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1、公路工程施工及竣工阶段内业资料的整理与管理山东省交通厅公路局 二七年九月1 目录第一章概述第一节前言第二节内业资料的构成和分类第二章文函管理第一节文函的一般规定第二节文函管理制度第三节文函的常见问题与注意事项第三章施工资料管理第一节质检资料的整理与注意事项第二节试验资料的整理与注意事项第三节质量评定资料的整理与注意事项第四节计量支付资料的整理与注意事项第四章竣工资料整理与归档第一节档案案卷构成及质量要求第二节施工文件卷的编制要求第三节竣工图纸的编制要求第五章资料整理提纲第六章附录2 第一章概述第一节前言公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，
2、加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。公路工程施工中， 内业资料的整理往往滞后于主体工程的进展，这主要原因： 一是平时不重视内业资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理” ，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍， 在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误， 逻辑性较差； 三是工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉， 工作责任心差， 且工作岗位不固定， 工作连续性差，前后脱节，导致
3、内业资料整理中的重复返工现象经常出现。内业资料的管理和工程外业的管理一样，都是工程施工管理的重要组成部分，要真正提高内业管理水平，实现内、外业同步，做到内业资料边整理边归档的目的， 就要针对工程内业资料的特点提高重视程度，提高内业管理人员的业务素质，切实做到在内业资料管理中的“全” 、 “准” 、 “严” 。 “全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。3 第二节内业资料的构成和
4、分类一、内业资料构成1、合同文件施工合同协议书（含问题澄清） 、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。2、日常资料分类(1) 质量控制资料检验、试验，以及有关质量文件。(2) 进度控制资料总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件。(3) 费用控制资料工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件。(4) 合同管理资料有关工程分包、 变更、索赔、延期的往来文件。(5) 项目部内部管理资料（廉政建设资料）规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等。(6) 安全生产资料包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。3、竣工文件二
5、、内业资料管理的注意事项1、明确职责、协调配合。工地项目部应制定资料、 文件管理制度， 明确内业资料的管理目标要求，设资料、文件管理岗位，配备专职人员，承担全部工程资料档案的管理工作， 定期督促检查内业资料的整理，提交工程竣工文件资料。项目部各部门管理职责范围内的资料应独立存档。部门之间资料的借阅应建立记录台帐。2、加强督促检查，规范档案管理。4 通过检查、考核、交流等办法， 加强项目部内业档案的监督和管理。定期按照内业资料、 文件管理的统一要求，对文件资料整理的及时性、准确性、 完整性和外观质量等方面进行检查评价，发现问题及时提示和整改，不断规范管理。3、学习业务、提高管理水平。公路工程内业
6、管理是一项专业性较强的技术工作，要组织人员不断学习内业档案管理的新知识，改进工作方法，以提高管理水平。5 第二章文函的管理第一节文函的一般规定依据国标（ GB/T9704 1999）规定，结合公路工程实际，对文函的格式及一般要求如下：一、定义1、字 word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。2、行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。国标以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 倍的距离为一基准行；公文标题以2 号字高度加 2 号字高度7/8 倍的距离为一基准行。二、公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m280g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张
7、白度为8590，横向折度 15 次，不透明度85，PH值为 7.5 9.5。三、公文用纸幅面及版面尺寸1、公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148 中规定的A4 型纸，其成品幅面尺寸为210mm 297mm 。2、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm 1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm 1mm版心尺寸为： 156mm 225mm （不含页码）四、文中图文的颜色6 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。五、排版规格与印刷装订要求1、排版规格正文用 3 号仿宋体字，一般每面排22 行，每行 28 个字。2、制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过
8、 1mm 。3、印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm 。黑色油墨应达到色谱所标 BL100 ，红色油墨应达到色谱所标Y80 ，M80 。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4、装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm 。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4 处，允许误差 4mm 。平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm ；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm ，四角成 90 度，无毛茬或缺损。六、公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、
9、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm ）以上的各要素统称为眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。1、眉页(1) 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的7 公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm 。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm 15mm （高宽）。(2) 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文机
10、关标识下空2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ,?”括入；序号不编虚位（即1 不编为001） ，不加“第”字。发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。(3) 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空1 字；签发人后标全角冒号， 冒号后用 2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人， 主办单位签发人姓名臵于第1 行，其他签发人姓名从第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线， 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4m
11、m 。2、主体(1) 公文标题红色反线下空2 行，用 2 号小标宋体字， 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。(2) 主送机关标题下空 1 行，左侧顶格用3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文8 首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。(3) 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。(4) 附件公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附
12、件：1. ”） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。(5) 成文时间用汉字将年、月、日标全； “零”写为“ ” 。(6) 公文生效标识单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4 字；加盖印章应上距正文2mm 4mm ，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时， 采用中
13、套方式， 即印章中心线压在成文时间上。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识9 “此页无正文”的方法解决。(7) 附注公文如有附注， 用 3 号仿宋体字， 居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。3、版记(1) 主题词“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空一字。(2) 抄送公文如有抄送， 在主题词下 1 行；左空一字用 3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移
14、至主题词之下，标识方法同抄送机关。(3) 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3 号仿宋体字。印发机关左空1 字，印发时间右空1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。(4) 版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。(5) 版记的位臵版记应臵于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素臵于最后一行。七、页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4 号一字线，一字线距版心下边缘7mm 。单页码距右空 1 字，双页码距左空1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。10 八、公文中的表格公文如需附表，
15、对横排 A4纸型表格， 应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角， 双页码臵于表的左上角， 单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附 A3纸型表格，且当最后一页为 A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。九、会议纪要格式会议纪要标识由 “会议纪要” 组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 会议纪要不加盖印章， 其他要素从本标准规定。十、式样见下页。11 28mm1mm 空一个汉字空一个汉字，下行为两个东营黄河公路大桥工程 总监理工程师办公室关于 有关问题的报告东营黄河公路大桥工程总监理工程师办公
16、室：。特此报告。附件： 1. 二五年十月二十七日主题词： 报告抄送：东营黄河公路大桥工程建设项目办公室东营黄河公路大桥工程总监理工程师办公室 2003 年 02月06日印发印 8 份总监, 2005? 137mm1mm 4mm 12 第二节文函的管理制度一、一般规定1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。3、收文应做好登记， 应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。二、函件传递程序根据合同规定， 在合同实施过程中， 凡是任何单位和个人发布的任何通知，表示同意、批准、确认、否定、任命、证明、决定、要求和意见都应是书面的， 都不应被无理扣押和延误，为此确定一般文函的传
