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1、 旅行社旅行社 OPOP 计调工作流程规范计调工作流程规范步骤一：步骤一：接到组团社或客人询问包团或报价要求，随即进入计划工序： 1、 制作相应询价单：包括“订房单、订车单、订票单、团队询价单”等相应预报询价（不 得使用对方单位任何单据样式回复） ； 2、 制作“团队报价回复单” （对直客制作“直客团队行程单” ）在规定时间内回复组组团社或客人，同时在“共享文档”相对应文件夹里建立相对应团号的文件夹如“1005-SYL- 217-P10-404C-101228 ” ，同时将全部相关文件（包括询价时出现的其它供应商所传的文件） 转移动该文件夹内，以备留档及查询核对。步骤二：步骤二：计划报价回应规
2、定： (特殊情况必需向组团社及经理说明原因特殊情况必需向组团社及经理说明原因)地接团队、广东游 1 个工作天内中转团、省外游 2 个工作天内特殊团队，根据组团社要求积极配合*工作提示：a.登记计划编号入部编号规则编号规则：1、由香岛直发过来的行程，原计划编号不变情况下，加入“接收报价时间”及“队团出发 日期”信息：如：香岛发过来的团号为：SYL-217-P10-404CSYL-217-P10-404C 则 OP 要更改为我方团号即：1005-SYL-217-P10-404C-101228其中：1005 为首次接到报价时间即为 10 月 05 日 同一天几个报价怎办？101228 为该团出发日期
3、即为 2010 年 12 月 28 日2、非香岛直发过来的团队统一由我社自行编制团号(1)自组团：即客人直接到我处报名，而出发往各旅游目的地的团队或散客，编号方式为：1213-NTP-1213-NTP-S S01-11012101-110121 其中：首部数字 1213 为行程建立日期：即 12 月 13 号，同一问题？中部 NTP-S01 中 NTP 为固定，S 为“发团”01 为记录编号尾部 110121 为团队出发日期 （2）地接团及中转团：即为其它单位交由我社接待的全部广东省内团队或散客，编号 方式为 1213-NTP-1213-NTP-R R01-11012101-110121 同一
4、问题？ 其中：首部数字 1213 为行程建立日期：即 12 月 13 号，中部 NTP-S01 中 NTP 为固定，R 为“发团”01 为记录编号尾部 110121 为团队出发日期b.计划确认及协议签订前须由经理审批。c.每月更新相应房/餐/车队/景区/地接社报价及供应商资料，并急时上传到“共享文档”中。d.行程重点尽可能加插具吸引的文字描述。 e.报价前应多找数据比较，并须细列各项。f.确保组团社或客人收到计划并跟进，在组团社或客人未确认团队前，至少三次以上询问，已经报价团队情况。(特殊团队时间可弹性，团队出行前两周内完成)步骤三：步骤三：确认出团及签订协议书： (制订计划人制订计划人) ？
5、1、 “团队确认单” 、 “团队合作协议” 、 “委托旅游接待协议（仅首次与某社合作时每年签订一 次，且必需由经理签字方可生效） ”编写，并传达至组团社；2、机票确认单（出票前必需得到组团方确认，且在收到款后方可确认出票） ；3、其它相关供应商资源确认：包括订房、餐、车、门票、保险等确认，并按公司样式认真填 写相关单据；4、每团各种相半确认单据整理，修订成册放入独立资料夹，不得混乱。*工作提示：a) 期限具弹性，出团 2 星期前能完成最佳b) 登记意向编号。步骤四：步骤四：收付款工作： (制订计划人制订计划人)*工作提示：a) 根据团队确认单所列明的收付款方式，进入收付款操作程序b) 申请支付
6、款项目时，必需要将该团全部资料连同“付款申请单”一并先交由 经理审核后，方可交财务进行支付操作。步骤五：步骤五：出团安排：(制订计划人制订计划人) 1、 填写出团通知书； 2、 填写“导游出团计划单” ； 3、 导游调配（首次为我社带队导游，必需填写相应导游带团守则） ； 4、 发导游旗、旗杆、质量反馈单（导游旗和旗杆借出情况要记录） 。 5、 对我社自组团客人，出前团召开讲解说明会，分派相关赠送物品*工作提示：a) 张鹏张鹏负责导游调配工作；b) 本公司在职人员可本公司在职人员可优先获分配带团(有导游证者)。步骤六：步骤六：出团运作监控及支持： *工作提示：a) 关于团队运作情况，随时支持突
7、发事故；b) 要导游队在团队顺利返回后致电报告；c) 团队操作人员手机必需保持 24 小时接通状态。步骤七：步骤七：尾款及发票工作*工作提示：a)团队进行过程中，各供应商现付部分款项，要求在付款时，立刻所要发票；b)团队付清余款前，必需要先拿到当地社出具的由客人及领队填写的“团队质量信 息反馈单”及该团相应发票，如有特殊情况，按出团前团队确认单上“付款方式” 项执行（同时上报经理批准） 。步骤八：步骤八：团队报账 1、 团队账款结清之后，1 周内将团队进行报账； 2、 报账内容包括全部的该团资料，确认件必需为打印件或传真件； 3、 “团队报账单”上所涉及的各项内容必需清晰，不得有涂改情况； 4、 挂账：特殊团队操作完毕后，未付款及未收款项，要立刻通知财务做“挂账”处理。步骤九：步骤九：检讨工作*工作提示：a) 根据“团队质量反馈单”填写本次团中用到的供应商评价信息；b) 检视工作得失、导游工作表现。c) 收回导游工作报告步骤九：步骤九：售后服务定期回访(我社自组团客人) 回馈表*工作提示：a) 团队三天后进行初次回访搜集有益完善工作情况信息； b) 我社自组团客人，应不定期进行客户回访。 d) 除香岛交与我社操作团队外，所有的与我社有业务关系发生的组团社，在日常 工作中进行回访
