果 有关“选项”，主要用于更改文字与边距的大小，一方 面，有利于增加输入更多文字；另一方面，更有利于 调整整个文本的格式Date 284.4 在WORD中如何美观表 格4.4.3 行与列距的设置方法 别忘记最简单易行的设置方法：直接选中整个表框， 然后把鼠标放置在表格的右下角自由拉动，只到选择 合适的位置放松鼠标即可； 选中工菜单栏“表格”的下拉菜单“自动调整”进行行与 列的自由设定； 手动调整（略）Date 294.5 快捷键的使用如果希望快速完成需要频繁执行的任务，指 定快捷键不失为一种非常好的方式，您只需

12、按下键盘上的一个或多个按键，即可完成一 项任务在操作过程中，要特别协调和利用好您的左 右手，这样操作会节省大量时间快捷键规则（略）Date 30The End!Thanks for you all coming!谢谢大家Date 31Word文件命名样式Date 32Excel文件命名样式Date 33文件命名后的正确显示样式Date 34错误的文件命名样式Date 35Word自动保存设置步骤1Date 36Word自动保存设置步骤2Date 37Excel自动保存设置步骤1Date 38Excel自动保存设置步骤2Date 39Excel自动保存设置步骤3Date 40Excel自动保存设置步骤4Date 41Excel自动保存设置注意事项步 骤1Date 42Excel自动保存设置注意事项步 骤2Date 43Word打印缩放功能设置步骤1Date 44Word打印缩放功能设置步骤2Date 45Excel打印缩放功能设置步骤1Date 46Excel打印缩放功能设置步骤2Date 47页眉与页脚设置样式Date 48