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1、1 1河北博龙泵业有限公司河北博龙泵业有限公司 （9 9段秘书培训课件）段秘书培训课件）培训人：程俊栋培训人：程俊栋时时 长：长：4545分钟分钟2 2小插曲小插曲n n围棋棋手定段位的围棋棋手定段位的“ “九段制九段制” ”，源于我国古代品评人物、职官、书画，源于我国古代品评人物、职官、书画 的等级。的等级。n n汉书汉书 古今人物表古今人物表把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、 中上、中中、中下、下上、下中、下下。中上、中中、中下、下上、下中、下下。n n三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，
2、分为九等，即“ “九品官九品官 人之法人之法” ”，又称，又称“ “九品中正制九品中正制” ”。n n古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝书品书品的上的上 、中、下三等、中、下三等( (每等又分上中下，共为九例每等又分上中下，共为九例) )，称为，称为“ “三品九等三品九等” ”。n n在我国古代，围棋棋手的等级称为在我国古代，围棋棋手的等级称为“ “棋品棋品” ”。因受人品、官品、书品。因受人品、官品、书品“ “ 九品制九品制” ”的影响，故棋品也设的影响，故棋品也设“ “九品制九品制” ”。“ “九品九品” ”名称，最早见于北宋名称，
3、最早见于北宋 张拟的张拟的棋经棋经 品格篇品格篇：“ “夫围棋之品有九，一曰入神，二曰坐照夫围棋之品有九，一曰入神，二曰坐照 ，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若 愚，九曰守拙。愚，九曰守拙。” ” 3 3主题主题n n九段秘书九段秘书n n九段高手九段高手n n心态调适心态调适4 4n n一段秘书的做法：发通知 元一段秘书的做法：发通知 元n n二段秘书的做法：抓落实 元二段秘书的做法：抓落实 元n n三段秘书的做法：重检查 元三段秘书的做法：重检查 元n n四段秘书的做法：勤准备 元四段秘书的做法：勤准备 元n
4、 n五段秘书的做法：提前量 元五段秘书的做法：提前量 元n n六段秘书的做法：做记录 元六段秘书的做法：做记录 元n n七段秘书的做法：发记录 元七段秘书的做法：发记录 元n n八段秘书的做法：定责任 元八段秘书的做法：定责任 元n n九段秘书的做法：做流程 元九段秘书的做法：做流程 元九段秘书之会议篇测试:请问你是几段？ 你的结果值多少钱？5 5九段秘书进阶九段秘书进阶发通知一段 600元发通知抓落实二段 800元抓落实发通知重检查抓落实发通知三段 1000元重检查勤准备四段 1500元勤准备重检查抓落实发通知提前量五段 2000元提前量勤准备重检查抓落实发通知做记录六段 3000元做记录提
5、前量勤准备重检查抓落实发通知发记录七段 5000元发记录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知定责任八段 10000元定责任发记录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知做流程九段 3万元6 6n n只是发个通知只是发个通知n n比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声 ，发了一个邮件通知，送上了一份书面通，发了一个邮件通知，送上了一份书面通 知，然后就认为这是结果了。知，然后就认为这是结果了。一段秘书的做法：一段秘书的做法：发通知 元发通知 元7 7n n发了通知不算完，还要在开会前再确发了通知不算完，还要在开会前再确 认一遍，是否收到通知，是否准时参认一遍，是否收
6、到通知，是否准时参 会？会？二段秘书的做法：二段秘书的做法：抓落实 元抓落实 元8 8三段秘书的做法：三段秘书的做法：重检查元重检查元n n开会前再检查，如果重要人物参加不开会前再检查，如果重要人物参加不 了，就要及时向召集人汇报，以便召了，就要及时向召集人汇报，以便召 集人决策这个会开不开。集人决策这个会开不开。9 9四段秘书的做法：四段秘书的做法：勤准备元勤准备元开会要准备什么？会场是不是要预定好，不要让别人占用？会场大小、桌椅数量合适吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需 求了吗？会议 案例 ！1010五段秘书的做法：五
7、段秘书的做法：提前量 元提前量 元提前让参会者知道：会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提 前阅读什么资料？提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时 提高效率！这个会，有结果！1111n n会议开完了，就完了吗？会议开完了，就完了吗？n n会议上大家讨论的问题，做出的承会议上大家讨论的问题，做出的承 诺，领导的安排，部门之间的配合诺，领导的安排，部门之间的配合 ，都有许多会议的成果，需要有人，都有许多会议的成果，需要有人 记录下来。记录下来。六段秘书的做法：六段秘书的做法：做记录做记录 元元1212n n形成会议纪要，会后请召集人过目形成会议纪要，会后请召集人过目 ，没有问题后，发给
8、开会的人，要，没有问题后，发给开会的人，要 求他们按照执行。求他们按照执行。七段秘书的做法：七段秘书的做法：发记录 元发记录 元1313八段秘书的做法：八段秘书的做法：定责任 元定责任 元按照会上确定的计划和安排，以纪要为 执行文件，监督、检查执行人的过程结 果和最终结果，并将执行情况，及时报 告领导。1414n n最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想 ，如果我一时不在公司，我调离现在的岗，如果我一时不在公司，我调离现在的岗 位，或者我离开了公司，或者有新的同事位，或者我离开了公司，或者有新的同事 代替我现在的工作了，那么，我的做法如代替我现在的工作了，那么
9、，我的做法如 何能够成为团队的执行呢？何能够成为团队的执行呢？ n n只有流程，所以将上述开会的流程写出来只有流程，所以将上述开会的流程写出来 ，发出来，共享出来，复制团队是九段秘，发出来，共享出来，复制团队是九段秘 书的标志。书的标志。九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程 元做流程 元1515身边的案例？身边的案例？n n文员培训安排文员培训安排n n人力变更单人力变更单1616九段高手之问题解决能力九段高手之问题解决能力n n工作中的九段高手工作中的九段高手 研发、品质、销售、采购研发、品质、销售、采购等等工作领域等等工作领域n n九段高手之问题分析与解决方法九段高手之问题分析与解决方法
10、1717把问题想象成一座冰山把问题想象成一座冰山现在看得到的，可感觉，可测量 问题紧急处理一次因 (近因)治标对策(暂时)n 次因 (远因)治本对策 (永久)真因真因真因真因真因whywhywhywhywhy过去现象改善行动防呆设计18185 Why 1H5 Why 1H 工具工具n n丰田生产方式丰田生产方式: : “ “反复提出五次为什么反复提出五次为什么” ”n n垂直式思考垂直式思考, , 针对问题一层又一层地深入针对问题一层又一层地深入n n通常第一个答案不会是真正的答案通常第一个答案不会是真正的答案n n5 Why 5 Why 可以找出真正的原因可以找出真正的原因n n找原因用找原
11、因用5Why+5Why+想方法用想方法用1How1Hown n简单的案子可能简单的案子可能4W,3W4W,3W或或2W2W即找出问题即找出问题 根源根源, ,但复杂的或许要但复杂的或许要5 Why, 6 Why, 7 5 Why, 6 Why, 7 WhyWhy最后要加最后要加 1H,1H,解决问题解决问题. .19195 Why5 Why 范例范例: : 为何停机为何停机n n问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了? ?n n答答1:1:因为机器超载因为机器超载, , 保险丝烧断了保险丝烧断了20205 Why5 Why 范例范例: : 为何停机为何停机n n问问1:1:为什么机器停了为什
12、么机器停了? ?n n问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超 载载? ?n n答答1:1:因为机器超载因为机器超载, , 保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答2: 2: 因为轴承的润滑因为轴承的润滑 不足不足21215 Why5 Why 范例范例: : 为何停机为何停机n n问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了? ?n n问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超 载载? ?n n问问3:3:为什么轴承会润为什么轴承会润 滑不足滑不足? ?n n答答1:1:因为机器超载因为机器超载, , 保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答2: 2: 因为轴承的润滑因为轴承的润滑 不足不足n n答答3: 3:
13、 因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失 灵了灵了22225 Why5 Why 范例范例: : 为何停机为何停机n n问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了? ? n n问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超 载载? ?n n问问3:3:为什么轴承会润为什么轴承会润 滑不足滑不足? ?n n问问4: 4: 为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦 会失灵会失灵? ?n n答答1:1:因为机器超载因为机器超载, , 保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答2: 2: 因为轴承的润滑因为轴承的润滑 不足不足n n答答3: 3: 因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失 灵了灵了n n答答4: 4: 因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴 耗损
14、了耗损了23235 Why5 Why 范例范例: : 为何停机为何停机n n问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了? ?n n问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超 载载? ?n n问问3:3:为什么轴承会润为什么轴承会润 滑不足滑不足? ?n n问问4: 4: 为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦 会失灵会失灵? ?n n问问5: 5: 为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦 的轮轴会耗损的轮轴会耗损? ?n n答答1:1:因为机器超载因为机器超载, , 保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答2: 2: 因为轴承的润滑因为轴承的润滑 不足不足n n答答3: 3: 因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失 灵了灵了n n答
15、答4: 4: 因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴 耗损了耗损了n n答答5: 5: 因为杂质跑到里因为杂质跑到里 面去了面去了24245 Why 5 Why 的分布层次的分布层次现在看得到的，可感觉，可测量 问题紧急处理一次因 (近因)治标对策(暂时)n 次因 (远因)治本对策 (永久)真因真因真因真因真因whywhywhywhywhy过去现象改善行动防呆设计为什么机器停了？为什么机器会超载？为什么轴承会润滑不足？为什么润滑帮浦会润 滑失灵？为什么润滑帮浦 的轮轴会损耗？2525心态篇心态篇2626过去过去-现在现在-未来未来2727n n成功无捷径，从基层做起，做实成功无捷径，从基层做起，做实n nn n一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月 他问老板：他问老板： “ “如果再工作一个月，我能转正吗？如果再工作一个月，我能转正吗？” ”老板答道老板答道 ：“ “你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表 上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。” ”n n今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖 于今天的努力。于今天的努
