关于办公室管理与文秘工作的若干问题

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1、关于办公室管理与 文秘工作的 若 干 问 题安徽大学教授 马仁杰博士主 要 内 容u一、 一个小故事：买桔子u二、 能力测试（决策能力、果断性 、 包容力、交际能力、自制力、 创 新能力）u三、公文撰写的主旨表达、材料组配、谋篇布局与语言运用一、 一个小故事：买桔子【阿根廷生活月刊5月号文章】题：桔子胡安进公司两年了，对待工作一向认真、投入、尽职尽责。他每天准时上 班，而且为自己从未受到过批评感到自豪。某天，胡安去找经理理论。他说：“先生，我在公司工作了两年，认真敬 业，但是我感觉自己受到了忽视。罗赫略6个月前来到公司，和我的职位一样 ，现在却已经升职了。”经理显得有点伤感，对他说：“一会儿我

2、们再解决这个问题，你现在可不 可以帮我一个忙？我想给全体员工准备一些工作午餐用的水果。街道拐角有 一家水果店，请帮我看一下有没有桔子。”胡安跑去后5分钟就回来了。经理问他：“胡安，有桔子卖吗？”“先生，那里有桔子卖。”“价钱是多少？”“啊，我没有问这个。”“那卖的桔子够不够所有员工吃的？”“我也没有问这个，先生。”“那有其它水果卖吗？”一、 一个小故事：买桔子“我不知道，但是我想”“噢，你先请坐下稍等一会儿。”经理打电话叫来了罗赫略。罗赫略来了之后，经理给了他与胡安 相同的指示。10分钟后，他回来了。经理问他：“罗赫略，你给我带来了什么消息？”“先生，那里有桔子卖，数量足够全体员工吃。除此之外

3、，他们 还有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售价是每公斤1.5比索，香蕉 2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告诉我，如果 买得多，他还能给我8%的折扣。我先预定了桔子，不过如果您选择其 它水果的话，我就再回去下一次订单。”经理转向一脸惊讶地等在旁边的胡安，问道：“胡安，刚才你要 和我商量什么问题？”“没什么，先生，我感到十分抱歉。”这个小故事（案例）告诉我们：办事能力是多么得重要！我们应 当竭尽全力地完成哪怕是最简单的任务，每当我们做好每件小事的时 候，都有机会印上自己的个性标签。二、能力测试（一）决策能力测试：测试说明：下列各题均有四个选择：答案：A是；B多数 ；C很少

4、；D从不。请在符合你实际情况的小括号内填上A 、B、C、D。1.在急需做出决策的时候，你是否在想：“再让我考 虑一下吧？”（）2. 你是否为自己的优柔寡断找借口说：“是得好好慎 重考虑，怎能轻易下结论呢？”（）3. 你是否为避免冒犯某个或某几个有相当实力的客户 而有意回避一些关键性的问题甚至表现得曲意逢迎呢？（ ）4. 你已经有了很多写报告用的参考资料，但仍责令下 属部门继续提供？（）5. 你处理往来函件时，是否读完就扔进文件框，不采 取任何措施？（） 6. 你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日 常事务？（）7. 你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（）8. 你是否无力抵御或预防妨碍你

5、完成重要任务的干扰 与危机？（）9. 你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10. 当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口 逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好 晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（ ）15. 你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记 2分；“从不”记1分。6. 你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日 常事务？（）7. 你非得在巨大的压力下才肯承担

6、重任吗？（）8. 你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰 与危机？（）9. 你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10. 当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口 逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好 晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（ ）15. 你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记 2分；“从不”记1分。（二） 果断性测试v测试说明：果断性是指一个人能辨别是

7、非，在紧急关头 当机立断地采取决定并执行决定。果断性是以正 确认识，当机立断与勇敢行动为特征，以深思熟 虑和审时度势为前提条件。果断，不是面对抉择 或突变瞻前顾后，犹豫彷徨；也不是轻率冒失， 马上行动；更非排斥他人建议，主观武断。成功 者是一个决策者、战略家，你的果断性如何？你 是否具备果断性的基本素质？下面测试使你对自 己的果断品质有一个了解。（二） 果断性测试请对问题做出肯定或否定的回答，将“是”或“否”置入题后小括 号中。1. 你能在新的工作岗位上轻而易举地适应与过去的习惯迥然不同的 新规定、新方法吗？（）2. 你进入一个新的单位，能够很快适应这一新的集体吗？（）3.你要为家里购买一架风

8、扇，发现风扇造型、档次、功效的种类极 丰富，远不是当初想像得那么简单。你是否走遍全市所有商店才决定要 买哪种？（）4.若熟人为你在其他单位提供一个薪俸更加优厚的职位，你会毫不 犹豫答应前往吗？（）5.如果做错了事，你是否打算一口否认自己的过失，并寻找适当的 借口为自己开脱？（）6.平常你能否直率地说明自己拒绝某事的真实动机，而不虚构一些 理由来掩饰之？（）7.在讨论会上，经过一番切实的辩论和考虑，你能否改变自己以前 对这个问题的见解？（）（二） 果断性测试8.你履行公务或受人之托阅读一部他人作品，作品主题正确，可 你对写作风格很不欣赏。那么，你是否会修改这部作品，并坚持按自 己的想法对它来个大

9、幅度修改？（）9.你在商店橱窗里看到一件十分中意的东西，它对你并非必需， 你会买下来吗？（）10.如果一位很有权威的人士对你提出劝告，你会改变自己的决 定吗？（）11.你总是预先设计好度假的节目，而不是“即兴发挥”吗？（）12.对自己许下的诺言，你是否一贯恪守？（）13.假若你了解到在某件事上上司与你的观点截然相反，你还能 直抒己见？（）14.今天是校友会踏青的日子，你打扮得潇洒利落。但天气似乎 要变，带雨具吧又难免累赘拖沓，你能很轻松地马上做出决定吗？（ ）15.你花费了很多时间、精力搞出一个设计方案，按说也不错， 可总觉得非最佳方案。你是否请求暂缓提交，再仔细斟酌一下呢？（ ）（三）包容力

10、测试人往往以自我意识及经验为出发点，所以很难接受其他不同的看法。有包容力的人能够接受 别人的不同意见、见解、道德观、生活方式等， 这种品质对其自身的发展有很大帮助。测试说明：每个问题，选A非常同意，积6分；选B比较同意，积5分；选C稍许同意，积4分； 选D不太同意，积3分；选E很不同意，积2分；选F 极不同意，积1分；最后累加积分。（三） 包容力测试1.半夜被邻家婴儿的哭声吵醒，感到愤怒 异常。 2. 觉得倾听和自己意见相左的见解很困难 。 3.老人不应该穿着新潮服饰。 4.公司的人事科长不应雇佣有前科者。 5. 剧场经理不应让穿牛仔裤的观众进会场 参加首映典礼。 6.为了让不听话的小孩学习服

11、从，一定要 常处罚他。 7.女性和男性喝等量的酒不太好。 8.可能的话，尽量避免和自己意见不同的 人谈话。（三） 包容力测试9.只有勤奋的劳动者才有高收入。 10.技术革新会无法无天，不值得高兴。 11.应该强制那些无所事事的人服两年兵役。 12.早婚会有问题。 13.公司的董事长应该对员工提升业绩和员工对公司的 贡献抱很大的希望。 14.“撒过一次谎，别人就不再相信你。”这句话说得没错 。 15.吸毒者被送进戒毒所是理所当然的。 16.有和自己意见不一致的人在场心情就不好。（四） 交际能力测试美国著名职业规划专家卡耐基先生曾指出 ：一个人事业的成功，只有15%是由他的专业 技术能力决定，其余

12、的85%，则要有赖于他的 交际能力。你是否善于交际？请回答下列问题 。测试说明：每个问题选积1分，选积2 分，选积3分，最后累加积分。1.一位朋友邀请你参加他的生日。可是， 那些来宾你一个都不认识：借故拒绝，告诉他说：“那天意见有别的 朋友邀请过我了。”愿意早去一会儿帮助他筹备生日。非常乐意借此机会去认识他们。（四） 交际能力测试2.在街上，一位陌生人向你询问火车站的路径。 这是很难解释清楚的，况且，你还有急事：让他去向远处的一位警察打听。尽量简单地告诉他。把他引向火车站的方向。3.晚上，一个好久未见的朋友来看你，可是，电视 上有一部非常精彩的电影： 让电视开着，与朋友谈论。说服朋友和你一块看

13、电视。关上电视机，让朋友看你假期中的照片。（四） 交际能力测试4.你父亲给你寄钱来了：把钱搁在一边。买一些书或别的东西。和你的朋友们小宴一顿。5.你的邻居要看电影去，让你照看一下他们的孩子 。孩子醒后哭了起来：让他哭去，继续做自己的事情。看看孩子是否需要什么东西。把孩子抱在怀里，哼着歌曲想让他入睡。6.如果你有闲暇，你喜欢干些什么？待在卧室里听音乐。到商店买东西。与朋友一起看电影，并与他们一起讨论。（四） 交际能力测试7.当你周围有同事生病住医院时，你常常是：有空就去探望，没有空就不去了。只探望同你关系密切者。主动探望。8.在你选择朋友时，你发现：你只能同你趣味相同的人们友好相处。兴趣、爱好不

14、相同的人偶尔也能谈谈。一般说来你几乎能同任何人都合得来。（四） 交际能力测试9. 如果有人请你去玩或在聚会上唱歌，你往往：断然拒绝。找个借口推辞掉。饶有趣味地欣然应邀。10.对于他人对你的依赖，你的感觉如何？避而远之，我不喜欢结交依赖性强的朋友。一般地说，我并不介意，但我希望我的朋友们能 有 一定的独立性。很好，我喜欢被人依赖。（五）自制力测试v测试说明：当面对诱惑时，最有力的支持来自于你自己，内心坚定的自制力是抵御引诱的有力武器，它使人从无能为力的迷茫中解脱出来，恢复控制自我的能力，重新做自己的主宰。下面的问卷，可以测试你抵制诱惑的能力。（五）自制力测试v是非选择每个问题选“是”积1分，选“

15、否”积0分，最后 累加积分。1. “这是最后一次了”是你常用的口头禅。2. 你经常做出令自己后悔的事。3. 你总是不等到月底就花完这个月的薪水。4. 你是个很好说话的人，说服你不是什么难事。5. 你经常不能完成自己制定的学习目标。6. 你时常陷入接二连三的麻烦中。7. 你时常去幻想那些不切实际的事，并深深地沉溺于其 中。8. 你经常赖床。9. 你的保证与诺言已不太被相信了。10. 你每次到超市购物都超出原来的购买预算。（六）创新能力测试下面的试题测试秘书的创新思维能力，请根据所给答 案进行选择，在相应的答案上打或画。v1. 你认为那些使用古怪和生僻词语的作家，纯粹是为了炫 耀。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是v2. 无论什么问题，要让你产生兴趣，总比让别人产生兴趣 要困难得多。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是v3. 对那些经常做没把握的事情的人，你不看好他们。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是v4. 你常常靠直觉来判断问题正确与错误。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是（六）创新能力测试：v5. 你善于分析问题，但不擅长对分析结果进行综合、提炼 。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是v6. 你审美能力较强。vA. 是 B. 不能确定 C. 不是v7. 你的兴趣在于不断提出新的建议，而不在于说服别人接 受