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1、上海电力企业资源计划管理咨询项目 业务流程重组培训毕马威管理咨询二二年七月八日 文件日期: *管理资源吧培训内容及时间安排q业务流程重组概念20分钟q流程绘制方法及技巧20分钟q流程绘制练习 40分钟q流程改进原则10分钟q流程改进练习20分钟q提问和回答10分钟培训目标培训目标明确流明确流 程程 重组的重组的 原理原理学会绘学会绘 制制 流程图流程图 的的 方法方法掌握流掌握流 程改进程改进 的原则的原则流程重组概念 从功能到流程的观念 流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？ q业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相 关的活动q业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一 的部门q业务流程能
2、够贯穿始终地反映经营情况q流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.q如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实 现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心 的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步部门内部逐步 改进与完善改进与完善公司业务流程公司业务流程 重组重组战略重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户 服务水平竞争优势成功的
3、业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电 力 工 程 建 设采 购设 备 维 护客 户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电 力 工 程 建 设采 购设 备 维 护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机 构的典型“警告信号”:-供电的可靠性降低-资产的利用率下降-竞争能力下降-客户满意程度降低-新近出台的政府改革立法-行业趋势变化-陈旧的信
4、息技术应用流程重组的成功结果压缩时间减少不增加 价值的活动授予相 应权限客户联盟一次做好在流程开始时 就保证质量设定有弹 性的目标有效降低成本， 领先的技术持续的改善循环流程图绘制的方法及技巧 流程图绘制目标及基本知识讲解 流程图的绘制 流程图交付要求流程绘制目标q理解现有流程和资源分配q阐明企业关键问题q识别改进的良机q流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动， 帮助确定改善机会q一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结果的一系列步骤什么是流程图？流程图绘制流程图绘制主要包括以下三项内容：-理解流程-编制流程图-完善流程图流程图绘制流程图绘制基础-有明确定义的开端和结束-有
5、输入必有输出-在整个企业组织中“流动”-不局限于单一的功能和部门流程输入输出流程图绘制 管理要素的划分营营 运运 流流 程程管管 理理 支支 持持 流流 程程采购管理采购管理营销管理营销管理发电管理发电管理输电管理输电管理配电管理配电管理技术、电能质量管理技术、电能质量管理行政事务管理行政事务管理预算管理预算管理财务管理财务管理投资管理投资管理信息系统管理信息系统管理人力资源管理人力资源管理固定资产管理固定资产管理检修计划管理检修计划管理下列为绘制流程图所需考虑的要素信息：行为行为 责任责任 输入输入在流程中的关键行为 流程中的关键责任 每一行为的主要输入 来源输出输出 顾客顾客 时间和成本时
6、间和成本每一行为的关键交付成果 每一行为输出的接受者 每一行为所需的时（内部和外部） 间/成本画流程图需了解的信息文件/表格： 该标识文件，包括表格、字母和报告。它既可表示输入，又可表示 输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。系统/数据库： 该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机 系统表现为输入、处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。流程图绘制标识一套标准的符号能帮助快速并且一致地通过流程图进行沟通流程操作： 该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件 （如手写的采购单），或人工检查一个文件。流程参见: 该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。流
7、程图绘制标识数据信息: 该标识用于指示输入流程的数据和信息。决定批复： 该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处 需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否 ”的情况，下方联接“是”的情况。方向标记： 流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。流向从左到右 代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。流程图绘制标识存档: 该框代表一个文档在此处需要被存档。开始/结束: 该框用以表示一个流程的开始和结束。流程图绘制标识流程图连接标识： 该标识用于同一流程图中页和页的连续或者用于同页内从一个动作框转 到另一个动作框。当画到页底时，可以在图中最后一项内容
8、后使用连接 标识。连接标识的画法：在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后 在需要接入的地方画上同样的流程连接标识，在该标识上写下相同的英 文大写字母。流程图绘制标识A继续“是”情况下的流程是否 状况表是 否被批准?A对状况表 作修改在决定框之前使用手工操作标识： 如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表 示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之 前通常有人工活动标识。是否 是否有效？流程图绘制标识验证统计 数据的有效性流程图绘制询问一个流程活动的问题包括：-流程/任务生成什么？-职员怎样执行它？-为什么要这样做？-何时、由谁对它进行复核？-流程活动需要多少时间？-流程活
9、动何时需要？-错误/问题的种类、频率和发生原因是什么？-怎样处理错误/问题/例外？-输出什么？输出多少？-输出至哪里？q流程范围q控制目标q主要控制点q涉及部门及表格q流程流转时间q特定政策建议步骤:-从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程-确定每个子流程的开始和结束(保持重点) -确定关键输入和输出-按步骤进行每个关键业务子流程-节约时间: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面-采用标准的流程图符号-在流程绘制过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会-核查流程的准确性流程图绘制的技巧C 需要 按实际情况绘制流程C 需要 在整个组织内思考流程C 需要 与流程牵涉的人员交流C
10、 需要 在开始前确认流程的起点和结束C 需要 高层次的流程图D 不能 按照自己的想象绘制流程D 不能 把流程图局限在自己的部门D 不能 闭门造车，在真空中工作D 不能 在确认流程范围前绘制流程D 不能 陷入太多的细节流程绘制应注意的要点总结流程图的格式-宋体-标题采用14号字体、加粗、中间对齐-部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐-框内采用68号字体、普通不加粗、中间对齐-连线采用与框内同样字体、中间对齐-尽量避免相交线业务流程图交付要求业务流程图交付要求q流程图的组成-流程图标题-涉及部门-部门分隔线-标识符-连线框内框内的的字字 宋体宋体 6 68 8号号 普通普通不不加粗加粗 中间
11、中间对齐对齐标题标题 宋体宋体 1414号号 加粗加粗 中间中间对齐对齐部门部门 宋体宋体 1010号号 加粗加粗 下划线下划线 中间对齐中间对齐连线连线尽量尽量避免避免交交 叉叉、有时有时可以可以适适 当当合并合并以以求求简单简单 明了明了不同不同的的选项选项在在连连 线线上标上标明，明，与与框框 内内的的字体字体同样同样要要 求求将单据传 递给办公 室将单据传递给 办公室将单据传 递给办公 室将单据传递 给办公室将单据传递 给办公室将单据传递 给办公室将单据传 递给办公 室将单据传 递给办公 室将单据传递 给办公室q起始点、终止点和流程对象必须清晰q输入和输出应当明确q应当在合适的地方标出
12、估计时间（该项流程作业所需的时间）q为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围q做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图q详细程度应达到足以识别无效率的活动q量化目前的关键绩效考评指标业务流程图交付要求现状流程图样张样 张流程绘制练习思考与讨论：流程图绘制中包含哪六条重要信息？过去所认识的业务流程和今天介绍的业务流程有什么区别？您期望通过这次流程重组得到的收益有那些？您认为上海电力有那些现象表明需要进行流程重组？举例说明时间/成本要素的主要用途？实例练习 - 物资采购计划申请与审核q供电所计划员制定本供电所的项目物资采购计划草案，交供应科科长审核 q供应科科长从技术的角度考虑
13、是否批准该采购计划，在1天内作出批复q如果供应科科长审批通过，则报供电所所长签字；如果通不过则返回计划员并向其提出修 改意见 q所长审批需要半天 q所长签字后，交供电公司对口职能部门在3天内从技术角度对采购计划进行审核q如果审核不通过则返回供电所；如果审核通过则由办公室将采购计划汇总平衡后交供电公 司总经理签字 q供电公司总经理一般在3天内签字确认，然后交电力公司归口部门审核 q电力公司归口部门主要从资金、技术方面进行考虑，通常在1周内审核通过后交由办公室进行汇总平衡 q电力公司总经理在1周内审核办公室平衡汇总过的采购计划q电力公司总经理审核通过的正式采购计划传真给物资公司实施采购 1.1.找出流程本身存在的问题找出流程本身存在的问题2.2.寻求通过信息技术系统的应用提高流程效率的机会寻求通过信息技术系统的应用提高流程效率的机会3.3
