档案管理培训 第四章 档案的整理

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1、本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第四章 档案的整理 第一节 档案整理工作概述 第二节 全 宗 第三节 全宗内档案的分类 第四节 立卷方法的改革 第五节 立卷方法的改革附件 第六节 类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号 第七节 档案整理中的组织管理 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第一节 档案整理工作概述 一、整理工作内容 （一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、档案整理工作的意义（一）档案的整理是揭示文件之间的有机联 系，为发挥档案作用创造了有利条件 （二）档案的整理是档

2、案管理所有业务活动 的关键环节 （三）档案整理是实现档案管理现代化的要 求 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、档案整理工作的原则（一）充分利用原有的整理基础 1.提高对原来整理工作的认识 2.不要轻易打乱档案 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（二）保持文件之间的历史联系 1.来源方面的联系 2.时间方面的联系 3.内容方面的联系 4.形式方面的联系 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（三）便于保管和利用 整理档案时，注意利用原有的基础， 保持文件之间的历史联系，以便于保管和 利用。但是有时保持文件的联系和便于保 管利用又不一致。 本书

3、由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目四、档案整理工作流程 （一）机关的档案整理工作流程 （二）档案馆的整理工作流程 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第二节 全 宗 一、全宗及其作用 全宗是一个国家机构、社会组织、个人 形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆 档案的第一层分类、管理单位。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（一）全宗是有机联系的档案整体 （二）全宗是在一定的历史活动中形成的 （三）全宗是以一定的社会单位为基础而构 成的 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、确认全宗和立档单位（一）组织全宗的构成条件（二）个人全宗

4、的构成条件 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、区分全宗 （一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 （二）立档单位变化所导致的区分全宗 （三）临时性机构档案的区分全宗 （四）判定档案所属全宗 （五）组织全宗与个人全宗档案的区分 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目四、个人全宗 个人全宗是社会知名人士（如社会活 动家、科学家、艺术家、教育家、企业家 、英雄模范等）在其一生活动中形成的档 案整体。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目五、全宗的补充形式 （一）联合全宗 （二）全宗汇集 （三）档案汇集 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下

5、载栏目六、全宗群及其划分 联系密切的若干全宗的群体，称为全 宗群。这也是全宗的分类方法之一。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目七、全宗的编号与排列 （一）全宗编号的要求与方法 （二）全宗排列的要求与方法 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第二节 全宗内档案的分类 一、分类的意义和要求（一）全宗内的档案进行分类的意义 1.档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一 2.分类也是档案整理工作中的重要环节之一，它为一 系列整理工作创造条件 3.档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提 供了有利条件 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（二）对

6、全宗内的档案进行分类的要求1.要求分类具有客观性 2.档案分类体系应该具有逻辑性 3.全宗内档案的分类应该注重实用性 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、组织全宗内档案分类的一般方法 （一）按文件的产生时间分类1.年度分类法 2.时期分类法（阶段分类法） 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（二）按文件来源分类1.组织机构分类法 2.作者分类法 3.通信者分类法 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（三）按文件内容分类1.问题分类法2.实物分类法本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（四）按文件的形式分类 1.按文件种类（名称）

7、分类 2.按文件制成材料分类 3.按文件形状分类 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、组织全宗内档案常用的分类方法 （一）年度分类法或年代分类法 （二）组织机构分类法 （三）问题分类法（又称内容分类法） 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目四、复式分类法及其适用范围（一）年度组织机构分类法 （二）组织机构年度分类法 （三）年度问题分类法 （四）问题年度分类法 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目五、机关内党、政、工、团档案的分类 （一）在全宗内，全部档案按党、政、工、 团几大部分整理 （二）在全宗内，将机关内最高机构和各业 务机构的档案分别按

8、党、政、工、团几部 分整理 （三）在全宗内只分党群、行政两大部分 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目六、分类方案的编制 （一）统一性 （二）排斥性 （三）伸缩性 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目七、档案分类的级次与具体方法的确定分类级次关系到分类的深度、精度及 所分出类别数量的多少、类别结构的繁简 等一系列分类程度问题，与分类方法的选 择使用也关系密切，对分类结果的总体状 况与效能具有至关重要的影响。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目八、综合档案室档案的分类综合档案室档案的分类是近几年遇到 的新问题。归纳起来主要有三种做法:一是 门类分

9、类法。二是组织机构分类法。三是 问题分类法。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目九、个人全宗档案的分类 （一）生平传记材料 （二）创作材料 （三）公务活动材料 （四）个人书信 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（五）经济材料 （六）亲属材料 （七）评价材料 （八）声像材料 （九）其他材料 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第四节 立卷方法的改革 2000年12月6日，中华人民共和国档案 行业标准归档文件整理规则正式颁布实 施，这是我国机关档案工作改革的一项重大 举措。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目一、立卷改革的意义

10、（一）对机关档案工作的意义 1.提高了工作效率，缓解了机关档案工作的 压力 2.适应了机关内部人员流动、机构改革人员 精减的需要 3.理顺了机关档案室的工作职能，使工作重 心转移到档案信息的开发利用上来 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（二）档案管理现代化的意义1.新方法能够为计算机管理档案的普及铺平 道路，促进文档一体化管理的实现 2.新方法为档案信息化建设以及信息共享创 造条件 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、传统的立卷方法与以件为单位方法的比较 （一）采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性 （二）传统的立卷方法的优点 （三）传统的立卷方法的缺点

11、 （四）新方法的优势 （五）新方法的不足之处 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、立卷改革应把握的主要环节 （一）档案编号体系应整体转换 （二）档案目录的编制应简化 （三）应在同一个进馆范围内统一使用软件 ，统一著录项目 （四）在实际工作中需要对有密切联系的文 件以件为整理单位进行灵活的处理和更深 层次的著录 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第五节 立卷方法的改革附件 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第六节 类内案卷排列、案卷编号 卷内目录、案卷目录和档号 一、案卷排列 案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的 排放顺序。 本书由vince

12、上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、案卷编号 案卷编号就是给每个案卷编定一个固 定的号码（编案卷号）。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、卷内目录 （一）填写卷内目录以前的一些准备工作 （二）填写卷内文件目录 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目四、案卷目录 （一）编制案卷目录的准备工作 （二）编制案卷目录 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目五、档 号档号是档案馆（室）在整理和管理档案 过程中，以字符形式赋予档案的代码。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（一）编制档号过程中应遵循的基本原则 1.唯一性原则 2.合理

13、性原则 3.稳定性原则 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目（二）档号的构成 1.全宗号 2.案卷目录号 3.案卷号 4.件号或页号 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目第七节 档案整理中的组织管理 一、整理工作方案 档案馆或者档案室在对某一个全宗档案 ，尤其对积存零散文件进行整理的时候，首 先要了解情况，写出分类方案，这是档案整 理以前不可缺少的准备工作。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目二、立档单位和全宗历史考证 （一）立档单位和全宗历史考证，对档案的 管理和提供利用的作用 （二）立档单位和全宗历史考证一般包括的 内容 （三）编写立档单位

14、和全宗历史考证应注意 的问题 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目三、零散文件整理程序 在整理积存的零散文件时，除了要做 上述的一些准备工作以外，还必须有科学 的组织整理工作程序，以保证档案整理工 作的顺利进行。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目四、整理档案的劳动组织 整理积存和零散档案时，需要比较多 的人参加，因此，必须合理地解决人力分 工问题，应该根据档案的系统整理和技术 整理的特点进行科学的劳动分工。 本书由vince上传于世界工厂-学堂中心精品下载栏目思考与复习题： 1.简述档案整理工作的原则。 2.为什么必须按照全宗整理档案?3.简述构成立档单位的条件。4.简述复式分类法的种类和适用范围。 5.简述档号的编制原则与方法。 6.简述案卷目录的作用和主要内容。