石嘴山市地税局案例

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1、微软公司电子表格处理软件 Excel使用方法简介宁夏地税局税收信息处 魏树豹简介内容4入门基础知识1235基本使用方法高级使用方法函数使用方法税务应用实例概述vExcel是Microsoft公司办工自动化软件Office中的重要成员之一，它具有强大的制作表格、处理数据、分析数据、创建图表等功能，可以应用于财务、统计、行政管理、办公自动化等领域。v当一个文档主要是由大量的表格构成时，Excel比Word更能胜任该项工作。概述vExcel的用途就是管理“数据”（数据的特征：准确、量化、逻辑关系明确）。Excel处理与分析数据的能力主要表现为：创建数据间的逻辑关系；利用数据间固定的逻辑关系进行试算分

2、析；重组数据间的逻辑关系。v电子表格的优势：（数据计算有极强的灵活性；相似数据计算具有可重复性；数据跟踪有较强的逻辑性；数据的抽象可将管理上升到理论高度；逻辑关系与形象思维的展开；批量数据简化处理。MS Excel的主要版本MS Excel发行过许多版本，主要包括： uExcel 6.0MS Office 4.3套件的组件之一或 单独发售 uExcel 95MS Office 95套件的组件之一 uExcel 97MS Office 97套件的组件之一 uExcel 2000MS Office 2000套件的组件之一 uExcel 2003MS Office 2003套件的组件之一 uExce

3、l 2007MS Office 2007套件的组件之一 uExcel 2010MS Office 2010套件的组件之一电子表格的对象结构Wordbook(工作簿)Sheet(工作表)Row、Colum(行列)Area(区域)Cell(表格单元)Excel 2003的用户界面Excel常见鼠标指针及用途形 状指 针 类 型说 明常规鼠标指针用来执行菜单命令,点击按钮选择工作 表中的对象带阴影的空心白十 字形指针选择单元格或单元格区域实心黑十字指针当鼠标移到单元格右下角的填充柄上时出 现这种指针,可以实现自动填充等功能I型指针出现I型指针表示可以输入数据分割指针用来改变单元格的大小双向指针用来改

4、变图形等对象的大小操作区域的选取v 使用Excel操作的第一步是建立工作表，而Execl的一切操 作均以工作表中的单元格为基本操作单位。 v 选取操作对象单元格包括选取单个单元格、选取多个 连续单元格、选取多个不连续单元格、选取整行（列）和 选取整个工作表。选中单元格一个单击该单元格多个连续： 不连续： 选中行/列 一行/列单击行号/列号多行/列拖动行标/列标 不连续的行/列 整个工作表单击工作表左上角行列交叉处全选按钮ShiftCtrlCtrl按 键功 能或Shift+Tab左移一个单元格或Tab右移一个单元格上移一个单元格下移一个单元格Excel中工作表的填充v单击起始单元格A1使之成为活

5、动单元格，输入 初始值 v选定要填充数据序列的单元格区域 v执行“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序 列”对话框 v在“序列”对话框的“类型”栏里选择“序列类型”, 在“步长值”框中输入步长值 v点击“确定”按钮即可1.序列填充v在起始的单元格里输入初始值，再拖动填 充柄至整个填充区域，此时各单元格一次 按照递增的规律填入相应数据Excel中工作表的填充2.自动填充Excel中工作表的编辑v 移动单元格是将单元格的内容移动到新位置 ，原单元格成为空白单元格 v 移动单元格的步骤： 1. 选择要移动的单元格或单元格区域 2. 将鼠标指针指向选定单元格的边框线，当 鼠标指针变成双向十字图标时，按

6、下鼠标左 键 3. 拖动鼠标到目标位置，松开鼠标左键即可1.移动单元格v复制单元格是将单元格的内容复制到新位置，原 单元格的内容不变 v复制单元格步骤： 1.选择要移动的单元格或单元格区域 2.将鼠标指针指向选定单元格的边框线，按下Ctrl 键，则所选单元格边框线旁出现一个小加号 3.按下鼠标左键，将单元格拖动到目标位置，松开 鼠标左键即可Excel中工作表的编辑2.复制单元格Excel中工作表的编辑v选择要插入行列的 位置后，单击菜单 栏上的“插入”菜单 ，在其下拉菜单里 选择“行”或“列”命令 则在选定位置自动 插入一行或是一列3.插入行和列Excel中工作表的编辑v选择要插入单元 格的位

7、置，单击 菜单栏上的“插 入”菜单，在其 下拉菜单里选择 “单元格”命令4.插入单元格Excel中工作表的编辑v选择“单元格”命令 后会打开一个“插 入”对话框，在插 入对话框中选择目 标单元格移动的方 向后单击“确定”按 钮即可4.插入单元格Excel中工作表的编辑5.删除行和列v选择要删除的行或 列后，单击菜单栏 上的“编辑”菜单， 在其下拉菜单里选 择“删除” 命令，系 统自动删除所选的 行或列Excel中工作表的编辑6.删除单元格v选择要删除的单元 格后，单击菜单栏 上的“编辑”菜单， 在其下拉菜单里选 择“删除”命令则打 开一个“删除”对话 框v在“删除”对话框里选 则删除该单元格后

8、 其它单元格移动的 方式后单击“确定”按 钮即可Excel中工作表的编辑6.删除单元格v选择菜单栏上的“ 编辑”菜单，在其 下拉菜单里选择“ 查找”命令，即可 打开“查找”对话 框Excel中工作表的编辑7.查找与替换v打开“查找”对话框 后在“查找内容”文 本框中输入查找 内容，在“替换值” 对话框中输入替 换内容，并设定 有关选项，单击“ 替换”按钮即可Excel中工作表的编辑7.查找与替换Excel中工作表的格式化v选择需要设置字符格 式的单元格或区域后 ，单击菜单栏上的“格 式”菜单，在其下拉菜 单里选择“单元格”命 令，即可打开“单元格 格式”对话框1.格式化数据v打开“单元格格式”

9、 对话框后，可以设 置字符与数据的格 式、对齐方式，还 可以给单元格加上 边框与底纹图案Excel中工作表的格式化1.格式化数据单元格格式设置名 称说 明常规系统默认格式数值适用一般数字，可设置“小数位数”、“使用千位分隔符”、“负 数”表示方式 货币与数值类型相似，不过可以在数值前面添加货币符号会计专用与货币相似，还可以进行货币符号和小数点对齐显示日期提供多种日期格式，并提供了不同国家的日期格式时间提供多种时间格式，并提供了不同国家的时间格式百分比以百分数的形式显示单元格数值，并可以设置小数位数科学计数数值以科学计数法表示，可以设置小数位数文本任何格式数据都可以以文本类型处理特殊提供特殊格式

10、的选择，如邮政编码、电话号码等自定义用户可以根据自己需要自定义格式v选定要设置格式的 单元格或单元格区 域，单击菜单栏上 的“格式”菜单在其下 大菜单里选择“条件 格式”命令，即可打 开“条件格式”对话框格式化数据 1.条件格式v打开“条件格式”对话框 后，可以对“条件1”根 据需要进行设置，单击 “格式”按钮可以对符合 要求的单元格的字符进 行格式化处理(字体、 字形、 颜色)如果需要 设置多个条件，可以单 击 “条件格式”对话框上 的“添加”按钮，添加条 件栏，设置完成后单击 “确定”按钮完成即可格式化数据v将鼠标指针移到行号之间的格线，当鼠标指 针变成上下箭头形状时，拖动鼠标即可改变 鼠

11、标指针上面一行的高度 v将鼠标指针移到列号之间的格线，当鼠标指 针变成左右箭头形状时，拖动鼠标即可改变 鼠标指针左边一列的宽度格式化表格1.设置行高和列宽（鼠标 ）v选中需要设置的行或 列后，单击菜单栏上 的“格式”菜单，在其 下拉菜单里选择“行” 或“列”命令，在其二 级级联菜单里选择“ 行高”或“列宽”命令后 ，即可打开“行高”或“ 列宽”对话框格式化表格 2.设置行高和列宽v打开“行高”或“列宽” 对话框后，在“行高” 或“列宽”文本框中输 入新的行高值或列宽 值，单击“确定”按钮 即可完成对行高或列 宽的设置格式化表格设置行高和列宽编辑图表v图表工具栏的使用方法：选择“视图”菜单中 级

12、联“工具栏”的“图表”选项 。按列按行数据表图例图表类型图表对象格式图表对象公式与函数的使用1.公式的基本语法 vExcel所有的公式都以 符号“”开始。 vExcel中有4类运算符 ：即算术运算符、比 较运算符、引用运算 符、文本运算符。分类运算符含 义 算 术 运 算 符+加-减-负号*乘/除乘方%百分比()括号公式与函数的使用分类运算符含 义 比 较 运 算 符=等于 大于 =大于等于 不等于 引 用 运 算 符：(冒号)产生一个包括两个基准单元格所指定范围的所有单 元的引用，(逗号) 产生一个包括两个单元域的引用（空格） 产生一个包括两个单元格公共部分的引用文本 运算符&文字连接，将单

13、元格连同文字连接起来公式与函数的使用2.运算符的优先级v 如果一个公式中含有多个运算符号，其执行的先后顺序为：冒号（：）逗号（，）空格负号百分号幂乘、除加、减&比较。括号可以改变运算的先后顺序。v 如果不想受运算顺序的约束，可以使用括号。在公式中，总是最先计算括号内的内容，括号外的内容则按照规定的顺序计算。公式与函数的使用3.在公式中使用函数 v 函数是指Excel附带 的预定义或内置公 式。 v 函数由函数名和参 数组成，格式如下 ：函数名（参数1， 参数2，） v 单击编辑栏上的 “插 入”菜单下的“函数“ 菜单打开插入函数 对话框选择要插入 的函数。函数的语法1. 公式必须以“=”开头。

14、 2. 函数的参数用圆括号“()”括起来。 3. 函数的参数多于一个时，要用“,”号分隔 。 4. 参数的文本要用英文的双引号括起来。 5. 参数可以是已定义的单元格名或区域名 。 6. 函数中使用数组参数可以由数值、文本 和逻辑值组成。 7. 可以混合使用区域名、单元格引用和数 值作为函数的参数。使用公式v 公式形式：操作数和运算符 v 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 v 算术运算符：、*、%、 v 字符运算符： v 关系运算符：=、=、运算符=（B4 + 25）/ SUM（D5:F5）公式符区域范围引用常量函数单元格地址函数中的出错信息出错信息可能的原因#NAME!把文本作

15、为函数的数据值型参数#NUM!函数中出现非法数值参数#FER!函数中引用了一个所在列或行已被删除 的单元格#VALUE函数中引用的参数不合适打印工作表v工作表的打印设置 设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项v打印预览页面设置页边距设置页眉、页脚设置工作表设置打印输出Excel与外部对象的协作v在Excel 2003中，可以使用链接或嵌入对 象的方式，将其他应用程序中的对象插入 到Excel中，比如将通过“画图”程序绘制的 图形链接或嵌入到Excel中。 vExcel还可以与Office其他的组件如Word等 程序进行数据移动或链接，以实现程序的 协作和信息的共享。单元格引用v

16、概念相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变v表示相对引用：列坐标行坐标 例 B6 ,A4 ,C5:F8绝对引用：$列坐标$行坐标 例 $B$6 ,$A$4 ,$C$5:$F$8单元格地址行号列号单元格地址：C2单元格地址：B8工作簿中工作表数的设定步骤第二步选常规第三步输入工作表数第四步单击确定工具栏按钮功能说明常用格式编辑栏选择性粘贴序列对话框建立自定义序列单元格格式对话框条件格式对话框样式对话框图表的建立图 例说 明 柱形图 由簇状柱形图、三维簇状柱形图等7种柱形图来表示数据间的差异变化和数值比较 条形图 由簇状条形图、三维簇状条形图等6种横条来表示数据间的差异变化和数值比较 折线图 由折线图、数据点折线图等7种图形表示，它是用数据点状做标记，再以直线将各点连接所形成的 图表 饼图 由饼图、三维饼图等6种图形表示，用于显示数据在饼图中所占的百分比 Y