烟草集团教育培训

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1、中烟2013年度教育培训会授课内容授课内容上午：第一场：office Word的应用 主要内容：A.文档修饰 B.页眉和页脚的定义 C.样式和自动生目录D.表格制作 E.文档打印设置 F.域的使用方法第二场：office Excel的应用 主要内容：A. 函数 B.图表制作 C.数据有效性的设置 D.打印设置 E.高级筛选 F.合并数据 下午：第三场：office PowerPoint的应用 主要内容：A.链接设置 B.幻灯片动画的设置C.音乐背景的设置 D.幻灯片的设置l l普通文档编辑普通文档编辑知识要点：知识要点：字体段落项目符号和编号边框和底纹 字体 选定文本区域，再选择“格式”菜单下

2、的“字体”命令 段落 选定文本区域，再选择“格式”菜单下的“段落”命令 项目符号和编号 选定文本区域，再选择“格式”菜单下的“项目符号和编号”命令 边框和底纹 选定文本区域，再选择“格式”菜单下的“边框和底纹”命令l l高级文档编辑高级文档编辑知识要点：知识要点：格式刷的使用文档合并表注和题注的制作页眉页脚的定义 格式刷的使用选定已设置格式的文本区域，选择“格式”工具栏中的“格式刷”命令。鼠标移至另一个目标文本区的始点，按下鼠标左键不放，随文本拖动鼠标。 文档合并 A 直接插入文档 打开一个文档，将插入点定位到要插入文档的位置。然后执行“插入文件”，找到要插入 的文件后按“插入”即可。 B.利

3、用域插入文档 执行“插入域类别链接和引用”，在“域名”列表中选择“IncludeText”域，“IncludeText” 会自动出现在命令行中。在此输入路径和文件名页眉页脚的定义知识要点同一种页眉和页脚奇偶页不同页眉和页脚分节符页眉和页脚（实现每页不同页眉和页脚）同一种页眉和页脚 选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令 分别定义页眉和页脚的文本及格式 单击“关闭”按钮，即可奇偶页不同页眉和页脚 操作步骤： 第一步：选择“文件”菜单下“页面设置”命令。第二步：单击“版式”选项卡。第三步：在奇偶页不同选项上，打勾。第四步：选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令。第五步：分别定义奇偶页页眉和页脚的文

4、本及格式。第六步：单击“关闭”按钮，即可。 提示：只需要在文档中的其中一页奇、偶页定义就可以了。分节符不同页眉和页脚 操作步骤： 第一步：分别在文档两节之间插入一个分节符，选择“插入”菜单下“分隔符”命令。第二步：选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令。 第三步：单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，去除与上一节相同效果第四步：根据节编号，分别定义分节的页页眉和页脚的文本及格式。第五步：单击“关闭”按钮，即可。提示：两节之间就是指两种页眉和页脚 之间。链接到前一个页面设置的定义知识要点纸张的定义边距的设置设置同一个文档，两种不同纸的方向纸张的定义 选择“文件”菜单下的“页面设置”命

5、令 边距的定义 选择“文件”菜单下的“页面设置”命令 设置同一个文档，两种不同纸的方向插入光标定位在上页文本区的末尾，选择“插入”菜单下 的“分隔符”中的分节符“下一页”选项。选择“文件”菜单下的“页面设置”命令，“页边距”选项卡 中的“方向”中的“纵向”或“横向”。打印设置知识要点打印页的范围设置打印份数的设置选择“文件”菜单下的“打印”命令l样式和自动生成目录样式：是指用有意义的名字保存的字 符格式和段落格式的集合，这样在编 排重复格式时，先创建一个该格式的 样式，然后在需要的地方套用这种样 式，就无须一次次地对它们进行重复 的格式化操作。Office Word 上半场l操作步骤如下：定义

6、样式：（1）选择“格式”菜单 下的“样式和格式”命 令，选择“屏幕右侧的 样式和格式”任务框中 的“新样式”命令。（2）在“名称”的文本框中输入相关 的“样式”名称。（3）在“样式类型”的下拉框中，选 择新建样式的类型“段落”或“字符”。（4）单击“格式”按钮，在弹出的下 拉菜单中，选择相关的命令进行设置 格式效果。（5）单击“确定”按钮。即可完成新 样式的定义l样式的修改选择“格式”菜单中的“ 样式和格式”命令，在 弹出的“样式和格式” 任务框中，单击将要 进行修改样式右侧的 按钮，选择“修改”命 令。l使用样式步骤：（1）选定文本区域（2）选择“格式”菜单下 的“样式和格式”命令。（3）在

7、“样式和格式”任 务框中，选择相对应的“ 样式”即可。自动生成目录知识要点：插入“自动生成目录”表目录更新自动生成目录的步骤：前提条件：文档中的标题必须采用样式制作格 式效果。选择“插入”菜单下的“引用”中的“索引和目录”命令 。选择“目录”选项卡，单击“选项”按钮。设置自动生成目录的有效样式。 更新目录的方法： 在目录区域，单击右键选择“更新目录”命令 提示：有效样式就是指文档中所采用的样式。知识要点：制作表格的方法（直接插入表格和绘制表格行、列操作表格边框和底纹 直接插入表格法： 选择“表格”菜单下的“插入”子菜单下的“表格”。 绘制表格法： 选择“表格”菜单下的“绘制表格”命令。 行、列

8、删除操作 选定行或列，选择“表格”菜单下的“删除”子菜单的相关操作。 表格属性的设置 选定表格区域，选择“表格”菜单下的“属性”命令。 表格边框和底纹 选定表格区域，选择“边框和底纹”命令。表格的制作l域的使用简单地讲，域就是引导Word 在文档中自 动插入文字、图形、页码或其他信息的一 组代码。每个域都有一个唯一的名字，它 具有的功能与Excel 中的函数非常相似。l域的使用方法一：选择“插入”菜单下的“域”命令。方法二：单击插入域的位置按CTRL+F9， 输入内容l工作表的计算单元格地址的种类函数计算的方法单元格地址的种类种类：相对地址，绝对地址，混合地址 函数计算的方法：单击定义公式的单

9、元格。选择“插入”菜单下的“函数”命令，在弹出的“函数”对话框中选择“相关的计算函数”， 单击下一步。在“函数参数”对话框中，设置“相关的函数参数”。单击“确定”按钮，即可。Office Excle 下半场l常用函数的举例SUM-计算单元格所有数值的和AVERAGE-计算单元格所有数值的平均值。count-计算数值单元格的个数COUNTA-计算数值单元格及非空单元格的个数l高级函数的应用SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元 格求和，公式： =SUMIF(range,criteria,sum_range) 公式中 range用于条件判断的单元格区域； criteria确定哪些单元格将被相

10、加求和的条件， 其形式可以为数字、表达式或文本； sum_range需要求和的实际单元格。一、countif函数的用途countif函数是根据条件在另一个区域进行 个数的统计，一方面它可以完成符合条件 的统计计算。另一方面由此扩展出它可以 进行重复值的查找我表格的核对。 二、countif的基本语法： COUNTIF(单元格引用, 条件)lIF函数也称条件函数，它根据参数条件的真假，返回不 同的结果。在实践中，经常使用函数IF对数值和公式进 行条件检测。 = IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)公式中 logical_test条件表达式，其

11、结果要么TRUE ，要么为 FALSE，它可使用任何比较运算符；value_if_truelogical_test 为 TRUE 时返回的值；value_if_falselogical_test 为 FALSE 时返回的值。IF函数在财务管理中具有非常广泛的应用。Mid()函数的使用从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符 。Datedif()-求两个日期间隔数基本语法： Datedif(开始日期,结束日期,”单位代号”)单位代号：Y-表示年；M-表示月；D-表示天数例如：datedif(“2013-10-12”,today(),”y”)l高级筛选l高级筛选的操作步骤： l第一步，根据

12、源数据表的列标题，建立条件区域的列标题，然后在 条件区域列标题下行输入条件表达式。 l第二步，选中原工作表全部或部分，但必须包含标题行。然后单击“ 数据“筛选“高级筛选“。 l第三步，设置“高级筛选“对话框。 “数据区域“，原工作表中需要筛 选的表格区域。 “条件区域“，筛选条件表区域。 “方法“选项区， 选 中“在原有区域显示筛选结果“单选框，筛选结果在原位显示（即隐 藏不符合筛选条件的记录）； 选中“将筛选结果复制到其它区域“单 选框，筛选结果将复制到指定区域（生成一个新表格）。 “选择不 重复的记录“复选框，选中，则筛选结果中不包含重复的记录。 第 四步，在上述设置完成后，单击“高级筛选

13、“对话框的“确定“按钮，筛 选结果即可显示。 第五步，取消高级筛选。单击“数据“ “筛选“高 级筛选“。合并数据在若干个相同表结构中，将相同的数据记录通过汇 总方式合并成一条记录。 操作步骤：制作一张新的汇总表，并选定第一个空白单元格。选择“数据”菜单下的“合并计算”命令。在弹出的对话中，设置相应的参数。(如图所示）单击“确定”按钮，即可设置有效性通过设置数据有效性制 下拉列表框的效果。 步骤： 1.选定单元格区域 2.选择“数据”菜单下的 “数据有效性”命令。 3.在弹出的“数据有效性” 对话框中，如图下图所示。4.在“允许”下拉框中，选择“序列” 5.在“来源”下列文本框中，输入相 关值。

14、 6.单击“确定”按钮。图表的制作插入图表操作步骤： 1. 任意选取数据表中的一个 单元格（如右图所示） 。2.选择“插入”菜单下的“图表 ” 命令。如图所示。3.在“图表向导”-“图表类型” 中选择相应的图表类型。4.单击“下一步”，弹出“图表数 据源”对话框，在数据区域右框 中，选择用于制作图表的数据 区域。如图所示5.单击“下一步”，弹出“图表选 项”对话框。根据图表格式要求 ，设置相关的参数。如图所示5.单击“下一步”，弹出“图表位置”对话框。根据要求设置图 表所存放的位置。如图所示图表的组成部分：标题图例图表区绘图区分类X轴数值Y轴分类X轴标题修改图表区操作：操作方法：鼠标停在图表区

15、空白的位置，选择“图表” 菜单或单击右键。 修改绘图区的格式操作：操作方法：鼠标停在绘图区的位置，单击右键。l打印效果的设置为了满足不同需要的客户要求，EXCEL中设置 多种打印方式。 工作表分页打印操作方法：选定将要分页的下一行，单击“插入”菜单下的“ 分页符”命令。 设置打印标题操作方法：选择“文件”菜单下的“页面设置”命令。如图所示 工作表的打印设置打印区域操作方法：选定将要打印单元格区域。选择“文件”菜单下的“打印区域”下的“设置打印区域”命令。 设置打印区域选择“文件”菜单下的“打印区域”下的“取消打印区域”命令。设置打印工作表对齐 操作方法：选择“文件”菜单下的“页面设置” 命令，

16、如图所示。第三场：office PowerPoint的应用l链接设置操作步骤：1.选定链接对象（文字，图形等） 。2.选择“插入”菜单下的“超链接”命 令。3.在弹出的“插入超链接”对话框中 ，选择将要链接到的对象。如图所 示4.单击“确定”按钮。l对象动画设置添加动画操作步骤：1.选择将要设置动画的对象。2.选择“幻灯片放映”菜单下的“自定义动”命令。3.在弹出的“自定义动画”任务框中，选择添加效果 。从显示的下拉菜单中选择添加的类型中的其他效 果。4.在弹出的“添加效果”对话框中，选择相应的动画 。l动画效果的设置操作方法：1.从“自定义动画”任务框中， 单击将要进行修改动画名称右 侧的下拉按钮，从中选择“效 果选项”命令。2.在弹出的对话框中，设置相 关的动画参数。如图所示。3.设置完毕，单击确