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1、 学习情境六 Excel 2003基本应用 情境介绍Excel 2003是微软公司Office办公自动化软件集成包里的重要组件之一，它是目前 全世界范围内应用最广泛的电子表格应用软 件。本学习情境主要讲述怎样利用Excel制作表格和处理数据。主要内容v 6.1 子情境一 制作奖学金发放表v 6.2 子情境二 制作成绩表 v 6.3 子情境三 销售记录管理与分析v 6.4 知识库6.1 子情境一 制作奖学金发放表6.1.1 情景描述 为了方便奖学金的发放，某高职院校的辅导员要求 09级计算机应用1班的何佳同学用Excel制作一份本班的奖学金发放表，包括编号、班级、学号、姓名 、性别、出生年月、身
2、份证号及奖学金金额。要求 对表格进行格式设置并最终打印出来。6.1.2 任务分析6.1 子情境一 制作奖学金发放表Excel 2003的主要功能就是用于表格处理，使用它不仅能够非常方便、快速地制作出各种精美的表格 和图表，它本身还具有强大的数据计算与分析处理的 功能，可以完成许多复杂的数据运算。目前， Excel 2003主要应用于管理、统计、财经及金融等众多领域。6.1.2 任务分析6.1 子情境一 制作奖学金发放表1能力目标通过实例的学习，了解Excel的基本界面，掌握数 据的输入、表格的格式化、页面的设置以及打印的技 巧。6.1.2 任务分析6.1 子情境一 制作奖学金发放表2知识准备在
3、学习本情境前，需要对以下知识进行预先学习 。如何快速、高效率制作奖学金发放表呢？首先要知 道如何启动Excel2003应用程序，熟悉Excel2003的窗 口界面，掌握数据录入的规律，了解智能填充的功能 ；其次要了解如何美化表格；最后在打印表格之前， 进行相关的页面设置。6.1.3 任务设计6.1 子情境一 制作奖学金发放表在实施任务之前，需要从以下5方面进行规划和设 计。（1）规划表格的结构，确定表格具体要输入的内容 。（2）规范输入表格中的内容。（3）根据要求对表格进行排版。（4）对表格进行美化，添加边框、底纹等内容。（5）根据打印要求，进行页面设置。6.1.4 任务实施6.1 子情境一
4、制作奖学金发放表1启动Excel 2003 应用程序，并更改工作表标签的名称2输入表格内容3设置单元格格式4页面设置与打印6.1.5 规律总结 6.1 子情境一 制作奖学金发放表1启动Excel 2003有四种常用的方法 单击“开始|程序|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2003”即可； 双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003快捷方式 图标； 双击扩展名为.XLS的文件； “开始|运行”输入命令“Excel”，按回车键。 2自动填充功能除了常见的序列外，还可以自定义序列，执行“工具|选 项”命令，选择“选项|自定义序列
5、”标签，“自定义序列” 列表中各项均可实现自动填充。另外也可自行设置新序 列填充。6.2 子情境二 制作成绩表 6.2.1 情景描述 李华同学要制作一份本班的成绩表，要求计算出每 个同学的总分、平均分、名次、等级、每个科目平 均分、最高分和最低分，以及统计班级的不及格人数。 6.2.2 任务分析6.2 子情境二 制作成绩表用Excel处理数据离不开公式和函数，公式的使用使得工作表的处理更加简单，而函数则是公式使用 过程中的一种内部工具，它可以被看做是比较复杂的 公式。李华同学要制作班级成绩表，必须要了解掌握 公式与函数的一些相关的概念及其基础应用，才能快 速的完成此项任务。6.2.2 任务分析
6、6.2 子情境二 制作成绩表1能力目标掌握公式和函数的一些基础应用；学会用公式和 函数解决生活中的实际问题。6.2.2 任务分析6.2 子情境二 制作成绩表2知识准备 在学习本情境前，需要对以下知识进行预先学习。 （1）公式与函数的使用。 （2）单元格的引用（相对引用、绝对引用、混合引用）。6.2.3 任务设计6.2 子情境二 制作成绩表在实施任务之前，需要根据以下4方面内容进行规 划和设计。 （1）规划表格的结构，确定表格要输入的内容。 （2）根据要求利用公式和函数进行计算。 （3）对表格进行相应的格式设置。 （4）要据打印要求，进行页面设置。6.2.4 任务实施6.2 子情境二 制作成绩表
7、1根据任务要求，规划表格结构，快速输入表格的内容 2利用公式进行计算3利用函数进行计算 4进行相应的格式设置和页面设置6.2.5 规律总结 6.2 子情境二 制作成绩表使用函数的三种方法如下所示。 （1）如果对使用的函数很熟悉，直接在单元格 或编辑栏里输入即可。 （2）对于求和、求平均值、求最大值及求最小 值等常用的功能，可以单击常用工具栏上的“自 动求和”按钮。 （3）执行Excel菜单命令“插入|函数”或单击编 辑栏左边的按钮，弹出“插入函数”对话框，在 该对话框中选择要插入的函数。6.3 子情境三 销售记录管理与分析6.3.1 情境描述张欣是某公司的经理助理，某日他收到市场部送来的一份销
8、售记录表，经理要求他据此对各个地区的 销售情况进行排名、综合统计、分析和比较。6.3.2 任务分析6.3 子情境三 销售记录管理与分析Excel具有强大的数据管理和分析功能，可以方 便的组织、管理和分析大量的数据信息。在Excel中，工作表内一块连续不间断的数据就是一个数据库，可 以对数据库中的数据进行排序、筛选及分类汇总等操 作。张欣手中的销售数据正好符合Excel数据库的特点 ，可以利用Excel对这些销售数据进行分析管理。 6.3.2 任务分析6.3 子情境三 销售记录管理与分析1能力目标了解Excel数据分析和管理的基本方法，掌握数据 排序、数据筛选、分类汇总的方法，掌握数据透视表 的
9、创建和使用，掌握数据图表的创建和使用。6.3.2 任务分析6.3 子情境三 销售记录管理与分析2知识准备在学习本情境之前，需要对以下知识进行预先学 习。 （1）数据清单的概念。 （2）数据排序。 （3）数据筛选。 （4）分类汇总。 （5）数据透视表。6.3.3 任务设计6.3 子情境三 销售记录管理与分析Excel的数据管理方法有多种，各自有其独特的功能，用户可以根据具体的情况，分别使用不同的分析方 法。在本实例中，根据公司对数据的具体分析要求，将 分别使用以下几种数据分析方法。（1）使用数据的排序对各地的销售情况进行比较。（2）通过数据的筛选查看某一地区的销售情况。（3）使用数据的分类汇总分
10、别统计各地区的销售量。（4）使用数据透视表综合统计分析各地区的销售情况。6.3.4 任务实施6.3 子情境三 销售记录管理与分析1利用“条件格式”为数据行添加不同的底纹颜色 2将“销售记录单”按“地区”字段进行排序 3从“销售记录表”中筛选出“华东”地区“苏先生”的 销售记录 4利用“高级筛选”功能在“销售记录表”中筛选出“华 东”地区“苏先生”和“谢小姐”的销售记录5使用“分类汇总”功能，以获得各“地区”的订货金 额 6使用“数据透视表”查看各个地区不同城市的订货 情况6.3.5 规律总结 6.3 子情境三 销售记录管理与分析（1）在对单个字段进行排序时，可先用鼠标单击该字 段所在列的任意单
11、元格，再直接单击工具栏中的排序按 钮。 （2）在使用“自动筛选”功能时，单击筛选条件下拉按 钮，选择“自定义”，可对筛选的范围进行自定义。 （3）在进行分类汇总操作之前，必须先对分类字段按 某种方式进行排序，否则有可能得不到正确的结果。 （4）对于已经建立的数据透视表，不仅可以将行、列 、页区域中的字段名互换，也可以在透视表中增加新的 数据项。6.4 6.4 知识库知识库Microsoft Excel是美国微软公司的 办公软件Microsoft office的组件之一，它 可以进行表格的制作、各种数据的处理、 统计分析和辅助决策操作，被广泛地应用 于管理、统计财经、金融等众多领域。 6.4.1
12、 Excel简介1启动启动Excel有以下几种常用方法：（1）双击Excel图标。（2）利用“开始”菜单。（3）双击已存在的Excel文档。2退出退出Excel有以下几种常用方法：（1）单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。（2）执行“文件”菜单中的“退出”命令。（3）执行Excel窗口控制菜单中的“关闭”命令。（4）双击Excel窗口的控制菜单图标。（5）按【Alt+F4】组合键。6.4.2 Excel的启动、退出Excel的主界面除与word类似的标题栏、菜单栏、工具栏 、状态栏以外，还包括编辑栏、列标、行号、工作区、工作表标 签等特有的组成部分。编辑栏中包括名称框、“取消”按钮、“输入
13、 ”按钮、“编辑公式”按钮和编辑框，如图 6.4.3 Excel的窗口组成1名称框：在名称框中反映的是当前单元格和区域的名称或地址。 2编缉框：在Excel中输入和编辑数据，可以直接在单元格中进行 ，也可以在编辑框中完成。 3全选按钮：单击该按钮可选中当前工作表中的所有单元格。 4行号、列标：每一列列标由26个英文字母及其组合来表示，即A ，BZ，AA，AB，ACIV。每一行行号由数字来表示，即1，2， 365536。 5工作表标签：默认情况下，在一个工作簿中有3个工作表，默认 的标签名（工作表的名字）为Sheet1、Sheet2、Sheet3。 6单元格：输入数据的最小区域，每个单元格都用地
14、址来表示它的 位置，如A1、B3、D6等。6.4.3 Excel的窗口组成7工作表标签滚动条：在工作表标签的左侧有一些实心的三角形， 它们是标签滚动条。当标签很多时，单击标签滚动条中的按钮可滚 动工作表的标签，定位到所需的标签，再单击该标签可把工作表显 示在窗口中。 8水平滚动条和垂直滚动条：通过拖动水平滚动条和垂直滚动条可 以显示窗口外的工作表内容。 9拆分条：拆分条分为水平拆分条和垂直拆分条，分别位于水平滚 动条的右端和垂直滚动条的顶端。拖曳拆分条可以将工作表水平或 垂直分为两份拷贝，如图所示，这样有助于同时查看同一工作表中 的不同内容。6.4.3 Excel的窗口组成1工作簿：当Exce
15、l启动后，它会自动创建一个新的空白工作簿，其默认名称为 BookX（X为1，2，3n）。一个工作簿是由若干张工作表组成（默认为3个），在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工作簿的底部，当需要进行 工作表切换的时候，只要用鼠标单击相应的工作表名称即可。工作簿以文件的形式 存放在磁盘上，一个Excel文件就是一个工作簿，Excel文件的扩展名为.xls。2工作表：工作簿就像是一个活页夹，工作表就是其中一张张的活页纸，一个工作表中存放着一组密切相关的数据，用户在工作表中对数据进行管理和分析。一个 工作簿最多可以包含255个工作表，其中只有一个是当前工作表，或称为活动工作 表。每个工作表都
16、有一个名称，默认的工作表的名称为SheetX（X为1，2，3， ，n）。工作表名称在状态栏的上方以标签的形式依次依次排列显示，所以工作表名称又称为标签名。3单元格：工作表是由排列成行和列的线组成的，行线和列线交叉而成的小格称 为单元格，单元格是组成工作表的基本元素，是Excel组织数据的最基本单元。一 个工作表最多可包含256列，65536行。6.4.4 工作簿、工作表和单元格1数值型数据：2日期或时间型数据：3文本型数据：6.4.5 Excel基本数据类型及输入方法由数字字符（09）或者一些特殊的字符（ “+”，“”，“、”，“E”，“$”，“%”， “.”）组成。例如，若输入325，3.25， $325等字符串，Excel均认为是数值型数据 。在单元格中显示时，数值型数据的默认对 齐方式是右对齐。Excel内置了一些日期与时间的格式，当输 入的数据与这些格式
