区域培训—协同应用价值-林川

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1、东北区实施顾问 林川2010年 05月 15日绿色工作绿色工作 协同增效协同增效A6A6协同管理系统产品应用价值展示协同管理系统产品应用价值展示 什么是协同 协同的价值 功能特色 什么是协同 协同的价值 功能特色“协同”：无处不在、无时不有从组织行为管理看协同在组织中，每一天、每一件事、每一个人都处于协同工作之中，无论是人 找人、人找事、事找人、事找事。由此产生的“非结构化”协同信息占到 组织信息总量的管理制度管理制度模板模板规范规范流程引擎流程引擎管理授权利用协同管理平台实现组织内“人、事件、资源”之间高效协作事件事件人人角色、岗位、组角色、岗位、组资源资源协同管理平台协同管理平台协同管理平

2、台 什么是协同 协同的价值 功能特色协同办公管人：规范管理流 程和行为，提升执 行能力 管事：增强事务和 计划跟踪控制能力提高个人办公效率:提高组织学习和复制能力解决异地办公困难:有效沟通节约办公费用: 通讯、纸张、差旅 费提高效率提升提升提升提高A6应用价值节约 登陆首页管人：规范管理流程和行 为，提升执行能力 管事：增强事务和 计划跟踪控制能力提高个人办公效率:提高组织学习和复制能力解决异地办公困难:有效沟通节约办公费用: 通讯、纸张、差旅 费提高效率提升提升提升提高A6应用价值节约 协同办公办公室老胡问：有人知道买打印机需要走什么手续吗？ 小李说：好像是找企管办孟主任批 马大姐插嘴道：前

3、年是企管办，但今年好像电脑类采购需要先报 计算中心预审了，隔壁计划处的小孙告诉我的。 众：晕！您能记得多少条与你相关的制度？您身边的场景1制度落地难的原因：制度太多，记不住难以对个人量身定做制度不常用，用时找不到 不可能人手一份 制度变动，没人告诉我难以及时更新和通知相关人员 尘封的制度对管理没有价值问题分析权限数据规范流程如何落地解析制度的构成制度落地把制度转化为模版3、将模版授权给 对应的执行者，把 过程行为转化成“ 协同记录”，并为 管理者提供便捷的 统计功能。通过A6的表单管 理把 1、纸制制度的流 程、数据规范变成“ 制度、规范模版”， 落实到具体的行为 细节中； 2、把文字性权限

4、直接渗透到具体流 程中，让系统自动 根据条件进行分配 ；将存放在文件柜中的纸制制度转化为协同规范，细致的， 针对性的规范到组织内所有人员的具体行为中， 让制度真正“落地”费用报销管理办法： 1、出差费：需按照出差计划填写的出差地填写对应出发和抵达地点以及时间，出差人可以 报销从出发地至火车站、汽车站的出租车费用以及驻地到机场巴士战的出租车费用 。 2、火车特快车程超过16小时异地出差可以申请飞机出行方式，并提前3天以上订票 3、在异地出差时每天享受50元补贴，内含误餐补贴、出差所在地室内交通费，不得另行报 销出租车费 4、下榻酒店标准为一类地区每人天200元，二类地区每人天140元，三类地区每

5、人天100元 ，2人同行同一出差地按每人天贰70%报销标准执行把制度转化为模版将相关的制度以模版的形式直接放 到组织成员的个人首页上，直接调用。A6将现实行为转化为基于制度的电脑化的 规范的行为，一切井井有条财务类人事类采购类生产类合同类质量类围绕制度、流程执行为导向的应用设计，是管控价值的呈现重点。行政类应用重点辅助业务管理对产生的结果进行穿透 查询追踪报审单原始流程和数值生成统计报表，并可以转 成excel表，进行二次加工 销售发货计划统计、穿透查询表单制作表单制作流程定义流程定义授权管理授权管理通过表单三步定义，满足组织中规章制度快速转化为电子化审批的个性化应 用需要智能表单软件适用性特

6、有：刚柔相济二元化工作流程通过可视化工作流（角色、流程、权限），实现组织内随机性流程和制 度、规范、业务性流程的规范化执行刚性流程刚性流程柔性流程柔性流程管事：增强事务和计 划跟踪控制能力提高个人办公效率:提高组织学习和复制能力解决异地办公困难:有效沟通节约办公费用: 通讯、纸张、差旅 费节约 提高效率提升提升提高A6应用价值管人：规范管理流 程和行为，提升执 行能力 提升协同办公某日 老板王总对销售总监李作了一个重要工作的安排，期间谈了2小时，交代了诸多背景、 重要性、目标、权限范围、风险等等，按照习惯，王总问：你清楚了吗？李总监答曰： 没问题，我回去就安排人办。李总监回到办公室，立即召集若

7、干骨干，谈了30分钟，布 置了任务。 随后 王总被一系列重要事情缠身，基本忘记了追问这件事情，但闲暇下来总心里不踏实。 一周后 睡觉之前，王总突然想起，追问进度，打电话给李总监，李总监还是说没有问题，已经 安排得力干将去执行了 二周后 惴惴不安的王总又打电话给李总监：期限要到了，你到底进行得如何？李总监的汇报让 王总大惊嚷嚷到：你怎么这么干呢？我不是交代了遇到这种情况怎么作的吗？李总监回 答说：不对吧，我就是好按照当时在本子上记下来的你意思去作的。 李总：晕！您身边的场景2比这更糟的是你根本不知道是怎么失败的有效授权落地难得原因：口头授权、内容庞杂、跑题、重点不突出，授权对象歪曲理解，多级授权

8、中层层衰减、变形；缺乏记录、缺少考核、验收的参照；授权人难以了解、把控执行中人力和资源配置；授权后只能依赖授权对象的及时汇报，被动感知结果授权人事忙，遗忘跟踪事项授权人缺少监督、指导、补充授权、过程把控手段改进授权、监督方式是避免失望的办法问题分析任务下达交办事务二级授权结果控制有效授权的难题2 1、被动感知结果 2、缺乏监督的被进一步扭曲和衰减 的二级授权有效授权通过A6进行过程监控和结果掌控 1、即时感知任务执行状态、结果 、过程变动 2、及时掌握结果，确保执行资源即时通知任务诉求执行对象、规则执行状态督办催控任务状态处理结果过程变动情况即时通知及时掌握进程和变化应用重点灵活处理事务待办要

9、事“事”找“我”修改流程修改流程通过知会、加签、当前会签策略，满足通过知会、加签、当前会签策略，满足 审批过程中随时调整流程的需要审批过程中随时调整流程的需要随意修改流程涉及人员随意修改流程涉及人员应用重点跟踪、控制事务跟踪要事“我”找“事” 正文可修改正文可修改正文可补充正文可补充意见可振荡意见可振荡流程可查看流程可查看一对一协同一对一协同一对多并发协同一对多并发协同个人、部门、组并发个人、部门、组并发对个人串发协同对个人串发协同个人、部门、组串发个人、部门、组串发个人、部门、组多层个人、部门、组多层基于角色协同基于角色协同基于个人、基于个人、组组、 部门、角色条件部门、角色条件 多分支协同

10、多分支协同独创二元化工作流、刚柔相济、随需应变 掌握这种方式，只需10分钟！ 想怎么协同就怎么协同！ 是否能建立新的协同习惯是成败关键！我们还可以这样协同提高个人办公效率:提高组织学习和复制能力解决异地办公困难:有效沟通节约办公费用: 通讯、纸张、差旅 费节约 提高效率提升提高A6应用价值管人：规范管理流 程和行为，提升执 行能力 提升管事：增强事务和 计划跟踪控制能力提升 协同办公早上8:30，办公室茶还没有泡好，第一个人已经推门而进，财务科马科长把一个紧急付款的审批单 放在了牛总面前，繁忙的一天又开始了。 然后基建处处长谈外包的施工质量问题，牛总想招呼罗助理协办，却发现小罗去外地 开会了。

11、质监处来电话说最近的一片产品出了问题。市局里面分管工业的刘副市长突然造访，牛总猛然想起是6天前约过的。一个又一个人接踵而至，时间间隔毫无规律，年度总结报告还没审阅。门口已经开始排队，神情焦急等待。 晚上20:30分，办公室（等候在外的下属已经散去，说明天再来）疲惫的牛总在沙发上揉着眼睛，太太来电话说孩子的老师明天下午要找家长谈话 ，问有没有时间一起去，太太警告说：你要是因为工作耽误了，我可饶不了你。 牛总：嗯、啊、哦。不敢回答 牛总在办公室窗前看着外面大办公区的墙上标语写着：时间就是效益、今天工作 不努力，明天努力找工作，牛总郁闷地想：我忙的时候外面这帮家伙到底在忙什 么？明天还会有更多的事情

12、等着你明天还会有更多的事情等着你您身边的场景3时间管理落地的困难：事前沟通不足，信息不对称，无法根据轻重缓急安排处理顺序无法了解其他人的日程安排，事情总是突如其来传统协同方式需要见面或通电话，容易打断自己现有工作缺乏好用的时间管理工具，帮助管理者安排跨日时间，形成要事优先的好习惯传统方式在组织内推行人人进行时间管理几乎不可能问题分析应用重点事件、日程管理管理个人日程 查看他人日程 选择相关资源 形成“时间块”直接回复协办人， 商量并确定合适的时间安排。通过事件协作， 提前与相关人确认日程， 避免彼此的时间块冲突区分轻重缓急 公开日程预置时间块将时间管理直接呈现在 每一个人的桌面，有效利 用时间

13、实现远距离 沟通实现移动式 沟通突破沟通的 实时性 让时间管理 轻松起来电话手机通过A6：改变协作手段，增加协作信息透明度，避免时间块冲突。沟通方式的变革提高组织学习和复制能力解决异地办公困难:有效沟通节约办公费用: 通讯、纸张、差旅 费节约 提高提高A6应用价值管人：规范管理流 程和行为，提升执 行能力 提升管事：增强事务和 计划跟踪控制能力提升 协同办公提高个人办公效率:效率提升客户经理小张满头大汗地冲进来，嚷道：谁手上有去年作的那个工业空调的 施工方案？我这边投标急着要参考一下。 薛小姐慢条斯理地回道：那不是你们前任马经理的项目吗？哪找他去。 小张：无奈ing 薛小姐说：你这算什么倒霉啊

14、，现在的刘经理刚上任时找我要以前马经理的 全部资料，我把马经理书柜中留下的所有的书都给他了，他还很不高兴，嘟 囔说这些书新华书店都有，这些对他没用，他要的是江浙那边的几个项目的 立项报告、实施计划、当时审批的过程，领导批复了什么。这我哪找 去啊，当我是录像机还是文件柜啊，神经病！建设学习型组织不仅仅是买书那么简单您身边的场景4知识管理落地难的原因：分散管理造成重要信息的丢失缺少有效的信息沉淀方式缺乏管理过程型的知识不易共享学习建设学习型组织不仅仅是买书那么简单问题分析过程型知识文档型知识提升组织学习能力过程信息存档过程信息存档通过A6建立“知识 库“（文件夹） 1、建立信息的分类 管理方法 2

15、、收集、整理信息 、分类成型知 识 3、授权不同对象学 习分享授权学习A6帮组织建立完善的知识管理和分享的体系“协同管理”带给我们的是一场组织管理方式、协作方式、沟通方式、学习方式的变革协同管理的价值 什么是协同 协同的价值 功能特色公文应用处理人进行修改留痕功能支持电子签章领导利用手写笔直接在正文进行手写批注五种版本的花脸保存签字 加花！文单签批：支持直接在发文 单上签字感受A6协同的公文应用，体味协同应用细节！关联项目项项目目组组的的协协作事作事项项随随时时同步同步项项目目组组的文档集中共享的文档集中共享项项目目组组的会的会议计议计 划日程随划日程随时时更新更新项项目目组组成成员单项员单项 事件留言事件留言 焦点焦点问题时时讨论问题时时讨论以以“ “事件、任务事件、任务” ”为中心，集中呈现事件、任务项目，实现项目信息集中呈现，保障了动为中心，集中呈现事件、任务项目，实现项目信息集中呈现，保障了动态项目小组信息对称，有效地提供一个良好的沟通环境，为动态团队高效协作提供便利态项目小组信息对称，有效地提供一个良好的沟通环境，为动态团队高效协作提供便利。信息发布 企业文化建设的又一舞台 组织各类信息的规范输出渠道 内部自由沟通空间 多渠道的信息采集全面的信息发布客商系统外网网站用友NC