办公自动化软件课件

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1、青电大欢迎您第三章 办公自动化软件 3.1 Microsoft Office 2000概述 3.2 字处理软件Word 2000 3.3 电子表格软件Excel 2000 3.4 文稿演示软件PowerPoint 2000青电大欢迎您3.1 Microsoft Office 2000概述 1文档文件：又称公文资料文件，除了包含 汉字机内码、ASCII码外，还包含图形、图表 和在排版时设置的各类控制符，如字体、行 距、颜色等设置。版面控制符的内部码由各 个文字处理系统自行规定，因此文档文件不 具有通用性。 2文本文件：文本文件是一种无格式的，纯 ASCII代码的文件，如源程序文件、数据文件 等。

2、它不带非规范的控制符号，也不允许插 入打印格式与排版控制符，因此具有通用性 。青电大欢迎您3.1 Microsoft Office 2000概述 办公自动化是把计算机技术、通信技 术、系统科学和行为科学结合在一起， 把基于不同技术的各种先进办 公设备 有机地组合起来，使办公系统具有高效 率地综合处理各种办公信息的能力，从 而大大提高办公效率、办公质量及决策 科学水平的综合性技术。办公自动化包 括数据处理、管理信息系统（MIS）和 决策支持系统（DSS）三方面的内容。青电大欢迎您3.1 Microsoft Office 2000概述 办公自动化的特点 （1）办公自动化是综合多门学科的发展迅 速的

3、新型学科。 （2）办公自动化是人机会话的信息系统。 （3）办公自动化应实现对文字、数据、语 音、图形和图像等信息的一体化处理过程 。 （4）办公自动化以提高办公效率和办公质 量为目的。青电大欢迎您3.1 Microsoft Office 2000概述 办公自动化系统的硬件设备：计算机、计算 机网络和通信线路、各种专用设备（如打印 机、显示器、绘图仪 、传真机、电传机、电 话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语 音发生器、光笔等）。 办公自动化的主要业务有：文字处理；电子 邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处 理；文档管理和资料检索；图形图像处理。 青电大欢迎您3.1 Microsoft Of

4、fice 2000概述 Microsoft公司推出的Office 2000是当前 使用最广泛的办公自动化套装软件之一 ，它主要包含了：字处理软件Word、 电子表格Excel、关系数据库Access、文 稿演示软件PowerPoint、邮件传输 和协 作客户端程序Outlook 、网页制作工具 FrontPage、图片处理软件Photo Draw和 排版软件Publisher。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 启动 （1）在“开始”菜单中，选择“程序”，再选择 “Microsoft Word”，单击鼠标左键。 （2）双击桌面快捷图标。 （3） 在资源管理器或我的电脑中找到所在文

5、件夹 ，双击Word2000的应用程序winword.exe或快捷方式 的文件名或其图标。 （4）若在“开始”菜单的“文档”子菜单中有Word文档 ，可直接用鼠标左键单击该Word文档，或双击资源 管理器或我的电脑中的Word文档，就会启动Word 2000应用程序，同时打开该Word文档。 （5）“Microsoft Office”快捷工具栏。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 退出 （1）双击控制菜单图标。 （2）单击控制图标，再选“关闭”。 （3）单击“文件”菜单的“退出” 命令。 （4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。 （5）直接按Alt+F4。青电大欢迎您3.2 字处理软

6、件Word 2000 关闭当前Word文挡窗口 （1）双击控制菜单图标。 （2）单击控制图标，再选“关闭”。 （3）选择“文件”菜单的“关闭”命令。 （4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 Word：窗口组成 1文本区：Word 窗口正中央的一块区域，用于显 示正在编辑的文档。文本区中的闪烁的“I”形光标， 称为插入点。 2标题栏：用来显示当前正被编辑文档的文件名 。 3菜单栏:：Word 的菜单栏有九项菜单命令：文件 、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和 帮助，各项菜单都有下拉式菜单提供各

7、种功能的命 令。 4工具栏：Word 包含多种工具栏（“常用”工具栏 、“格式”工具栏、“绘图”工具栏、剪贴板工具栏等 ），工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常 用的命令。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 5标尺：标尺分水平标尺和垂直标尺，用来查看 正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框 、表格等的宽度，还可以用来排版正文 6滚动条：滚动条分垂直滚动条和水平滚动条， 用来移动文本区。 7状态栏：状态栏在 Word 窗口的底部，用于显 示用户当前正在工作的信息，提供插入点位置的 统计数字，以及命令简要描述等重要的状态信息 。 8选定栏：文档窗口左边的一列空列，用来选定 文

8、本。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 建立新文档：选择“文件”菜单的“新建” 命令或单击常用工具栏上的“新建”按钮 ，在“新建”对话框中，选择合适的文档 模板，按向导创建与该模板相同的文档 。 打开原有文档：单击常用工具栏上的“打 开”按钮或用“文件”菜单的“打开”命令； 如果用户要打开最近处理过的文件，可 以在“文件”菜单下选择“文件名”。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 4、文件的保存：用“文件”菜单的“保存”或“另 存为”命令或常用工具栏的保存按钮，在文件 另存时，可以改变文件的类型。 也可设置为自动保存：选择“工具”菜单的 “选项”命令，单击“保存”

9、选项卡。选中 “自动保存时间间隔”复选框，并在边上的 微调器中输入或选择间隔时间（1120之间） 。单击“确定”按钮。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 输入文本：在文本区中输入正文内容，插入 文本需设置成插入状态，改写文本可设置成 改写状态， 用“插入”菜单中的“符号”命令或用“软键盘” 可输入特殊符号 用“插入”菜单的“文件”命令，可插入文 件。 插入时间和日期 插入时间和日期的方法是：使用“插入”菜单 “日期和时间”命令。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 文本的选定操作 、选定一行：在该行前的选定栏，单击左键； 、选定多行：在需选定的第一行或最后一行的 选

10、定栏，按下左键拖动； 、选定一段：在该段前的选定栏，双击左键； 、选定多段：在需选定的第一段或最后一段的 选定栏，双击左键并拖动； 、选定整个文档：在定位选定栏，三击左键； 或用快捷键Ctrl+A；或用“编辑”菜单的“全选”命令 。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 、选定一个图形：单击该图形。 、选定一个竖直文本块：按住Alt键，然后拖动 鼠标。 、选定任意两指定点间内容：单击这块文字的 开始处后按住Shift键，再单击该块文字的末尾处 ；或拖动鼠标从这块文字的开始处至末尾处；或 单击这块文字的开始处，利用滚动条，将这块文 字的末尾显示在屏幕上，再按住Shift键，单击该 块文

11、字的末尾处，最后松开Shift键。 9、取消选择：单击任意未被选择的部分；或按 任意一个光标移动键。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 撤消和恢复 （1）撤消：用“编辑”菜单的“撤消”命令 ；或用常用工具栏上的撤消按钮；或用 快捷键Ctrl+Z。取消多步操作，可以单 击撤消按钮右边的箭头，然后单击想要 撤消的操作。 （2）恢复：用“文件”菜单的“恢复 ”命令；或用常用工具栏上的恢复按钮 。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 移动和复制 （1）移动操作 用命令方式： 选择要移动的对象；用“编辑”菜单的“剪切”命 令或用常用工具栏上的“剪切”按钮或用快捷键 Ctrl

12、+X；移动到目标位置；用“编辑”菜单的“ 粘贴”命令，或用常用工具栏上的“粘贴”按钮 或用快捷键Ctrl+V或在“剪贴板”工具栏上单击 粘贴对象。 用鼠标方式是： 选择要移动的对象；拖动鼠标到目标位置。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 （2）复制操作 复制操作与移动操作类似，在用命令方 式时把“剪切”命令改为“复制”命令 或用常用工具栏上的“复制”按钮或用 快捷键Ctrl+C；鼠标方式时拖动的同时 需按住Ctrl键。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 查找和替换 （1）查找 单击“编辑”菜单的“查找”命令，在“查找和替换”对话框选择“ 查找”选项卡，输入查找内

13、容，单击“高级”按钮可设置搜索范 围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/ 半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“ 查找下一处”按钮。 （2）替换 单击“编辑”菜单的“替换”命令，在“查找和替换”对话 框选择“替换”选项卡，输入查找和替换的字符串，单击“ 高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹 配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式 和输入特殊字符等，单击“替换”或“全部替换”按钮。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 自动图文集 创建自动图文集词条：选择文本或图形， 单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“新 建”命

14、令项，在“创建自动图文集”对话框中输 入词条名，单击“确定”按钮。 引用自动图文集：输入词条名，再按F3功 能键。 删除自动图文集词条：单击“插入”菜单 的“自动图文集”菜单项的“自动图文集” 命令项，对话框列表中选择要删除的词条， 单击“删除”按钮。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 自动更正 创建自动更正词条：选择文本或图形，单 击“工具”菜单的“自动更正”命令项，在“自动 更正”对话框的“替换”栏中输入词条名，单击“ 添加”按钮。 引用自动更正：输入词条名后按空格或标 点。 删除自动更正词条：在“自动更正”对话 框，在列表框中选择要删除的词条，单击“ 删除”按钮。 青电大

15、欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 Word：字符格式化 Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规 字形、宋体、5号字。 字符格式设置方法：方法一：先选择文字，后用字符格式化 命令，设置所选文字格式；方法二：不选择文字，先用字符格式化 命令，则设置插入点位置输入的文字格式。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 1、设置字型、字体和字号等： 使用格式工具栏设置；或单击鼠标右键，单击快捷菜单 中的“字体”命令；或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“ 字体”选项卡中设置。 2、设置字符间距：在“字体对话框”的“字符间距”选项卡 可以调整字间距。 3、设置字符效果：在在“字体对话框”的“ “文字效果”选 项卡中设置。 4、格式刷：用于快速复制格式。 选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上； 双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次 ，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修 改或插入文档的内容。 青电大欢迎您3.2 字处理软件Word 2000 在Word文档中每输入一个段落按一下 Enter键，产生一个段落标记。段落标记 中储存着该段落的格式：段落的对齐和 缩进、行距、段落间距和制表位。 段落格式操作：只作用于当前段落或选 定的段落。 方法一：使用格式工具栏。青电大欢迎您3.2 字处理软件Word