计算机考试复习——Excel基本知识

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1、基本知识梳理 Excel的功能nExcel的基本功能：Excel是微软公司办公套装软件 Office的重要组成部分之一；Excel是一种专门用于数据管理、数 据处理和数据分析等操作的通用电子表格软 件。使用电子表格，能够实现数据的表格化 和数据的计算、排序、筛选、汇总统计及图 表分析等处理。基本知识梳理Excel的启动和退出方式nExcel程序的启动方式：1. 单击任务栏上【开始】按钮，指向开始菜单中的程序 项，然后在程序子菜单中找到“Micrsoft Excel”，单击它就 可以了；2. 如果在Windows的桌面上有“Micrsoft Excel”快捷图 标，双击该图标也可以启动Excel

2、程序； 3. 如果在任务栏的快捷启动组中有“Micrsoft Excel”图标， 单击该图标同样可以启动Excel程序。nExcel 程序的退出方式：1. 单击Excel程序窗口右上角的【关闭】按钮； 2. 打开Excel的【文件】菜单，单击其中的退出项。基本知识梳理Excel的窗口组成1菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏活动单元格名称框工作表标签自动计算框状态栏标题栏文档窗口控制 按钮行标识列标识滚动条标签滚动按钮程 序 窗 口 控 制 按 钮基本知识梳理之 Excel的窗口组成2菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏活动单元格名称框工作表标签自动计算框状态栏标题栏窗口控制按钮行标识列标识滚动条标签

3、滚动按钮标题栏显示应用程序的 名称“Microsoft Excel”和当前工作簿的 名称（本例中为 “Book1”）基本知识梳理之 Excel的窗口组成3菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏活动单元格名称框工作表标签自动计算框状态栏标题栏窗口控制按钮行标识列标识滚动条标签滚动按钮菜单栏含有“文件”、“ 编辑”等9个菜单； 每个菜单中包含相应类型 的若干个命令选项；通过 这9个菜单可以访问Excel 程序的所有命令。基本知识梳理之 Excel的窗口组成4菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏活动单元格名称框工作表标签自动计算框状态栏标题栏窗口控制按钮行标识列标识滚动条标签滚动按钮状态栏主要用于指示当前所

4、处的操作状态。 状态栏左侧显示“编辑”或 “就绪”； 状态栏右侧显示键盘状态； “自动计算框”显示选定区 域的数据计算结果。计算类 型默认为求和，可以右键单 击状态栏选择其它计算类型 ，从而改变默认设置。基本知识梳理之 Excel的窗口组成5菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏活动单元格名称框工作表标签自动计算框状态栏标题栏窗口控制按钮行标识列标识滚动条标签滚动按钮工具栏把最常用到的一些操作命 令以图标按钮的形式直接放置在 屏幕上方便用户使用； 包括“常用工具”、“格式工具 ”和“其它工具”等类型； 通过【视图】菜单的工具栏选项 ，可以控制工具栏是否显示； 用户可以调整工具栏在屏幕上的位置 ； 当

5、工具栏的长度不足以容纳下全部按 钮时，其右侧会现一个双箭头按钮， 单击它可以打开一个按钮面板。基本知识梳理 工作簿、工作表和单元格1nExcel 的工作表（Sheet）： 1.工作表直接记录数字、文本、图表等数据资料； 2. 每张工作表有一个用于识别的名称； 3.工作表是由若干列和行组成的二维（平面）表格； 4.列的编号用字母A、B、C表示，一张表最多可有 256列； 5.行的编号用数字1、2、3表示，一张表最多可有 65536行。基本知识梳理 工作簿、工作表和单元格2nExcel的单元格1. 行列的交叉点被称作“单元格”； 2. 单元格用“单元格地址”或“单元格名称”标识，单元格 地址是用其

6、所处的列和行的编号组成的，如A3； 3. 单击某个单元格后，单元格周围出现黑色边框，表示 该格为活动单元格，它的地址会显示在单元格名称框中 ，活动单元格接受输入的数据； 5. 单元格是工作表中最基本的存储数据的单元，注意哦，列号 在前，行号在 后。基本知识梳理工作簿、工作表和单元格3nExcel的工作簿：1. 工作簿就是Excel程序的文档，是管理相关工作表、图表等资料 的“文件袋”； 2. 工作簿以文件形式存储在磁盘中，扩展名文件名为.xls ； 3. 每个工作簿最多可容纳255张工作表，至少要包含1张可视的工作 表；一个工作簿中的工作表不能同名。 4. 启动Excel程序时，它会新建1个工

7、作簿，其默认名称为Book1； 5. 每个新建的工作簿中默认含有3张工作表（可通过“工具”“选项” “常规”改变），它们的默认名称分别是Sheet1, Sheet2, Sheet3 。nExcel的单元格、工作表和工作簿的关系：1. 若干单元格构成工作表 2. 工作簿是工作表的容器；基本知识梳理Excel文档的建立、打开、保存及关闭1n新建Excel文档(工作簿)：方法一（通过Excel程序新建）： 1. 单独启动Excel程序时它会自动新建1个工作簿，其名称 默认为Book1；n2. 在Excel已经运行的情况下，可以利用其【文件】菜单 下的新建命令；或者利用快捷工具栏中的【新建】 按钮（注

8、：此方法不会出现“新建”对话框）。 方法二（在windows下创建）： 第1步： 在windows的资源管理器（或“我的电脑”）中打 开目标文件夹； 第2步：单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【新建】 ，选 择子菜单中的 Microsoft Excel工作表 注意：其默认文档名称是“新建Microsoft Excel工作表 .xls” 。名称分别是Sheet1, Sheet2, Sheet3。基本知识梳理Excel文档的建立、打开、保存及关闭2n打开Excel文档(工作簿)：方法一（在Excel程序下）：n第1步：打开【文件】菜单，选择打开命令（快捷键：Ctrl+O）；n第2步：在“打开”对话框中

9、找到要打开的Excel文档，双击或单击【打开】按钮；n或者直接单击常用工具栏的【打开】按钮，系统也会弹出“打开”对话框。n打开Excel文档(工作簿)： 在“文件”菜单下列出了一些（默认数为4个）本机最近打开过的Excel文档名称，可以 单击文档名打开它。 方法二（在windows下）： 第1步： 在windows的资源管理器（或“我的电脑”）中打开目标文档所在文件夹；第2步：找到目标文档，双击文档名。 可以同时打开多个Excel文档进行编辑处理n提示：在windows的“开始”“文档” 菜单中列有最近打开过的文档名称，也可打 开相应的文档。但是请注意，此方法有前提条件。 注：在打开对话框中的

10、【打开】按钮右侧有一个下拉按钮，其下拉列表中对Excel文 档提供“打开”、“以只读方式打开”和“以副本方式打开”三种打开方式。基本知识梳理 Excel文档的建立、打开、保存及关闭3n保存Excel文档(工作簿)：Excel程序的【文件】菜单下提供了保存和另存为两个命令，常用 工具栏中还有一个保存按钮（功能与菜单中的保存 命令相同）。 如果正在编辑的文档已经在磁盘上保存过了，选择【文件】菜单下的保存命令、或 者工具栏上的保存按钮、或者快捷键Ctrl+S都可以保存当前的文档；n如果要将正在编辑的文档换名保存、或者更改保存的位置、或者以其它文档格式保 存，选择【文件】菜单下的另存为命令，程序将弹出

11、“另存为”对话框供用户 根据需要操作；n如果正在编辑的文档尚未在磁盘上保存过，选择【文件】下的保存或另存为 命令、或者快捷键Ctrl+S、或者保存 按钮，程序都会弹出“另存为”对话框 。n关闭Excel文档(工作簿)：1、在【文件】菜单下选关闭命令，可以关闭当前文档； （注意，不 是程序窗口）n2、单击Excel程序窗口的“关闭”按钮，不仅会关闭所有打开的文档，还会关闭（退 出）Excel 程序。 如果被关闭的文档有过修改而未重新保存过Excel 会自动弹出一个警告信息 框，提请用户注意。n 工作表的管理操作选定工作表n选定一张工作表的方法： 1.直接单击要选定的工作表的标签即可； 2.被选定

12、的工作表的标签变为白底显示模式； 3.当工作表很多，要选的工作表的标签不可见时，可以右键单 击标签滚动按钮区，在弹出的列表中选择工作表名。n选定多张相邻工作表的方法： 按住Shift键，单击要选定的第一张工作表和最后一张工作表的 标签即可。n选定多张不相邻工作表的方法： 按住Ctrl键的同时，直接单击要选定的那些工作表的标签即可 。 注：当工作表很多时，应该使用标签滚动按钮，使要选的工作 表的标签可见，才可操作。工作表的管理操作插入工作表n插入工作表n方法一： 1. 右键单击工作表标签，选快捷菜单中插入 项； 2. 在弹出的对话框中选“常用”选向卡，在其中选“工 作表”，单击【确定】按钮； 3

13、. 新的工作表插入在选定的工作表之前。n方法二： 1. 选定要插入新表的位置； 2. 打开【插入】菜单，在菜单中选工作表项。工作表的管理操作删除和重命名工作表n使用快捷菜单的命令删除工作表： 1. 右键单击工作表标签，选快捷菜单中的删除项 命令，单击【确认】按钮，即可删除这张工作表； 2. 先选定要删除的若干张工作表，在使用快捷菜单中 的删除命令可以一次删除多张工作表；n使用编辑菜单中的命令删除工作表： 选定要删除的工作表，单击【编辑】菜单中的删除 工作表命令，确认即可。n工作表重命名 选定工作表，右键单击标签选重命名使之反白显 示，修改名字，回车即可； 也可双击工作表标签使工作表名反白显示后

14、予以修 改。工作表的管理操作 移动和复制工作表n移动工作表： 操作方法：选定要移动的工作表；选择快捷菜单 或【编辑】菜单中的移动或复制工作表命 令；在弹出的“移动或复制工作表” 对话框中选择 目标工作簿和目标位置，确认即可。n复制工作表：上述操作中，在弹出的“移动或复制工作表” 对话框 中，勾选“建立副本”即可实现工作表的复制，工作 表的名称会自动添加区别序号。工作表的编辑 选定单元格、选定行和列n选定单元格： n选定一个单元格：直接用鼠标单击它就可以了，它成为 活动单元格，其地址（或名称）会显示在名称框中；n选定多个单元格： 1. 连续区域的单元格： 2. 整行或整列的选定： 3. 如果要选

15、连续的几行：4. 如要选定不连续的几行： 5. 如要选定不连续的区域： 6. 要选定所有单元格：工作表的编辑 向单元格中输入数据1单元格中输入的信息主要有数字、文本、日期、时间和计算公式，还可以是批注、超级链接、电 子图片等。每类信息有其自身的特征，Excel 会以相应的方式保存和显示它们，输入时要注意以 规定的方式操作。n输入数值 1）选定要保存数值的单元格，2）输入数值，3）按回车或Tab键等选新的单元格，或单击 编辑栏左侧的“输入”按钮（小勾）。数值默认向右对齐n合法字符：0，.（小数点）、+、-、（）、$、%、/（分数线）、E、e、，（千分位 分隔符）分数的输入法：在输入分数之前先输入

16、0和空格，接着再输入分数，如输入：0 n输入文本 1）选定要保存文本的单元格，2）输入，3）按回车或Tab键等选新的单元格。n文本默认向左对齐 注意：如果数字要作为文本处理，在输入时必须在它的前面加一个英文的单引号（）n输入日期或时间 1）输入当前日期：Ctrl+；（分号） 2）输入非当前日期：如2006年2月20日，输入2/20/06（注意，在中文版中的格式是： 年/月/日） 3）输入当前时间： Ctrl+Shift+；（分号） 4)输入非当前时间：如下午2点30分10秒，输入14:30:10（也可以输入2:30:10 PM）n日期、时间数据默认向右对齐工作表的编辑 向单元格中输入数据2n输入数据序列 “自动填充”法：用于快速填入相同的数据、或等量增减的序列 1）填充相同的数据：用鼠标拖动活动单元的填充柄至希望的区域即可 2）填充序列：选定两个已有数据的单元，用鼠标拖动填充柄至希望的区域n输入数据序列