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1、中文Word 的使用第一章 Microsoft Office 简介Microsoft Office 是 美国Microsoft (微软)公司开发的办公自动化程序套 件,该软件以友好得图形窗口界面、风 格协调一致的操作,赢得人们的青睐, 成为目前人们处理日常工作最得力的助 手。Word 是 Office 家族的重要成员。 Excel、Outlook等常用软件也属于Office 家族成员。第二章 Word 简介lWord 是一个专门用于文字处理的软件。它运 行于Windows 的操作系统上。l和它同属一个家族的Excel 则是一个电子表格 软件。 Excel 虽然也具有一定的文本编辑功能 ,但它却
2、不是一个专门进行文字处理的软件。l和Word 一样可以用来专门处理文字的软件, 还有我国自行开发的WPS。它的功能类似于 Word 。一、Word 的启动方法l鼠标单击电脑桌面的“开始”菜单“程序 ” Microsoft Word”l鼠标双击Windows桌面上的word图标 或 单击快速启动工具栏上的快捷图标 l在Windows桌面上单击鼠标右键,弹出快 捷菜单后选择“新建”“Microsoft Word 文档”,如图快捷菜单图Word 的用户界面标题栏菜单栏工具栏Office助手最小化 恢复关闭文档窗口标尺垂 直 滚 动 条水平滚动条绘 图 工 具 栏状态栏编辑区插入点( 光标)二、了解W
3、ord的几个基本概念lWord文档:是对可以供Word 显示和编辑 的文件的统称。通常以 .doc 为其后缀名。l活动窗口:当前打开的多个窗口中正在使 用的那一个窗口。通常,该窗口的标题栏 为深色;非活动窗口的标题栏为灰色。l活动文档:当前正在显示或编辑的文档。l插入点:即文本编辑时的光标(I 形光标 )。其闪动的位置指明了当从键盘键入字 符时,字符应出现的位置。三、退出Word的方法l单击菜单栏上的“文件”“退出”。l单击Word工作窗口的关闭按钮l双击Word工作窗口标题栏最左端的Word控制菜单图标“W”。l直接按组合键+第三章 Word 的基本操作l一、创建文档l二、打开文档l三、保存
4、和关闭文档l四、输入文本l五、编辑文本创建文档的方法:l1、启动Word 后自动创建一份命名为 “ 文档1”的新文档(空白文档)。l2、在任意时刻,单击Word工作窗口中 常用工具栏最左边的“新建”图标。l3、在Word工作窗口单击菜单栏上的“ 文件”“新建”文档”在弹出的新建 对话框中,选择相应的文档类型,进而 可选择更为具体的“模板”,以便创建出 符合某种特殊格式或排版要求的文档。打开文档的方法:(对已存在的文档而言)l单击菜单栏上的“文件”“打开”;在弹 出的“打开”对话框中选择需要打开的文 档。l单击“文件”菜单,在弹出的下拉菜单的 底部,列出了4个最近刚编辑过或打开过 的文档的文件名
5、,若需再次编辑或打开 其中之一时,单击相应的文件名即可。l单击常用工具栏上的“打开”按钮 或按 快捷键+O,在弹出的“打开”对话 框中选择需要打开的文档。保存和关闭文档l要快速保存文档,请单击“常用”工 具栏上的“保存”按钮 要以不同的位置或格式保存文档 ,可采用以下方法:1.以Microsoft Word格式保存文档;2.以其他文件名或格式保存文档;3.设置定时自动保存。l关闭文档以Microsoft Word格式保存文档l保存尚未命名的新文档(步骤)单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 。如果要将文档保存到另一个文件夹中,请找 到并打开该文件夹。在“文件名”框中,键入文档的名称。 如果需 要
6、,可使用具有描述性的长文件名(最多可 包含 255 个字符。文件名中不能包含以下字 符:正斜杠(/)、反斜杠()、大于号( )、小于号()、星号(*)、问号(?)、 引号(“)、竖线(|)、冒号(:) 或分号(; ) )。以Microsoft Word格式保存文档单击“保存”按钮l保存已有文档请单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 即 可。或单击 “文件”菜单,选择“保存”,点击 该项后按前一方法操作。l同时保存所有打开的文档按住 Shift 键并单击“文件”菜单中的“全部 保存”命令l在Word中编辑的文档,在保存时一般以 .doc为默认后缀名。但有时也可根据实际 需要,将当前编辑的文档保存为
7、Word兼容 的其他文件类型。具体保存方法为:保存文档时,在弹出的“另存为”对话框 中,点击“保存类型”框右边的 符号,在 下拉菜单中选择您想保存的文件类型。然 后点击“保存”按钮即可。以其他文件名或格式保存文档l有时当我们打开一个已有文档,将其修改 后,想把它保存为另外的一个文档,同时 保留原文档不变,则可使用以下方法:单击菜单栏上的“文件”“另存为”,弹 出“另存为”对话框后,选择这个新文件的“ 保存位置”,在“文件名”框中输入一个新的 文件名(尽量不要和已有文件重名),然 后单击“保存”即可。以其他文件名或格式保存文档设置定时自动保存lWord提供了自动保存文档的功能,以避免在 系统死机
8、、停电或其他意外情况下造成数据 丢失,或尽可能减少损失。系统默认的自动 保存时间间隔为10分钟,用户也可以自行设 置。l具体操作方法为:单击菜单栏上的“工具”“选项”,在弹出 的“选项”对话框中,点击“保存”选项卡,在“ 保存选项”栏中,选择“自动保存时间间隔”, 其后的框中,可设置每次自动保存的时间间 隔。关闭文档当一份文档输入或编辑完成后,应 该将它关闭,这样才能保证该文档的安 全,同时便于我们进行其他工作。关闭 文档具体方法为:l最直接的方法为:直接单击文档窗口右 上角的 关闭按钮。l单击菜单栏上的“文件”“关闭”关闭文档此时,若被关闭的文档是自创建或打开以来 从未保存过的,则关闭时,将
9、在屏幕上弹出一个 对话框,询问您“是否保存对的修改?”,点击 “是”,将先保存该文档后再关闭它;若点“否”, 将直接关闭该文档而不保存它;若点“取消”,就 不会关闭它。此时,若被关闭的文档是从未命名过的一个 新文档,则关闭时,会弹出“另存为”对话框,等 对其命名后,才会关闭它。此时,若同时打开了多个文档,则执行上述 关闭操作,只能关闭当前活动窗口中的文档(一 个文档)。若要同时关闭这多个文档,可按住 Shift 键并单击“文件”菜单中的“全部关闭”命令即 可。输入文本(文档的录入)输入文本一般分为2个步骤:确定 输入位置 ;输入文本内容。l确定输入位置通过鼠标确定插入点位置;通过键盘确定插入点
10、位置。l输入文本内容输入文字(中文/英文);输入符号/特殊 符号;输入日期和时间;插入自动图文 集。输入文字lWord启动后,默认为英文输入方式; 若需输入中文,需将输入法切换为中文 输入方式(如:选择“智能ABC”输入法 )。l输入过程中输入错字时,可以按 BackSpace(退格)键删去插入点之前的文 字;也可以按Delete(删除)键删去插入 点之后的文字。lWord具有自动换行功能;只有当键入 回车键Enter后,才认为一个段落结束, 因此,回车符 也叫做段落标记。输入符号/特殊符号当我们需要输入的字符或符号在键盘上 不能找到时,可以通过以下方法输入:l单击菜单栏上的“插入”“符号”在
11、弹出 的“符号”对话框中移动右边的滚动条用鼠 标将需要的符号从中选出。l单击菜单栏上的“插入”“特殊符号” 在弹出的“插入特殊符号”对话框中,用鼠 标将需要的符号从中选出。输入日期和时间输入日期和时间的方法通常有以下两种 :l把日期和时间当成普通的文字或符号直 接从键盘输入。此方法适用于输入任意 日期和时间。l单击菜单栏上的“插入”“日期和时间” ,在弹出的“日期和时间”对话框中选择 需要输出的日期和时间的“有效格式”, 然后单击“确定”即可。插入自动图文集单击文档中要插入“自动图文集”词条的 位置。指向“插入”菜单中的“自动图文集”子菜 单。 如果子菜单包含段落样式列表(如“正 文”或“称呼
12、”),请指向与您的“自动图 文集”词条相链接的样式。单击所需的“自动图文集”词条名称。 编辑文本l选定文本l插入或删除文本l文本的复制、剪切、粘贴l撤消与恢复l查找与替换l文本的移动选定文本在对当前文档进行各种编辑操作之前,必 须先选定被编辑的对象,然后才进行操作。即 :“先选定,后操作 ”是Word环境下进行操作 的重要特点。那么,什么样的文本就说明它被选定了呢 ?一般来说,选定某一操作对象后,被选的内 容会变暗或变为彩色,或以“反白”形式出现。l用鼠标选定文本l用键盘选定文本用鼠标选定文本1.选择某个词/单词:将插入点置于该词上,双击。2.选定一句(以。!或?结尾): 按住 Ctrl键不放
13、,同时在该句子上单击。3.选定一行:插入点置于该行最左端,当鼠标指针变为指向右上角的 箭头时,单击。4.选定一段:插入点置于该段的任意位置,三击;或插入点置于该行最左端,当鼠标指针变为指向 右上角的箭头时,双击。用鼠标选定文本5.选定一个矩形区域:先将插入点移到待选择区域 的一角并单击,然后按住Alt键的同时,拖动鼠标至矩形区域的对角,即可。6.选定整篇文档的内容:插入点置于文档左边空白 区(选定区),三击;或单击菜单栏上的“编辑 ”“全选”;或按快捷键Ctrl+A。7.选定任意一段连续区域:将插入点置于要选择文本的开始部分,点击鼠标左键的同时,将光标拖 动到文本的结束部分。用键盘选定文本l把
14、插入点移至要选定内容的开始部位,然后按住Shift键 + 光标移动键逐字选定文本内容。l利用键盘确定插入点位置的方法插入文本l插入文字将插入点移到需要插入新内容的位置 ,单击鼠标左键;直接输入要插入的新 内容,若要插入空白,可直接按空格键 。(插入后,原来插入点后的文字自动 向后推移,并自动对版面重排。)删除文本l删除文字在默认(插入)状态下,删除文字的 方法如下: 1. 删除单个字符: 将插入点置于要删除 字符的左侧/右侧,按Del键 / Backspace键,即可。 2. 删除大段文本:先选定一段待删的文 本,按Del键或Backspace键,即可。文本的剪切、复制、粘贴l在Word文本编
15、辑过程中,我们经常 需要输入一些相同的内容,若用键盘 再次输入的话,可能会十分烦琐,这 时,可以采取“复制”的方法。l有时,当我们需要将原来输入的某个 文本内容从原来的位置“删去”,而移 动到一个新的位置时,可以采取“剪 切”的方法。复制、粘贴l首先选定待复制的文本l单击“常用”工具栏上的复制图标 ,或 在菜单栏上单击“编辑”“复制”,或按 快捷键Ctrl+C。l将插入点置于要插入该文本的位置,然 后单击“常用”工具栏上的粘贴图标 ,或在菜单栏上单击“编辑”“粘贴”,或 按快捷键Ctrl+V。剪切、粘贴l首先选定待剪切的文本l单击“常用”工具栏上的剪切图标 ,或在菜单栏上单击“编辑”“剪切”,
16、或按快捷键Ctrl+X。l将插入点置于要插入该文本的位置,然后单击“常用”工具栏上的粘贴图标 ,或在菜单栏上单击“编辑”“粘贴”,或按快捷键Ctrl+V。l注:剪切后的文本,将从原位置消失,粘贴后出现 在新位置上。撤消lWord有一个很有用的功能,即:可撤消最近 做过的操作,使文档还原到这些操作之前的 状态。这一功能为不小心进行了误操作提供 了快速改正的机会。l一个重要前提是:撤消这些操作时,文档还 未被保存过。否则,这些操作将不能撤消。l撤消(还原)的方法: 在“常用”工具栏上单击“撤消”按钮(每按一次 ,就撤消最近的一步操作); 或 单击菜单栏上的“编辑”“撤消”;或 使用快捷键Ctrl+Z或 单击“撤消”按钮右边的小三角,拖动鼠标 可一次选择多个要撤消的操作,选定后单击 左键,即可。 恢复l恢复(重做)的方法