Excel教程---计算公式讲解

《Excel教程---计算公式讲解》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel教程---计算公式讲解（24页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、1ExcelExcel 20002000 速成教程速成教程第二部分第二部分 使用公式查询数据使用公式查询数据 第一讲 认识中文 Excel 2000 的计算公式一旦在中文 Excel 2000 中建立起了电子报表，就可以按前面课程中所述的操作计算并 显示某一列单元格区域内各值的总计值。其实，中文 Excel 2000 提供有自动计算功能，如 选定“工资额”列中的各单元格后，状态栏中就将显示各项数据记录的总值：求和 =￥5,010.00；若选定“年龄” 列中的各单元格，状态栏中显示的总计值为：求和=184。 这种显示总计的操作，也可以用于某一行，或者某几行所有或者部分单元格。这就是中文 Exce

2、l 2000 与中文 Visual FoxPro 6 最大不同之处，不但能轻易的建立起计算公式，还能 在指定位置显示计算的结果。此外，若选定单元格后右击状态栏，然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单 元格内各数字的平均值、最大值或最小值。若选择此快捷菜单中的“计数值”命令，中文 Excel 2000 会自动计算将要统计含有数值的单元格个数，选择“计数”命令则自动计算将 要统计的已填充单元格数目。在中文 Excel 2000 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计 算的加、减就是一种简单的公式。在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式， 此时若单击显示工资额总计的

3、单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示 所使用的公式，如图 1 所示。图 1 在“编辑栏”中观看计算公式2这里，D9 单元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要计算的是单元格 D3 至 D9 中各数值的和， 其值将显示在 D10 单元中。您一定还记得前面是如何在 D10 单元格中进行操作来显示统计 数字的，若想要在别的单元格中也显示该值，而且还是让中文 Excel 2000 自动计算它，那 么就单击那个单元格，接着在该单元格中输入这个公式吧！当然了，如果想在“编辑栏”进行操作也行，只要您记住公式的应用法则，无论在单 元格中，还是在“编辑栏”中总能准确无误的建立并使用公式的。而公式

4、的应用法则呢又 是那样的简单，如下面的公式即可将单元格 B4 中的数值加上 25，再除以单元格 D5 至 E5 单元格的数值不过，这一条公式的建立就不同了，不能使用前面的方法来建立，而需要在“编辑栏”中 使用编辑的方法。注意：如果正确的创建了计算公式，那么在中文 Excel 2000 的默认状态下，其计算值 就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示 公式内容与显示结果之间切换，可按下 CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。一旦建立起了 计算公式，中文 Excel 2000 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算，也可以使 用括号更改运算顺序，而且与小学

5、课程中四则混合运算法则相同。第二讲 创建计算公式下面将要为某公司的经营情况创建一张电子报表，并使用计算公式做一些统计，请先 按下列步骤进行操作。步骤一、单击屏幕左下角处的 Sheet 3 标签，然后在 A1 单元格中开始书写“北京分公 司本月收支一揽表”字样，并设置好字体与字号(即字的大小尺寸)，如图 2 所示。图 2 输入新的报表标题 3图 3 输入纵、横栏目与标题名步骤二、在 B2、C2、E2、F2 单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工 资”、“盈利”栏目名称，如图 3 所示。接着分别在 A3、A4、A5、A6 单元格中输入“第 一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、

6、“总结余”项目名。注：上面输入文字的操作说明，若输入的文字不能被当前单元格完全容纳时，中文 Excel 2000 会自动占用邻近的单元格。书写完毕后，通过设置较小一点字号的方法，或者 扩大单元格，就可以在单元格中完整地显示它们。图 4 适当调整一下文字字号步骤三、选定 A 列与 B 列中的所有栏，并设置较小一点字号，以便在单元格中完整地 显示它们，如图 4 所示。上面建立好了该分公司本月的报表，所要填入的数据资料如下表所列： 部门 收入(元) 每天支出费用（元/天） 第一营业部 8000000 50000 第二营业部 7000000 30000 第三营业部 0 70000 元 这些数据可以按前

7、面所述的方法直接在表中输入，如图 5 所示。下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数据，此后无论 什么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化。步骤四、单击 F3 单元格，选定它后单击编辑框，输入： =B3-C3*304注意：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。 如果输入了一个错误的公式，按下 键盘上的 Enter 键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式，并让您选择是否通 过一个向导来处理问题。一旦输入的正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图 5 所示。图 5 显示第一营业部的盈利值步骤五、选定 F4 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B4-C4

8、*30选定 F5 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B5-C5*30选定 F6 单元格后在编辑栏中输入公式：=B6-C6*30此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图 6 所示。图 6 自动计算并显示各营业部的盈利值步骤六、选定 A6 单元格，并在编辑栏中输入公式：=E3+E4+E55图 7 自动计算并显示“总结余”上述操作完成后，一张电子报表就制作好了。此表的最大特点是可以在变更收入/支出 数据后，自动更新“盈利”与“总结余”单元格中的值。第三讲 认识中文 Excel 2000 的运算符由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号(=)开始，位于它之后的就是组 成公式的各种字

9、符。其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素操作数，各操作 数之间以算术运算符来分隔的，如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运算符。运算符就是这样的一种符号，用于指明对公式中元素做计算的类型，如：加法、减法 或乘法。中文 Excel 2000 中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和 引用运算符，它们的功能与组成如下所述。1.算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算 术运算与用途如下表所列。表：算术运算符算术运算符 名称 用途 示例 + 加号 加 3+3 - 减号 “减”以及表示负数。 31 * 星号 乘 3*3 / 斜杠 除

10、 3/3 % 百分号 百分比 20% 脱字符 乘方 32 （与 3*3 相同） 2.比较运算符6用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是 TRUE(真)就是 FALSE(假)。与其它的 计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用 途如下表所列。表：比较运算符比较运算符 名称 用途 示例 = 等号 等于 A1=B1 大于号 大于 A1B1 = 大于等于号 大于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1 3.文本运算符这实际上是一个文字串联符 ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。

11、3.逻辑值，False 在 True 之前。 4.错误值，所有的错误值都是相等的。 5.空白（不是空格）单元格总是排在最后。 递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。 日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。图 8 单击这个按钮按升序方式排序 最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在这个工具栏上有两个用于排序的按钮，图标上有 AZ 与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据，参见图 8。按钮上标有 ZA 与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序，参见图 9。 18注意：若选定了某一列后来使用图 8 与图 9 所示的操作，排序将只发生在这一列中，

12、其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！图 9 单击这个按钮按降序方式排序 第四讲 设置排序条件图 8 与图 9 所示的操作真是太简单了！利用“数据”下拉菜单中的“排序” 命令进行操作就不一样了。此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用，若 只想对某区域进行排序，也能让您非常满意，因为通过它可以设备各种各样的 排序条件，并让中文 Excel 2000 自动进行排序。操作时，屏幕上将显示如图 10 所示的“排序”对话框，可以使用的各选项功能如下所述。19图 10 进入“排序”对话框1.主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递 增或

13、递减的方式进行排序。2.次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递 增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项， 就将按次要关键字来排序重复的部分。3.第三关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递 增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字” 列中都出现了重复项，就将按第三关键字来排序重复的部分。4.有标题行在数据排序时，包含清单的第一行。5.无标题行在数据排序时，不包含清单的第一行。在使用“排序”命令时，若要排序的只是某一个区域，那么招待此命令时 屏幕上会显示“排序报警”对话框，如

14、图 11 所示。20图 11 屏幕上将显示此对话框在这个对话框中，若选择打开“扩展选定区域”单选按钮，则在单击“排 序”按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序 选定的区域。注意：如果排序结果与所预期的不同，说明排序数据的类型有出入。若想 得到最好的结果，就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序，输 入的数据可以是数字或文字，但应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字， 而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在。若要 将数字以文字方式输入，如邮政编码或产品编号，请在数字之前加上一个省略 符号()，如：610000，或在输入之前把该列格式化为

15、文字，或输成中文符 号，如：610000。第五讲 自动筛选数据若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公 司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻 找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条 件的行，而隐藏其它行。中文 Excel 2000 提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选” 。“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛 选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。为了使用“自动筛选” 命令，可以按下列步骤进行操作：步骤一、参见图 12，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后

16、从 “筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。21图 12 选择“自动筛选”命令注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数 据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示 您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图 13 所 示，自动筛选就将通过它们来进行。图 13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表通过图 13 所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。 例如，这一步操作用于指查看工资额为 800 元的员工，操作结束后，它就会显 示在屏幕上，如图 15 所示，这就是自动筛选的结果。22图 14 筛选工资额为 800 元的数据记录图 15 查看工资额为 800 元的员工注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下 拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。第六讲 高级筛选数据使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用 此功能，在工作表的数据