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1、机关公文处理常识及 需要注意的问题2012年11月机关公文是机关运行过程中形成的具 有特定效力和规范体式的文书。今年4月，中办、国办印发了党政机 关公文处理工作条例。国家质检总局、 国家标准委员会随之配套发布了党政机 关公文格式国家标准。今年6月，省委办公厅、省政府办公厅 印发了江苏省党政机关实施党政机关 公务处理工作条例细则（试行）。一、公文主要种类党政机关公文处理工作条例规定的 公文种类包括决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、议案、函、纪要等15 种。与2000年8月国务院办公厅发布的国 家行政机关公文处理办法相比，增加了 “决议”和“公报”，
2、同时将“会议纪要 ”改为“纪要”。二、公文基本要素公文一般由发文机关标识、发文字号、 标题、主送机关、正文、附件说明、发文 机关署名、成文日期、印章、附注、附件 、印发机关、印发日期、页码等要素组成 。有的公文还要根据情况添加份号、密级 和保密期限、紧急程度、签发人、抄送机 关等要素。（一）涉密公文应当标注份号，并根据 涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘 密”和保密期限。（二）紧急公文应当分别标注“特急” 、“加急”，电报应当分别标注“特提” 、“特急”、“加急”、“平急”。（三）联合行文时，发文机关标志可以 并用联合发文机关名称，也可以单独用主 办机关名称；联合行文机关较多时，标题 中的发
3、文机关可简化为主办机关名称加“等 部门”字样；发文字号使用主办机关的发文 字号；成文日期署最后签发机关负责人签 发的日期。（四）党政机关公文处理工作条例 规定标题由发文机关名称、事由和文种组 成。与2000年8月发布的国家行政机关公 文处理办法规定有两点差别：一是原来 要求公文标题一般应当标明发文机关，现 在直接明确发文机关名称是标题的组成部 分；二是原来要求公文标题中除法规、规 章名称加书名号外，一般不用标点符号， 现在未提这一要求。需要特别说明的是， 转发文件时，如原标题过长，可根据文件 内容重新确定标题。（五）附注用于标注公文印发传达范围 等需要说明的事项。三、公文格式规范公文中各要素的
4、标识规则及排版要求 ，按照国家质检总局、国家标准委员会发 布的党政机关公文格式国家标准执行 。（一）页面设置：上白边371mm，下 白边351mm，左白边281mm，右白边 281mm；正文用3号仿宋体字，单倍行距 ，每页22行，每行28个字。（二）份号一般用6位3号阿拉伯数字， 顶格编排在版心左上角第一行。（三）密级和保密期限一般用3号黑体 字顶格编排在版心左上角第二行；秘密等 级和保密期限之间用“”隔开，保密期 限中的数字用阿拉伯数字标注。 （四）紧急程度一般用3号黑体字顶格编排在 版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期 限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧 急程度的顺序自上而下
5、分行排列。（五）有多个签发人时，签发人姓名按照发文 机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编 排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一 个签发人姓名对齐。（六）标题一般用2号小标宋体字，分一行或 多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列 对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用 梯形或菱形。（七）主送机关名称过多导致公文首页 不能显示正文时，应当将主送机关名称移 至版记。如需把主送机关移至版记，除将 “抄送”二字改为“主送”外，编排方法 同抄送机关（抄送机关一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行、左右各 空一字编排）。既有主送机关又有抄送机 关时，应当将主送机关置于抄送机关之
6、上 一行，之间不加分隔线。 （八）公文首页必须显示正文，文中结 构层次序数依次可以用“一、”“（一） ”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑 体字、第二层用楷体字、第三层和第四层 用仿宋体字标注。（九）附件编排在正文下空一行。如有 多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序 号。附件名称较长需回行时，应当与上一 行附件名称的首字对齐。 （十）成文日期一般右空四字编排。单 一机关行文时，一般在成文日期之上、以 成文日期为准居中编排发文机关署名，印 章端正、居中下压发文机关署名和成文日 期，使发文机关署名和成文日期居印章中 心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。 （十一）联合行文时
7、，一般将各发文机 关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应 位置，并将印章一一对应、端正、居中下 压发文机关署名，最后一个印章端正、居 中下压发文机关署名和成文日期，印章之 间排列整齐、互不相交或相切，每排印章 两端不得超出版心，首排印章顶端应当上 距正文（或附件说明）一行之内。四、发文字号规定 （一）厅发文字号包括：苏人社党；苏 人社党委；苏人社报、苏人社发、苏人社 函、苏人社规（仅用于制发规范性文件） 、苏人社备（仅用于规范性文件报备）、 苏人社人（仅用于干部人事方面有关文件 ）；苏人社明电、苏人社密电；苏人社复 （用于建议、提案答复）；苏人社办、苏 人社办函。原则上，政策性文件使用厅文 号，
8、事务性文件使用办公室文号。 （二）重要会议通知编苏人社函文号， 报厅长签发；一般会议通知编苏人社办函 文号，报分管厅领导签发，如需要市局主 要负责同志参加的，报厅长签发。会议通 知应附会议经费预算表，并送规划财务处 审核会签后，送办公室核报厅领导签发。（三）培训班通知编苏人社办函文号， 且须附会议经费预算表，并送厅人事处、 规划财务处审核会签后，方可送厅办公室 核报分管厅领导签发。五、公文用印规定公文加盖印章凭有权人签字用印，具体 分以下七种情形：（一）使用厅党组印章，凭厅党组书记 签字；（二）使用厅印章、厅钢印，凭厅领导 签字；（三）使用厅长签名章，凭厅长或其授 权人签字； （四）使用厅办公
9、室印章时，凭厅领导 或办公室负责人签字；（五）使用厅直属单位印章，凭本单位 领导签字；（六）使用业务专用章，凭该业务分管 厅领导或其授权人签字；（七）送外印制文件需取厅印模的，凭 厅领导签字到机要室办理手续，印模用后 送回机要室注销。六、涉密公文处理（一）公文的密级从低到高依次为秘密 、机密和绝密。（二）起草涉密公文必须在保密机上操 作，相应产生的过程稿、送审稿、讨论稿 、修改稿、征求意见稿以及废页要严格按 照保密规定妥善保管，不得随意丢弃。（三）涉密公文应在首页左上角标明份 号、密级和保密期限。凡未标明保密期限 的，其保密期限按照绝密30 年、机密20 年、秘密10 年认定。（四）涉密公文应
10、当通过机要交通、邮 政机要通信、城市机要文件交换站或者收 发件机关机要收发人员进行传递，通过密 码电报或者符合国家保密规定的计算机信 息系统进行传输。（五）复制、汇编机密级、秘密级公文 ，应当符合有关规定并经本机关负责人批 准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确 有工作需要的，应当经发文机关或者其上 级机关批准。复制、汇编的公文视同原件 管理。（六）销毁公文由厅机要室统一负责。 销毁涉密公文（含密码电报）应进行登记 。（七）根据新的保密法，非法持有 涉密公文、私自销毁涉密公文、通过普通 邮政、快递等无保密措施的渠道传递涉密 公文、非法复制、记录、存储涉密公文等 行为都属于违法行为，情节轻的依法给
11、予 处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。 七、紧急公文处理（一）公文的紧急程度分“特急”（需 7 个工作日内办结）、“加急”（需 14 个工作日内办结），特别紧急的公文应注 明时限要求。（二）电报的紧急程度分“特提”（1 天内要办）、“特急”（3 天内要办）、 “加急”（5 天内要办）、“平急”（10 天内要办）。（三）公文和电报的紧急程度由各承办 处室、单位提出，办公室确定。 八、公文行文规则（一）一般不得越级行文，特殊情况需 要越级行文的，应当同时抄送被越过的机 关。（二）向上级主管部门请示、报告重大 事项，应当经本级党委、政府同意或者授 权；属于部门职权范围内的事项应当直接 报送上级主管部
12、门。 （三）下级机关的请示事项，如需以本 机关名义向上级机关请示，应当提出倾向 性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事，并需标注联 系人。不得在报告等非请示性公文中夹带 请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项 外，不得以本机关名义向上级机关负责人 报送公文，不得以本机关负责人名义向上 级机关报送公文。（六）向上级机关行文，不抄送下级机 关。重要行文应当同时抄送直接上级机关 。（七）除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题外，我厅不得向市级或县级人民 政府行文，确需行文的，应报省政府批准 ，并在文中注明“经省政府同意”字样。 如我厅调整最低工资标准的通知。（八）除以办公室
13、名义外，厅各处室不 得以处室名义对外正式行文。厅直属单位 因工作需要，可向本条线经办机构发文， 不得直接向市、县级人社局发文。 （九）规范性公文应经厅政策法规处法 核后，再送厅办公室办理。（十）涉及机构、编制、人员安排的公 文，统一由厅人事处归口办理。（十一）省厅发给各市局的普发性文件 ，应同时发昆山、泰兴、沭阳三县（市） 人社局。 九、领导批示办理对省政府领导同志明确要求我厅办理 并报告办理结果，及批请厅领导研究处理 的批示件，责任处室、单位要抓紧办理， 及时向省政府办公厅报告情况（重要情况 向省政府报告），并附省政府领导同志批 示复印件。对省政府领导同志批请厅领导“阅”、“ 参阅”、“参考
14、”的批示件，可以不单独行文 回复，重要事项除外。十、省政府办文单办理（一）对省政府办公厅办文单转办的公 文，需要省政府审批或属职权范围内的事 项，应在7个工作日内办结；需要会相关部 门办理的事项，要抓紧会商，在10个工作 日内提出意见。特急、紧急公文，以省政 府明确的办理时限为准。（二）省政府办文单办理结果的标题一 般为关于省政府办公厅政字 号办文单的办理意见，也可为关 于报送省政府办公厅政字号 办文单办理意见的报告。 （三）省政府办文单办理意见一般 编苏人社函文号，如用报告文种则编 苏人社报文号。十一、政府信息公开国务院政府信息公开条例第九条 规定，凡是涉及公民、法人或者其他组织 切身利益，
15、需要社会公众广泛知晓或者参 与，反映本行政机关机构设置、职能、办 事程序等情况，以及其他依照法律、法规 和国家有关规定应当主动公开的政府信息 ，都应依法予以公开。公文即是政府信息 的重要组成部分，也是推进政府信息公开 的重点。各处室、单位在草拟公文时，应在发文 拟稿纸“政府信息是否公开”栏注明该文件是 不公开、主动公开还是依申请公开，并相 应在文尾附注处标注“此件不公开”、“此件 主动公开”或“此件依申请公开”字样，经厅 办公室审核后报厅领导审定。对属于应主动公开的文件，各处室、 各单位应于文件签发之日起3个工作日内， 将纸质文本一式4份报厅机要室（2份交省 档案局、2份交南京图书馆），电子文
16、档报 厅信息中心。联 系 人：李晓芳联系电话：83338124电子信箱：十二、关于非发文事项的报批 （一）除发文事项外，各处室、直属单 位需要向厅领导请示或呈报厅领导阅知事 项，应使用江苏省人力资源和社会保障 厅呈报单。（二）各处室、直属单位呈报厅领导阅 批的非发文事项涉及相关处室、单位的， 应事先进行沟通，必要时会同相关处室、 单位联合呈报。 （三）各处室、直属单位呈报厅领导阅 批事项，应由处室、单位主要负责人在呈 报单上签字后送厅办公室，由机要室统一 呈报厅领导。（四）省公务员局需呈报厅审批的事项 ，须由局长审批后再报厅。 十三、其他需要说明的问题（一）草拟公文应注意的几个问题：（1）引用公文应先引标题，后引发文 字号；（2）公文内使用非规范化简称，应在 第一次出现时先用全称并注明简称；（3）请示性公文一定要把请示事项及 理由说清楚、说到位。（二）联合发文应把握的几点要求：（1）与其他部门会签文件，由厅主办 的，
