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1、第四章第四章 办公中的数据处理办公中的数据处理主 要 内 容数据库创建与数据录入特殊格式与有效性设置数据的计算和统计数据的排序与筛选分类汇总与透视分析小结和作业Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspos
2、e Pty Ltd.数据库创建与数据录入一、数据库的创建1、Excel中数据库表格的概念和结构： 概念：数据库是与特定主题和目标相联系的信息集合。是工作 表中的一个区域或二维表，可看作一组数据清单。 结结构：列为字段，其下的行为记录（数据）。2、建库准则：一库一表 一列一字段（1种信息类型） 一行 一记录 无空白行、列 无完全相同记录 关键 数据放中间 字段名与记录（数据）格式相区分 库名与字段名间应空行3、建库实例：学生成绩处理、产品销售汇总分析 Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5
3、Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.二、数据的录入1、数据表直接输入：按字段输入。应先设置有效性和条件格式 2、记录单输入：按记录输入。应用 “记录单”功能 。 “数据”-“记录 单” 3、注意：记录单输入时，有效性设置可能不起作用 。防错法：先用数据表方法输入一条记录的 所有字段（含公式单元格中的公式），再用 记录单法
4、输入基本数据即可，其它会自动算 出填上。 Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.特殊格式与有效性设置一、特殊格式设置一般格式（字体、字号、字形、字色、对齐等）设置略。1、条件格式
5、设置选取-“格式” - “条件格式” （输入条件）- “格式” （对满足条件的单元格进行格式 设置。注意：不能设置字体字号）-“添加 ” （最多可设3个条件）Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose
6、 Pty Ltd.2、底纹颜色间隔设置（1）复制格式法（手动、机械）先将前两行设置成间隔底纹效果，再用格式刷或 “选择性粘贴”的方法将其余记录设置成间隔底 纹效果。新增记录需要重新设置。（2）条件格式法（自动、智能）选定需要设置间隔底纹的整个数据区域-“格式 ”-“条件格式”-“公式”- “=MOD(ROW(),2)=0”(行号除以2的余数为0)- “格式”-“图案”-选定所需颜色-“确定”。新 增记录也有同样的效果。Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5
7、.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.二、有效性设置为了保证数据库中输入的数据都在有效范围内，选择单元 格时给出提示信息，出错是时给出错误提示，需要对其进 行有效性设置。选中-“数据”-“有效性”-“设置”（有效性条件）-“输 入信息”（钩上“选定单元格时显示输入信息”）-“ 出错警告”（钩上“输入无效数据时显示出错警告” ，一般为“中止”）-“选择输入
8、法模式”（打开-中文 ，关闭-相反，随意-不限）Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.数据的计算和统计数据的计算和统计数据的计算和统计需要利用公式和函数进行处理 一、数据计算 常
9、用的函数：SUM、 AVERAGE、RANK（排名）、 ROUND（4舍5入）、IF、SUMIF、 MOD（求余） 等二、数据统计 常用的函数：MAX、MIN、COUNT（计数，参数类 型不限）、COUNTA（计数，参数类型有限）、 COUNTIF（条件计数）IF(P,T,F) 其中，P为条件表达式 T为满足条件需执行的表达式 F为不满足条件的表达式 最多可嵌套7层ROUND(A1,A2) A1为需要取整的数或表达式 A2为保留的小数位数Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client
10、 Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.注意：1、选用正确的函数；参见教材P90-912、正确使用函数的参数和格式函数及公式利用中所有符号均为英 文状态的 公式中若用到其他工作簿或工作表 的数据，应加上相应的工作簿或工作表的名 称：工作簿名工作表名！单元格地址。引用方式（相对、绝对、混合）。Evaluation only.Evaluat
11、ion only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.数据的排序与筛选数据的排序与筛选一、数据排序依据：以单元格数值及所在列为依据。种类：升序、降序方式： 一级字段（只以一列排序）；多级字段（最多3列，分主次。 数据- -排序主、次、第三关
12、键词 ，多级字段适用 于前面的关键字排序结果相同的情况。 ）；其它（数据-排序-选项-自定义排序 字母或笔划）。注意：RANK函数与数据排序用其一Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty L
13、td.二、数据筛选含义：从众多数据中查找特定记录需要进行 数据筛选，显示符合条件的，隐藏不符合的。实 为检索、查询。方法：自动筛选、高级筛选步骤： 自动筛选：选中数据自 动筛选筛选器自定义筛选条件；只能 在原处显示筛选结果，不能作多字段“或”运 算。高级筛选：选中数据高级筛选 源区域 条件区域 存放位置；可将结果 复制到他处，能作多字段“或”运算。Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides fo
14、r .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.注意：1、需要专门设置条件区域，同行内的条件 之间为“与”关系，不同行为“或”关系。2、若它与数据库在同一工作表上，之间应 有空白行。3、该区域与数据库的字段名完全相同。4、筛选结果与库在同张表上，光标置于库 内可在“数据区域”自动填上其地址，不放同一表 中不能用此法，因筛选结果只能放活动表中。5、只填目标位置的第一单元格。Evaluation only.Evaluation only.
15、 Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.分类汇总与数据透视一、分类汇总1、作用：按类别统计结果，使数据库清晰易 懂。应先排序，集中相同关键词的记录，然后再分 类汇总。2、步骤：排序后，任意单元格，“数据”-“分 类汇总”-选“分类字段”、“汇总
16、方式”、“汇总项”-“确 定”。 “数据”-“分类汇总”-“全部删除”Evaluation only.Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.二、数据透视1、作用：数据透视表（图）是能将数据排序、数 据筛选、数据分类汇总这三种数据整理方法结合在 一起的工具。可方便、全面地重新组织、整理数据 ，以详细反映数据间的关系。2、相关概念： 透视表：对大量数据快速汇总建立交叉列表的动态工作表 透视图：据表的图表 透视报告：据透视表而作的报告
