Excel高级使用技巧835756

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1、Excel 高级使用技巧 1.编辑技巧 2.单元格内容的合并 3.条件显示 4.自定义格式 5.绘制函数图象 6.自定义函数 7.矩阵计算 8.自动切换输入法 9.批量删除空行 10.如何避免错误信息 11.宏的使用 12.图标的应用技巧 http:/ 1、编辑技巧 1 编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1 月 5 日”，解决办法是：先输入 “0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是：首先输入 “”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入

2、如果要输入“4 月 5 日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当 前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在 一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选 中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单 元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充” ，单击“确定”按钮（如图 1）。 图 （5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住 Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet

3、1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容 的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这 些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上 的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联 系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部 都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲一下回车，在所有 选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多

4、数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式 形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选 项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项” 栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图 2）。这时每个单元格中的 分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项” 栏下的“公式”项失效即可。 图 （8） 利用 Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后 按下 Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四 周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以

5、方便准确地选取数 据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现 象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定 该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选 定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全 部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并 http:/ 根据需要，有时想把 B 列与 C 列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用 “剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是：在 C 行后插入一个空列（

6、如果 D 列没有内容，就直接在 D 列操作） ，在1 中输入“=B1红色999999#,#0,_m“吨“;999#,_k_m“千克“;#_k“克 “” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公 式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式 ；0只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；”则隐藏所 有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是 说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大 的方便。 5、绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题

7、吧！如果想快速准确地绘制 一条函数曲线，可以借助 EXCEL 的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信 你就跟我试一试。 以绘制 y=|lg（6+x3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中， 先输入函数的自变量：在 A 列的 A1 格输入“X=“，表明这是自变量，再在 A 列的 A2 及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应 用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后 选中 A2 和 A3 两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指 向这黑色矩形的

8、右下角的小方块“”，当光标变成“后，按住鼠标拖动光 标到适当的位置，就完成自变量的输入。 输入函数式：在 B 列的 B1 格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x3） |；在 B2 格输入“=ABS（LOG10（6+A23）”，B2 格内马上得出了计算的结 果。这时，再选中 B2 格，让光标指向 B2 矩形右下角的“”，当光标变成 “时按住光标沿 B 列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。 图 绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y 散点图”（如图 7），然后在出现的“X，Y 散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”； 此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所

9、要的函数曲线，单击“下 一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面 前了（如图 8）。 图 需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据 函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的 极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要 任意给定。 从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用 EXCEL 画出曲线。如果 用得到，你还可以利用 EXCEL 来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积 分运算，利用迭代求函数值（如 x2=x7+4，可用迭代方法求 x 值），等等， 凡是涉及计算方面的事，找

10、 EXCEL 来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。 6、自定义函数 虽然 Excel 中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用 的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有 一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。 自定义函数，也叫用户定义函数，是 Excel 最富有创意和吸引力的功能之一， 下面我们在 Visual Basic 模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给 每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时 的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜 单，单击“宏”

11、命令中的“Visual Basic 编辑器”，进入 Visual Basic 编辑 环境，在“工程VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”- “模块”，在右边栏创建下面的函数 rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = “上班“ Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = “加班“ Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = “休息日“ Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图 9）。 图 这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入

12、rrr(F，B)，那么打完折后 的金额就算出来了（如图 10）。 图 10 7、矩阵计算 Excel 的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩 阵的计算。 （1）数组和矩阵的定义 矩阵不是一个数，而是一个数组。在 Excel 里，数组占用一片单元域，单元域 用大括号表示，例如A1：C3，以便和普通单元域 A1：C3 相区别。设置时先选 定单元域，同时按 ShiftCtrlEnter 键，大括弧即自动产生，数组域得以确 认。 一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方 便，一组变量最好给一个数组名。例如 A=A1：C3、B=E1:G3等。数组名的

13、设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义” 命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简单的命名办法为：选择数组 域，单击名称框，直接输入名称就行了。 矩阵函数是 Excel 进行矩阵计算的专用模块。用“插入”“函数”命令打开 “粘贴函数”对话框（如图 11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”， 在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM计算一个矩阵的行列式； MINVERSE 计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT 计算所有矩阵对应元素乘积之和。 图 11 （2）矩阵的基本计算 数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例

14、子中，A 和 B 都是定义好 的数组，因为这两个数组都是 33 的，输出结果也是 33 个单元格。计算时 先选定矩阵计算结果的输出域，为 33 的单元格区域，然后输入公式。如果输 入“=AB”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表 示数组 A 和 B 相乘，输入“=A/B”表示数组 A 除数组 B。如果要进行矩阵计算， 就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的， 也是“=AB”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵 相除是矩阵 A 乘 B 的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”

15、。 公式输入后，同时按 ShiftCtrlEnter 键得到计算结果。 对于更复杂的矩 阵计算，可以采用分步计算。 8、自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中 英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如 这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方 法是： （1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性.”命令，在 弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框 中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图 12）。 图 12 （2）选中要输入汉字的列，在

16、“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”选项 卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在 前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英 文输入方式之间的自动切换。 9、批量删除空行 有时我们需要删除 Excel 工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后 删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛 选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下 Ctrl+A 键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择 “筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列 表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到