办公室日常工作及接待

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1、 第九章 办公室日常工作及接待第一节 办公室日常工作第二节 办公室的机要保密第三节 办公室接待工作第一节 办公室日常工作 一、办公室概述 （一）办公室的含义 主要有以下几种含义： （1）泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的 主要场所。 （2）专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人 员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以 指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公 室等。 （3）特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部 门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民 政府办公厅；在中级机关或基层单位称

2、为办公室，如学院办公室 、 公司办公室等。 本章所论述的办公室是第三种。（二）办公室工作的特点秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点：一是政务服务； ；二是事务管理。 因此，办公室工做呈现出服务性、繁杂性、分散性、 灵活性、专业性的特点。 服务性由办公室工作特征而体现出来的。秘书人员即为领导服务，又为职能部 门和人民群众服务。 繁杂性秘书人员承担所有事务性工作，工作繁杂、琐碎，要做到事无巨细，就 要有 耐心、有较强的服务意识。 分散性工作内容分散，有政务服务，有事务管理；有脑力，有体力；服务形式不一。服务手段各异。 灵活性虽然有些工作已程式化，但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随

3、机应变和机动灵活。 专业性秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。（三）办公室的作用 1、指挥作用2、枢纽作用3、窗口作用312办公室是单位主管 人员进行决策和指 挥的场所，犹如人 的大脑，因其要做 协调和服务的作用。 营造良好的办公环 境和创造良好的办 公条件。为领导顺 利决策和指挥奠定 基础。一切信息在这里汇总、 整理；一切指令在这里 发出；日常事务在这里 处理。因此，办公室工 作的质量和效率，关系 到单位的效率。它是对外交往的必经之地，是与社会 、媒体打交道的场所，又是对外联络 、展示形象的窗口。由办公室人员的 基本素质可以看到单位的整体形象。 因此，对单位发展至关重要。二、办公室的日常工

4、作（一） 值班工作1、值班工作组织形式办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同：(1)专职性值班(2)轮流性值班(3)领导电话值班2、值班工作内容(1)通信联络(2)公务接待和咨询(3)处理紧急问题和突发事件(4)承办领导临时交办的工作3、值班工作制度值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。(1)岗位责任制度(2)值班记录制度(3)交接班制度(4)请示报告制度(5)安全保密制度4、值班室的建设值班室的建设包括软件建设和硬件建设两

5、方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。(二)印信管理印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。1、印章的使用和管理(1)印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用(2)印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一 些业务人员的工作用章等。(3)印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到

6、公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。(4)印章的保管和使用。2、介绍信的使用和管理介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。(1)介绍信的形式常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存 ，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸 张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。(2)介绍信的种类。根据用途分为三类：第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信 ，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何

7、职务。第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的 书信。第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。(3)介绍信的管理像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。(三)办公室活动安排1、拟订工作计划秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、 约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。2、安排约会秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。3、巧妙挡驾挡驾就是谢绝来访的宾客。第二节 办公室的机要保密一、机要保密的含义机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于 某种需要，把不能让外界知悉是秘密事项限定在

8、一定时空范围，称为保密 。二、机要保密的内容(一)秘密的范围1、国家秘密的范围根据中华人民共和国保守国家秘密法规定，关系到国家安全和利益 的秘密事项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容：(1)国家事务的重大决策中秘密事项(2)国防建设和武装力量活动中秘密事项(3)外交和外事活动(4)国民经济和社会发展中的秘密事项(5)科学技术中的秘密事项(6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中秘密事项(7)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。2、秘书人员职业秘密范围：公文秘密；决策秘密；商业秘密；会议秘密；信访秘密；领导秘密(二)秘密的等级划分秘密等级，有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施，也

9、有利于执行保密纪律。我国保密法将国家秘密分为三个 等级：1、绝密 这是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。2、机密 这是重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受严重的损害。3、秘密 这是一般的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害。(三)机要保密的任务1、公文保密2、会议保密3、通信保密、4、电脑保密5、涉外保密三、机要保密的纪律要求(一)保密纪律秘书人员，特别是机要人员，应该严格遵守党和国家工作人员保守秘密的具体规定： (1)不该说的秘密，绝对不说 (2)不该问的机密，绝对不问 (3)不该看的机密，绝对不看 (4)不该记录的机密，绝对不记录 (5

10、)不在非保密本上记录机密 (6)不在私人通信中涉及机密 (7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密 (8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料 (9)不在普通电话、明码电报、普通邮件传达机密事项 (10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共 场所 (二)保密责任 (1)纪律责任 (2)法律责任第三节 办公室接待工作 一、接待工作概述 接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是秘书部门履行职能的重要体现。 接待工作可以分为多种类型： 按接待对象可分为外宾接待和内宾接待； 按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访

11、接待； 按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。(一) 接待活动的基本要素1、来访者2、来访意图3、接待者4、接待任务5、接待方式 (二)接待工作的作用 1、扩大交往合作 2、树立良好形象 3、保障活动效果 4、解决实际问题(三) 秘书人员在接待活动中的职责秘书部门的接待工作有两个方面：一是招待来客，为来访者实现其目的提供服务，使其满意而归；二是为领导提供辅助服 务。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工 作。主要有以下职责：(1)帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料，确定接待任务和方式。(2)做好接待活动的各项准备工作，如拟写接待材料、拟选接待礼物、拟订接待方案、落

12、实各项接待事项等。(3)为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商，确定具体的接待日程和地点。(4)保证接待活动的顺利进行。(5)做好接待活动的善后工作。(四) 接待服务的原则 1、平等待人 2、热情周到 3、内外有别 4、相互尊重 5、精简务实 6、确保安全 7、合理“挡驾”二、接待服务的基本礼仪1、称呼与问候 2、介绍 (1)自我介绍 (2)他人介绍 3、握手 4、电话的使用 5、名片的使用办 公 室 日 常 交 往 礼 仪(二) 接待迎送礼仪 1、确定接待规格 2、注意乘车次序 3、讲究宴请礼仪 (三)涉外接待礼仪 1、国际礼仪的基本原则 (1)在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则 (2)

13、在公共场合中，应遵守“不妨碍他人”的原则 (3)在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则 (4)在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则 (5)在言语谈话中，应遵守“维护个人隐私”的原则 (6)在位置排列中，应遵守“以右为尊”的原则 (7)在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则 (8)在对外交往中，应遵守“爱护动物”的原则2、涉外接待工作的原则 (1)统一管理，服从政治 (2)热情友好，礼遇适度 (3)相互尊重，不卑不亢(4)内外有别，区别对待 (5)遵守纪律，不牟私利 (6)有的放矢，讲求实效 3、尊重宗教信仰，注意各种禁忌 三、秘书人员的礼仪形象要求 (一)仪容礼仪头发；面容；手臂；腿部；化妆 (二)举止礼仪 (三)表情礼仪眼神；笑容；面容 (四)服装礼仪 1、整洁大方；2、整体和谐；3、展示个性4、佩饰礼仪