黑河学院档案管理规章制度汇编——（六）黑河学院会计档案整理与归档方法

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1、黑河学院档案管理规章制度汇编黑河学院档案管理规章制度汇编 （六）黑河学院会计档案整理与归档方法（六）黑河学院会计档案整理与归档方法 2010 年 03 月 01 日 黑河学院会计档案整理与归档方法黑河学院会计档案整理与归档方法 一、什么是会计档案？ 会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位 经济业务的重要史料和证据。 二、为何要建立会计档案？ 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务, 根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定,制定本办法。 三、 哪些单位需要建立会计档案？ 国家机关、社会团体、企业、事业单位按

2、规定应当建账的个体工商户和其他组织(以 下简称各单位 ),应当依照本办法管理会计档案。 四、 对会计档案的要求有哪些？ 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查 阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和 泄密。 五、会计文件材料整理程序 (一)、会计档案的收集范围： (1)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。 (2)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 (3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明, 其他财务报告。 (4)其他类：银行

3、存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会 计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 (二)、分类 1、保管期限分类法：把会计文件材料凭证、帐簿、财务报告、其他类按照会计档案 的不同保管期限分类，分为永久、25 年、15 年、10 年、5 年、3 年。 2、类型分类法：将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、帐簿、财务报告、其 他四大类。 3、年度分类法：按年度分类，如：2006 年，2007 年，2008 年等。 4、年度组织机构类型分类法 即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按组织机构分开，然 后在组织机构内再分为凭证、帐簿、财务报告、其

4、他四类。其优点是能分别集中各机构会 计核算专业材料，便于财政机关各部门的利用工作。这种分类法适用于总预算会计(财政 机关)。 5、年度会计类型会计核算专业材料类型分类法 即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算专业材料先按会计类型(如：税务 机关的税收计划、税收会计、经费会计、税收统计等)分开；然后将同类型的会计核算专 业材料分成凭证、帐簿、财务报告、其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动，能将 同类性质的会计材料集中在一起，保持相互的内在联系。这种方法多用于税务、建设银行 等单位的会计。 各单位应根据本单位的实际情况，固定使用一种分类方法，不应轻易变动，以保持其 一贯性，便于保管和利用

5、。 (三)组卷 1、会计凭证的组卷 会计凭证按记帐凭证(后附原始凭证)顺序(即时间顺序)，根据凭证数量的多少分为若 干本，每本为一卷(2 厘米左右为宜)，按照多则分、少则合的基本整理方法，按日、旬、 月整理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封面 和脊背。 2、会计帐簿的组卷 同一会计年度内按帐簿种类组卷，一本为一卷。其中整本为“死页帐”的不必拆去空 页；活页帐应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，填写卷内目录和备考表，贴上封面签， 装订成册。 3、财务报告的组卷 财务报告按针对的时间组卷。首先，将本机关的财务报告与下属单位的财务报告分开； 其次，将年报、季报、月

6、报分开，如果季报和月报数量少，可将其合并组卷。组卷时应注 意财务报告的文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表在一起组 卷，以保持内容的密切联系。财务报告用盒装。并按规定填写盒脊。 (四)案卷排列与编号 1、按照保管期限进行分类的排列编号方法。即不分年度的按永久、25 年、15 年、5 年、3 年分别排列编大流水案卷号。例如：2006 年永久卷一共 7 卷，案卷号是 1、2、3、4、 5、6、7，2007 年永久卷又形成 7 卷要从 8 开始编号。 2、按照类型进行分类的排列编号方法。即先按凭证、帐簿、财务报告、其他分成四 类，再在每一个类里，以年度为先后顺序分别排列编号。例

7、如：2006 年形成 12 本凭证，案卷号从 112，那 2007 年在形成的凭证就从 13 开始编号。 3、按照年度进行分类的排列编号方法。年度内会计专业材料可以按照保管期限从长 到短进行排列编号。案卷号为一年一个流水号，每年案卷号都是从 1 开始。 4、按照年度组织机构类型进行分类的排列编号方法。例如： 分别对 2006 年、(组织机构的名称 )、凭证，2006、(组织机构名称)、帐簿进行排列 编号。 5、年度会计类型会计核算专业材料类型进行分类的排列编号方法。例如： 分别对 2006 年的税收计划的凭证，2006 年的税收计划的帐簿，2006 年的税收计划的财务 报告，2006 年的税收

8、计划的其他；2006 年的税收会计的凭证等进行排列编号。 会计档案排列方法很多，而且各有利弊，各单位应选择适合本单位的排列方法，要注 意方便适用，选定后不要随意变动。 (五)编制目录 会计档案应编制案卷目录 1、目录表的填写 (1)顺序号。如果按保管期限和类型分类，顺序号与案卷号是相同的，按年度分类顺 序号是大流水号，案卷号是一年一个流水号。 (2) 案卷号。同排列编号。 (3)原凭证号。凭证上会计人员登记的原凭证号从几至几的号，如：本月共形成两本 凭证，第一本从 110 那第二本就从 11 至终止号。 (4)案卷标题。按会计档案案卷上的题名填写，如：黑河市档案局 2006 年总帐；黑河 市档

9、案局 2006 年度财务报告；黑河市档案局 2006 年会计凭证。 (5)卷内材料起止时间。填写卷内会计核算专业材料的起止时间，如：20060101 20061231；2006010120060331。也可在年、月、日的阿拉伯数字间加“.”如： 2006.1.12006.12.31。 (6)张数。卷内共有的张数。 (7)保管期限。填写所划分的保管期限。如：永久，15 年。 (8)备注。一般不填，留待会计档案归档后有变化时填写。 2、目录的装订 会计案卷目录一般用塑料或硬纸封面装订，装订的工具一般可用线绳、鞋带、帐钉等。 会计档案封面及脊背格式： 会计档案 年 代 月 份 保管期限 全 宗 号

10、目 录 号 案 卷 号 凭 证 号 册 号 全宗号：档案馆给定每个全宗的代码。 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 目录号的编制：按档案科所给的目录号填写。 六、会计档案的移交六、会计档案的移交 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册, 编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管三年,期满之后,应当由 会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机 构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封 重新整理的

11、,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的 接受单位,并按 规定办理交接手续。 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。移交会计档案的单 位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档 案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案 移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双 方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 七、会计档案的保管与利用七、会计档案的保管与利

12、用 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅 或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一年算起。 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁 带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一 规定,并报财政 部、国家档案局备案。 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形 成的会计档案 ,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代

13、管或移交有关档案馆代管, 法律、行政法规另有规定的,从其规定 。 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、 复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后 由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并 按规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可 查阅,复制与其业务相关 的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单 独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理

14、交接手续。 八、会计档案的销毁八、会计档案的销毁 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁： (一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁 会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。 (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 (三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计 档案应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同 级审计部门派员参加监销。 (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销 毁的会计档案；销毁后,应

15、当在会计档案销毁清 册上签名盖章,并将监销情况报告本单位 负责人。 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应 当单独抽出立 卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档 案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 九、其他注意事项九、其他注意事项 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业 (简称境外单位 )的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。 各省、自治区、直辖市人民

16、政府财政部门、档案管理部门,国务院各业务主管部门,中 国人民解放军总后勤部,可以根据本办法的规定,结合本地区、本部门的具体情况,制定实 施办法,报财政部和国家档案局备案。 附表一：企业和其他组织会计档案保管期限表 附表二：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 附表一：企业和其他组织会计档案保管期限表 一 会计凭证类 1 原始凭证 15 年 2 记账凭证 15 年 3 汇总凭证 15 年 二 会计账簿类 4 总账 15 年 包括日记账 5 明细账 15 年 6 日记账 15 年 现金和银行存款日记账保管 25 年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管 5 年 8 辅助账簿 15 年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3 年 包括文字分析 10 年度财务报告(决算) 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册