单元8Excel入门与操作

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1、 本单元主要介绍 Excel 的基本术语、创建、打开、关闭、保存工作簿。工作表的数据输入、编辑、电子表格的单元格中的内容修改、插入、删除、工作表的管理。 学习目标 本单元将介绍使用和创建新电子表格文件时的一些基本术语，以及修改和操作数据应怎样在工作表中选择项目。通过学习，掌握以下内容： ? 理解和识别基本术语及一般符号盘； ? 创建新工作簿、打开、关闭、保存工作簿； ? 怎样录入数字和文本信息； ? 在工作表中移动、自动填充单元格； ? 选择单元格、改变单元格中的内容 ； ? 使用撤销和恢复命令、复制和移动数据； ? 改变列宽和行高； ? 插入或删除行和列； ? 管理工作表。 8.1 了解基本

2、术语 Excel 工作表文件类似于一个非常大的划分为行和列的纸质表格。行范围为 165 536，列范围用字母组合表示，开始是 AZ，然后是 AAAZ、BABZ 等，最后是 IV，如图 8-1 所示。 （1）工作簿。一个 Excel 文件包含一个或多个工作表，如 Sheet1, Sheet2, Sheet3，最多有 255张工作表，工作表总是存储在工作簿中。 （2）工作表。默认情况下为三张工作表。工作表由 65 536 行和 256 列组成。工作簿窗口底部的工作表标签上显示工作表的名称。单击相应的工作表标签可在工作表之间进行切换。由于一个工作簿文件中可能会有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格

3、，可以在单元格的地址前面增加工作表的名称，并以“！ ”号加以分隔，图 8-1 新建工作表 单元8Excel 入门与操作143单元8Excel入门与操作如“Sheet2!B10” ，就表示工作表“Sheet2”中的 B10 单元格。 （3）单元格。行和列的交汇处称为单元格，单元格是工作表中存储数据的最基本单位，所有的数据都存储在每一个单元格中。其中可以包含一个单独的值或公式。 （4）单元格地址。每个单元格都有其固定的地址，单元格用列标和行号表示，称为单元格地址，如 A6 就代表了 A 列与第 6 行相交处的那个单元格。 （5）活动单元格。当前显示为黑色框的单元格。 8.2 Excel操作基础 如

4、何创建、打开、关闭、保存工作簿。 8.2.1 创建一个新的空白工作簿 启动 Excel 时，一个新的工作簿即被创建。在默认状态下，每次创建一个新的工作簿，Excel文件名即按顺序记为 Book#， “#”表示新工作簿的编号，默认从 1 开始编号。若退出 Excel，随后再开启，则 Excel 文件又从 1 开始编号。 利用下列方法之一，可以创建一个新工作簿： ? 选择“文件”|“新建”命令。 ? 在“常用”工具栏中单击（新建）按钮。 ? 按+组合键。 ? 在“新建工作簿”任务窗格中单击“空白工作簿”链接。 当屏幕上有多个工作簿被打开时，可通过单击任务栏中的相关按钮切换工作簿或者在“窗口”菜单中

5、显示的打开文件的列表中进行选择。 8.2.2 打开工作簿 要使用先前创建的工作簿，必须先打开它。可以同时打开多个工作簿，通过标题栏上的工作簿名称可以确认正在使用的工作簿。 使用下列方法之一可以打开工作簿： ? 选择“文件”|“打开”命令。 ? 在“常用”工具栏中单击（打开）按钮。 ? 按+组合键。 ? 在“开始工作”任务窗格的“打开”区域，从最近打开的文件中单击需要的文件。 ? 单击“文件”菜单，然后从菜单底部最近打开的文件列表中找到文件名并单击。 ? 从“我的电脑”或者资源管理器中通过双击直接打开文件，文件类型是 Excel。 如果不能打开，可以进行以下操作： （1）通过重新命名文件改变文件

6、类型（这种方法不是总能使用，这依赖于使用哪一个程序创建的这个文件） 。 （2）利用原始程序打开文件，使用 Excel 能够识别的格式另存文件。 （3）转换为 Excel 能够识别的文件格式。当用 Excel 打开该文件时，如果 Excel 显示一个对话框提示同样的内容，表时这种方法是可用的。 144 计算机应用基础当系统出现错误时，Excel 会尽力恢复所有文件。如果恢复成功，则在 Excel 窗口的左侧窗格中会出现恢复窗格，可以在其中选择适当的文件。如果没有看到恢复窗格，则表明文件在系统重新启动期间未被保存和恢复，此时需要重新创建一个文件（如有可能，可以使用备份） 。 8.2.3 关闭工作簿

7、 若不需要使用当前工作簿，在关闭工作簿之前应保证修改的内容已保存在工作簿中，以避免数据丢失。 要关闭工作簿，可以使用下列方法之一： ? 选择“文件”|“关闭”命令。 ? 在菜单栏右端单击（关闭窗口）按钮。 ? 按+或者+组合键。 8.2.4 保存工作簿 为了以后使用工作簿，必须保存工作簿。在使用 Excel 进行工作的过程中，经常保存工作是一个好习惯，特别是在一个工作簿很大或者以前没做过这项工作的情况下。 在命名 Excel 文件时，应遵循以下基本原则： （1）一个文件名（包括文件完整的路径、驱动器名、服务器名和文件名）要在 255 个字符内。 （2）文件名不能包含斜线（/） 、反斜线（） 、

8、大于号（） 、小于号（） 、星号（*） 、问号（?） 、引号（”） 、管道符（|）和冒号（:）等字符。 （3）有两个不同类型的保存命令： 另存为：使用一个新的文件名或者在新位置保存一个新文件或者一个已经存在的文件。 保存：保存当前文件的更改，这会代替这个位置上已存在的文件内容。 第一次保存一个文件时，为了给新电子表格一个确定的名称，系统会弹出“另存为”对话框，并且要选择文件保存的位置。 Excel 文件也可以按需要保存为其他格式，方法是在“保存类型”下拉列表框中选择适当的文件类型，如图 8-2 所示。 为了保存对已经存在的文件的修改，可以使用以下方法之一： ? 选择“文件”|“保存”命令。 ?

9、 单击“常用”工具栏中的（保存）按钮。 ? 按+组合键。 8.3 在工作表中输入数据 当向工作表的单元格中输入数据时，有三种类型可供选择： （1）文本：当输入文本时，文本会显示在单元格中，默认为左对齐。如果输入的文本比单元格宽，文本会占用邻近的空白单元格。 （2）数值：数字型的值，默认为右对齐。 图 8-2 工作表保存类型 145单元8Excel入门与操作（3）公式：由数值、单元格地址、算术运算符和特殊函数组成。 8.3.1 输入文本或标签 要输入信息，可单击相应的单元格然后输入，可用键或者键删除错误的信息。输入完成后，按键自动移动到下面的单元格。也可以单击另一个单元格或者按任意方向键来确定需

10、要输入信息的单元格的位置。 开始制作一个工作表的最好方法是输入一个用于识别输入值的标签或代表数字关系式的提纲。例如，下面的报表标题显示一年四个季度的收益情况，各列标题下面的每行显示一个季度的结果。在“第一区”行中可以看到从“第一季度”到“总计”列收益数字是增加的，如图 8-3 所示。 图 8-3 收益情况 当输入信息时，要考虑以下因素： （1）在活动单元格中可直接输入或编辑数据，或者在公式栏中输入或编辑较长数据。 （2）输入文本的最大长度是 32 767 个字符，虽然在一个单元格中最多只有 1 024 个字符能够显示出来。 （3）如果一个文本内容比单元格宽，那么只要邻近单元格为空，它就会超出列

11、边界，显示在邻近单元格中。 （4）可以很容易地改变任意单元的内容的排列和显示方式。 （5）公式的最大长度限定在 1 024 个字符。 8.3.2 输入数字或日期 数字是连续的值，在单元格中默认为右对齐。如果输入的是字符而不是数字，则 Excel 会按文本形式输入。Excel 显示的值不是格式化的，因此允许用户对显示的内容进行格式化。 当输入日期时，可以用数值形式输入（如 2-26-05） ，也可以按文本形式（如，月日，年）输入。 在输入日期时，要注意以下问题： （1）日期的默认格式是 m-d-yy，该格式可以在“控制面板”中通过时区设置改变。 （2）日期值不必是完整的日、月和年，可以只用月和日

12、（格式是 mmm-dd） ，或者只用月和年（格式为 mmm-yyyy）表示。 在输入日期时，Excel 会尽力按输入进行解释，以下是可以接受的日期值形式： September 13, 2002（包括逗号和其后面的一个空格） Sep 13, 02 13-Sep-02 09/13/02（月、日、年顺序） 9-13-02 146 计算机应用基础Sep 2002 Sep 13 注：如果 Excel 不能解释日期值，那么该日期将按文本显示。 8.3.3 在单元格间移动 可以利用以下方法在工作表中的单元格之间进行移动： （1）滚动条：每单击箭头按钮一次可以移动一行或一列。单击并拖动滚动条，可显示工作表中其

13、他位置的内容。 （2）按方向键， ：每次可以移动一个单元格。 （3）：移动到当前行的 A 列。 （4）+：移动到 A1 单元格。 （5）+：移动到数据的最后一个单元格。 （6）+/：显示“定位”对话框，以快速移动到一个单元格的参照、列名、书签或者用“特殊”按钮寻找特殊类型的信息。 8.4 选择单元格 在执行操作前，必须选中所需操作的单元格部分。 选择的范围可以是一个独立的单元格、几个单元格或者是整个电子表格。这些单元格保持被选中的状态（高亮）直到单击另一个单元格或按一个方向键。被选择的范围以与正常颜色相反的颜色显示。下面为选择单元格的方法。 （1）一个单元格：单击单元格。 （2）扩大选择区：单

14、击单元格，然后拖动到期望范围的尾部。也可以单击第一个单元格，然后按住键单击期望范围的尾部。 （3）一整行：当看到行头符号（）时单击行头。 （4）一整列：当看到列头符号（ ）时单击列头。 （5）整个电子表：单击“选择所有”按钮。 （6）不相邻的列、行或单元格：单击列、行或单元格，然后按住键单击下一个列、行或单元格，也可以拖动，以选择多个单元格。 （7）多行：单击某一行，然后拖动相应行数。 （8）多列：单击某一列，然后拖动相应列数，如图 8-4 所示。 8.5 编辑工作簿内容 对于已建立的工作表，根据需要可以编辑修改其中的数据，主要包括对数据进行增、删、改。另外可以对工作表进行插入、删除、重命名、

15、复制、移动等操作。 图 8-4 选择多列 147单元8Excel入门与操作8.5.1 改变内容 改变单元格中内容的最直接的方法是作为整体输入新内容，并按键，使新输入的内容代替原有的内容。 （1）要更改输入的内容，在按键之前，按或键。 （2）要激活 Excel 编辑模式，可以按键或者双击单元格数据，Excel 会在需要改变内容的单元格中显示光标。 （3）选择单元格中的文本，输入替换的文本内容，然后按下键退出编辑模式。 （4）按键打开“改写”模式，用输入的内容代替已存在的文本。 （5）用键删除单元格内容中不想要的字符。 8.5.2 撤销和恢复 Excel 提供了撤销功能，允许用户在电子表格中执行撤

16、销命令。 要撤销执行的最后一个操作，可以使用下列方法之一： ? 单击“编辑”菜单，选择“撤销”命令，撤销上一次执行的操作。 ? 单击“常用”工具栏中（撤销）按钮中的部分。 ? 按+组合键。 Excel 最多能撤销最近执行的 16 个操作。单击（撤销）按钮的下三角按钮，操作列表会显示出来。如果需要恢复一个操作，可以使用恢复命令。恢复功能只有当一个或多个“撤销”命令被执行时才能使用。 要恢复最后执行的操作，可以使用下列方法之一： ? 在“编辑”菜单中找到恢复命令，重新做上一次执行的操作。 ? 单击“常用”工具栏中（恢复）按钮中的部分。 ? 按+组合键。 恢复功能可以保持最新执行的 16 个操作历史，要显示这些操作，可以单击（恢复）按钮的下三角按钮。 注：用户也可使用键重复最近的操作。 8.5.3 复制和移动数据 Excel 允许在一个工作簿的不同工作表、 同一个工作表的不同部分或者不同工作簿的工作表之间复制或移动单元格的内容。 （1）剪切：移动一个单元格或是一个范围的内容到剪贴板。 （2）复制：复制一个单元格或