打印档案对齐技巧

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1、WORD 在健康档案管理中的应用基础知识l 1.建立保存word文 档l 2.录入文字l 3. word常用操作Word是什么Word是微软公司的 Office系列办公组件的 文字编辑软件。常见有word2000、XP、03 、07、10几个版本，版本越新功能越强。我们可以用它方便地编辑、打印文档。主要是文字编辑而不是数据、图片。启动WORD1 用鼠标单击“开始”按钮，选择“程序”项，在弹 出的菜单中选择“Microsoft Office Word” 。2 双击WORD图标。建立Word文档lWord启动之后自动建立一个新文档，单击工 具栏上的“新建空白文档”按钮，也可以新建 一个空白的文档。

2、l在桌面点鼠标右键，选择新建，再选Office Word。这是新建一个文档最常用的方法。打开文档怎么在打开以前存盘的文档呢？ 1 双击WORD文档图标，Word就会自动启动并 打开文件。 2 选择文件，在下拉菜单可以看到最近使用的 几个文档，用鼠标单击就能打开它。 3 在Word开启时打开文件，单击工具栏上的“打 开”按钮 ，就可以打开一个“打开文件”对话框 。然后选择需要打开的文件。文字录入l现在我们来输入文档的内容：按Ctrl+Shift键 打开中文输入法，敲入文字。这些字就在屏 幕上出现了，而光标也到了字的后面。l敲一下回车，光标移到了下一行。l敲回车是给文章分段。我们平常用笔在纸上 写

3、文章不都是一段一段的吗？在纸上分段很 简单，只要另起一行，空两格开始写就行了 。但在Word中，我们就必须敲一下回车，告 诉它该新起一段了。文字修改l如果有输错的文字，该如何更改呢？用鼠标在要修 改字前面单击，将光标定位到这个字的前面，按一 下Delete键就删掉了。删除文字还可以使用 Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。 对于输入错误的字可以用它来直接删除。l修改时输入一个字，后面一个字就消除了，是处于 改写状态。按INSERT。l当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然 后按一下Delete键，就可以把选中的这个段落全部 删除了。 关闭、保存WORD文档1 关闭word

4、文档点击word界面右上角的X,或者 依次按altF X，就可以关闭word文档。 如果对文档进行了修改，一般要进行保存。关闭、保存WORD文档2 保存WORD文档有时一个文档可能要写很长时间，不一定能 一次写完。如果没有保存，关机后我们所做 的工作就会被丢掉，这样就不得不从头再来 。保存后我们就可以把以前保存的东西拿出 来接着做，就不会浪费时间。关闭、保存WORD文档3 如何保存WORD文档1 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 。当你写比较长的文档，中途休息，或告一段落时 ，一定要记得按 “保存”键！2 “文件”菜单中的“另存为”命令 打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，可以打开“另存

5、为”对话框，输入新的文件名称，单击“保存”按钮就 可以把文档保存起来了。如果是修改文档，建议使用 “另存为”选项。关闭、保存WORD文档l3系统默认的目录是 My Document，我们可 以把文件保存在这个目录下，也可以创建一 个自己的文件夹。l4在“文件名”文本框中输入一个文件名。如果 word文档中标题内有文字，系统就会以这个 标题作为文件的名字；不含标题，系统默认 文件名为“word文档1”；扩展名是“.DOC”，是 word文档的缩写；如果不想改文件的名字， 就单击“保存”按钮，文件就被保存好了。自动保存lWord有自动保存功能，可以帮助我们对文档 进行保存：打开“工具”菜单选项保存

6、 自动保 存时间间隔，默认的时间是10分钟，可以改 变这个时间的设置，把时间适当减小，以保 证信息的丢失尽量小。自动保存l 自动保存会存储你上次最后一次手动存 盘到最后一次自动保存之间所输入的内容， 用Word再次打开原来的文件，可会出现一个 恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是 上次断电时自动保存的所有信息了，将恢复 文档保存就可以最大限度的减小损失了。文档的保护l有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时 可以给文档设置一个口令，把文档保护起来 。l打开工具 选项保存修改权限密码，输 入一个密码， 确定确认密码，再一次输 入密码， 确定，密码就设置好了。l关闭并保存文档，再打开它，就会出现一

7、个“ 密码”对话框，要求我们输入一个密码，否则 就只能以只读方式打开文档。文档的保护l如果你不希望别人看到文档的内容，还可以 设置一个“打开权限密码”，再打开文档时会 弹出一个“密码”对话框，现在如果不输入密 码就不能打开文档了。要是不想要密码了， 打开“选项”对话框，在两个密码的正文框里 把密码清除就可以了。要是把密码忘了，你 自己也打不开。设置 “打开权限密码”，要慎 重！word的常用操作之一复制和粘贴对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比 较方便。 1 复制先选定要重复输入的文字，使用编辑 复制 或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命 令对文字进行复制。word的常用操作之一

8、复制和粘贴2 粘贴复制后在要输入的地方插入光标，使用编辑 粘贴 或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键 Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输 入的麻烦。Word的常用操作之二移动和剪切1 移动：先选中要移动的文字，然后在选中的 文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到 要插入的地方松开，那儿的文字就跑到放手 的位置了，这常用于字句位置的调换。 Word的常用操作之二移动和剪切2 剪切剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将 选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝 到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位 置删除了。Word的常用操作之三查找和替换l1查找l使用“查找替换”项。单击“查找” “查找

9、内容” 输入框中输入要查找的内容，查找的方向可 以向前或向后， 查找下一处，就可以找到 文档中下一处查找的内容的位置。 可以使用 “？”，代替文字或符号。查找对象的特点可 以设定格式选项中的大部分内容。Word的常用操作之三查找和替换l2替换l将查找到的内容变为想要的内容。l使用“查找替换”项， “替换” “替换为”输入框 中输入替换后的内容，替换对象可以设为格 式选项中的大部分内容。可以一个一个地替 换，也可以全部替换。撤消和恢复撤消和恢复是相对应的，撤消是取消上一 步的操作，而恢复就是把撤消操作再重复回 来。 好比走路的时候，向后退一步是撤销， 退一步再前进一步就是恢复。打印健康档案l 1

10、 确定打印位置文字位置调整l 2 导入档案信息文字位置调整文字位置调整1.1 上下调整1.2 左右调整文字位置调整-上下调整l先用enter键输入换行符初步调整 ，再改动行距做精确调整。l格式段落行距固定值，在设 置值方框中输入适当的数字。文字位置调整-左右调整l先用空格键输入空格初步调整 ，再改动字符间距做精确调整 。l格式字体字符间距，在磅 值方框中输入适当的数字。确定打印对象位置的方法l 1 顺藤摸瓜l 2 阡陌纵横l 3 按图索骥l 4 最终幻想 ？确定打印位置的方法之一顺藤摸瓜l顺藤摸瓜 先估计位置，打印到纸上，然后 根据离准确位置的距离一步一步的调整，直 到符合要求。调整的次数比较

11、多。确定打印位置的方法之二阡陌纵横阡陌纵横l商周时期，人们把宽阔的田地划分为一定面 积的方田，道路和渠道纵横交错，把土地分 隔成方块，便于耕作，形状像“井”字，因此 称做“井田”。 l阡陌就是田间纵横交错的小路确定打印位置的方法之二阡陌纵横l先给word编辑区加上纵横交错的背景线，将 它分隔成小方块，然后打印在健康档案上， 用小方块明确打印内容的目标位置，最后在 word中对应的方框位置输入打印内容，消除 背景线。l位置准确，调整次数少，不受内容限制。阡陌纵横l阡陌制作 l格式 背景 填充效果纹理，可以选择纹 理。选用一张有坐标的格子图片作为纹理。确定打印位置的方法之三按图索骥l春秋时候，秦国

12、有个叫孙阳的人，擅长相马 ，无论什么样的马，他一眼就能分出优劣。 人们都称他为伯乐。孙阳把自己多年积累的 相马经验和知识写成了一本书，配上各种马 的形态图，书名叫相马经 。按照书上所 绘的图形去找好马，就比较容易。我们这次 就通过图形来确定打印位置。确定打印位置的方法之三按图索骥l按图索骥有俩种方法l找一张和健康档案一样大小的打印纸。在纸上打出 填写内容，再与健康档案重叠，对着明亮的地方透 光观察，逐步调整，确定打印位置。l调整word编辑区域显示比例，让它在屏幕上显示时 就和健康档案一样大小。把要填写的那一页压在屏 幕上，找到打印的位置，输入打印内容。 一般先调 横向，再调纵向。“望眼欲穿”

13、l速度快，特别适合字体大内容不多的地方。 确定打印位置的方法之四如出一辙l这是是前面几种方法的提高组合，由量变到质变， 成为一种近乎完美的方法。在它的光芒面前，不管 是顺藤摸瓜，还是按图索骥都显得黯然无色。这就 是我们反复探求的收获如出一辙。有了如出一辙 的存在，确定打印位置的问题，不再成为问题它非 常简单，几乎不需要调整，直接把要打印的内容输 入到指示的位置，就能确定分毫不差地打印出来， 差的只是打印机的精度。制作方法非常的简单，扫 描健康档案制作背景在要填写的地方导入内容 打印出来。文档的打印l1 打印机的选择工欲善其事必先利其器，为了快 速准确的打印，我们首先要选择合 适的打印机。l （

14、1）打印机的重复性能l （2）打印速度及纸张要求文档的打印l1 直接打印一般情况下，只要点击文件打 印有或者直接点打印的图标就可以了 。文档的打印l2 打印部分内容打印某一页 把光标移动到那一页，在页面范围点击打印当前页l打印某一页上的部分内容 l若需要打印的内容只是文档中的某一部分，不是一 整页，可在文档里先选定需要的因的这部分的内容 ，然后在打印范围点选定的内容就会只打印被选中 部分的内容。文档的打印l3 多页打印l如果文章只有1节，要打印1、3页，以及 512页。1，3，5-12l如果你的文档大于2节，Word中用s代表节 (section)，用p代表页(page)。 l若需要打印第2节

15、第3页，页码范围：p3s2 l若需要打印第1节和第3节，页码范围：s1,s3打印时的注意事项l3 分几次打印分几次打印时要避免重复打印已完成 的部分。1做好标记，对已打印内容的最后地方 加上已打印。2 删除已打印内容，重新保存需要打印 的部分。从EXCEL中导入数据l1 编辑电子表格l2 邮件合并导入数据编辑电子表格l1 去掉合并的表头。l2 给需要导入的列命名。l3 补充缺少的数据。导入数据邮件合并l先建立两个文档：一个WORD，包括共有内 容的主文档（比如未填写的健康档案封面） 和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写 的编号、姓名、常住地址等），然后使用邮 件合并功能在主文档中插入变化

16、的信息，合 成后的文件可以保存为Word文档，打印出来 。邮件合并l第一步：准备数据源l 这个数据源就是有健康档案信息的Excel工作表 。l第二步：准备模板l 模板文件就是即将输出的界面模板，就是一个 我们编辑好的Word文档。 l 第三步：邮件合并打开模板文件，依次选择工具信函和邮件邮 件合并，完毕之后右边会出现邮件合并窗口。 邮件合并l 1 文档类型信函下一步l 2 选择开始文档使用当前文档下一步l 3 选择收件人使用现有表 在弹出窗口中 选取合适的Excel工作表下一步邮件合并l 4 其他项目插入合并域数据库域把数 据插入到适当的位置下一步l 5 预览信函，可以看到一份要填写的信息。 下一步l 6 完成合并，可以选择部分内容。l 打印，打印出来。l 编辑个人信函，保存为word文档。l结束