报告制作的技巧与思路

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1、制作PPT汇报文件的主要技巧1PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通语言沟通多媒体沟通2制作PPT汇报文件的一般步骤梳理结构，建立论证（先展示什么，后展 示什么？）绘制PPT（如何展示最生动 ？最吸引人？）明确中心思想（要展示什么？要达 到什么样的目的？）3第一步：明确中心思想4传达的中心思想应符合一定标准具体的，而 不是笼统的统领的，而 不是局部的具有冲击力 的，而不是 平淡的以事实和科学分 析为基础的，而 不是“拍脑袋”的5第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思 PPT的好工具6组织PPT汇报内容的结构 并列式 串行式适用条件： 汇报的工作不是单一的，而是多 项工作，相当于

2、多个模块 中心论点由若干个分论点组成， 需要一一展开阐述适用条件： 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐 述一个观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑 性强（如因果关系、对比关系、 顺序关系、包含关系，等等）7选择合适的切入点.从解决方案入手 . .从成功案例/同行业其他成功经验入手.从理论入手从问题入手 8第三步：绘制PPTLOGO本页标题内容素材（ 如图表、文 本、标注）说明：项目组分析其他说明9PPT的一般绘制方法I.确定模板II.拟好标题III.选择并绘制素材IV.修改润色确定汇报文件的风格 背景 LOGO 页码根据切割的“豆腐块”， 撰写每页PPT的题目 正文 目录页选择合适的素材，进 行绘

3、制和构图 图表 文本 动画对PPT中的各个组成 部分，如颜色、图形 的位置、标题内容等 进行修改，以达到最 佳的表现效果10母版和模板的使用技巧I.通常，在每页PPT的母版 中放入公司的名称和 LOGO形成的模板会比较 吸引人。对于使用PPT的新手或者还 不熟练的人来说，可以使用 PPT软件自带的模板。这些 自带模板往往提供比较好的 背景色彩和画面。11如何创建自己设计的模板（1）选择已有的PPT文件（2）在“文件”菜单中选 择“另存为”（3）在“另存为”对话框 中，设置保存类型为演 示文档设计模板12你将得到下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如 test模板）

4、，方法如下：在“文件”菜单中选择“新建”在弹出的对话框中选择模板的名称13如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中的“ 母版”选项下选择“幻灯 片母版”幻灯片母版视图14如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项选择“全部应用”，则改 变所有PPT的配色； 选择“应用”，则改变当 前PPT的配色在出现的“配色方案”对话框中 ，选择文本和背景颜色的搭配 方案，可选标准式或自定义式或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出 的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项15如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LOGO）

5、、日期、页码等 修改模板中文本框的字体、字号等16你将得到当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退 出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态， 方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项17拟写标题的主要技巧II.目录页常用标题： 目录 主要议题 汇报内容正文标题的要求： 阐述当页PPT的中心论点（简明、具体） 起承转合，连缀成文示例18绘制PPT的主要技巧III.绘制PPT的主要素材The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, loca

6、tion of the title slide elements, and so on. 图表文字组合123& & （45*9 &（#￥ （&（19图表的作用迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动20成功的图表都具备以下几项关键要素每张图表都 传达一个明 确的信息销售额正稳步上升2000年销售额 百万美元图表与 标题相 辅相成清晰易读格式简单 明了并且 前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月少而精211991年预测法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910

7、亿美元1992 1993实际情况示例：预测流程需要改进22如何设计成功的图表数据类图表概念类图表23陈述信息文字内容 文字内容 文字内容内容文字内容饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额 东部 中部西部 总计(-$000) $1.2 5.712.3 $19.2数据类图表数值?数据类图表类型24制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型251、分析图表并确定要表达的信息数据信息比较图表类型1993年-1998年 销售额1993年4,244 1994年4,3681995年6,2911996年6,989 1997年8,4121998年9,213信息 销售额在199

8、3年至 1998年间增长迅猛262、确定比较类型数据信息比较图表类型成分排序频率分布时间序列 关联性27五种基本比较类型比较类型成分各个部分占整体百分比的大小举例5月份，甲产品占销售总量的最 大份额排序不同元素的排序（并列、高于/ 低于其它元素）5月份，甲产品的销售超出乙产 品和丙产品时间序列一定时间内的变化（在几周、 几个月或几年间的变化趋势； 上升、下降或保持稳定）销量自1月份以来稳步上升频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000 元和2,000元之间关联性两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销 售人员的经验并没有联系283、选择图表类型数据信息比较图表类

9、型饼形图条形图线形图柱形图散点图29通过不同的图表表达特定的比较图 表 类 型比较类型成分排序时间序列频率分布关联性饼形图条形图柱形图线形图散点图30制作图表可以遵循标准的格式19936109*1416零售商批发商1994199519961997对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多甲产品的市场需求百万元初步*1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 资料来源:甲公司； 调研公司陈述对所列数 据的理解对图表中的某 一元素进行评 述介绍图表的主 题资料来源 (Source)赋于 数据可信度 ，使我们可 以用来作为 参考标签 (Sticker) 对图表内容 进行评述(随 选项) )图例(Le

10、gend) 阴影部份进 行说明(随选 项)31如何设计成功的图表数据类图表概念类图表32陈述信息文字内容 文字内容 文字内容内容文字内容 文字内容地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表地点?人员?时间?方式?CBA时间 1月12月概念类图表类型33根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括 系统组合的不断老化 业务变化不断加速 技术上的机会层出不穷 这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该 以明确的目标作为推动力 从员工中不断获得动力 建立以业绩和客户为核心的组织架构 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的

11、经验不尽相同，我们的培 训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决 方案 4) 提出建议 5) 实施改革123434 影响企业发展的作用力技术机会 层出不穷业务变化不断加速系统组合 不断老化技术机会 层出不穷系统组合 不断老化以目标 为推力 的管理业务变化 不断加速公司35 高绩效组织（HPO）团队目的人员核心 流程结构沟通HPO明确的 目的富有活力 的员工以客户为 中心的组 织架构以业绩 为驱动 的流程团队开放的 沟通36 培训方案行 业 经 验职能经验强化培训重要技能的 介绍简单介绍， 温故知新行业介绍37 项目的五个阶段I. 初次接触II.

12、项目 启动III. 制定解 决方案IV. 提出 建议V.实施改革1. 初次 接触2. 项目 启动 3. 制定解 决方案4. 提出 建议5. 实施 改革I. 初次 接触II. 项目 启动III. 制定解 决方案IV. 提出 建议V.实施改革38常用的绘图工具4. 提出 建议q PPT软件的绘图工具栏绘图工 具栏在“工具”菜单中选择“自定义”选项，在弹出 的对话框里选中“绘图”工具39q 图片/动画库不断积累和丰富自己的图片库，可 以提高工作效率，并使绘制的PPT 更加专业，达到事半功倍的效果40文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文本框文字要少而 精；逻辑关系难 以用概念图 展示时，可 以

13、直接用文 字进行描述41运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观技巧1：如何使对象 发生旋转？技巧4：如何添加备注 ？技巧4：添加备注技巧2：如何使几个 图形对齐？技巧3：如何把多个元素 组合成1个整体？技巧5：如何把PPT、Acrobat的 内容添加到某页PPT中 42技巧1：如何使对象发生旋转？用途在绘制概念图或“标签”中，往往 需要其中某些对象有一定角度 倾斜操作方法1选中要旋转的对象（箭头、文本框等）2在绘图工具栏中，选中“旋转” 按钮， 则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点状， 然后用鼠标对准某个顶点，进行旋转即可示例绘图工具栏 的旋转键文本框顶点变成绿 色圆点状43技巧2：如何使几个

14、对象对齐？用途把无规则放置的文本框、箭 头、图形等对齐排列，从而 排列整齐操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图” 菜单的“对齐或分布”“左对齐”选 项姓名学号系别年龄44技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？用途把零散的元素组合成一个整体（或称 为“对象”），从而进行统一的操作，以 便于移动、修改、删除等。在制作 PPT动画效果时，也常常要把多个图 素组合成一个对象来设置动画操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组 合”选项45技巧4：如何添加备注？用途把PPT的内容要点或说明加在备注中， 以便翻看、理解。常常用于制作领导发言材料：在制作好

15、PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备 注页中，然后打印PPT与备注页，供领 导翻看，可以取得很好的演讲效果操作方法1、选中要添加备注的PPT2、拉动PPT显示区域的下边框，出现 备注区域，单击后即可进行编辑。下边框备注区域46技巧5：如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中？用途用于在某页PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的内容47操作方法1、打开PPT或Acrobat文件，选取要添 加的PPT或Acrobat图形内容，并在“编辑 ”菜单中选择“复制”选项（或用功能键Ctrl C）2、转换到选定的PPT页，在“编辑”菜单 中选择“选择性粘贴”选项3、出现“选择性粘贴”对话

16、框，选择“图片 ”或“图片（增强型文件）”，然后确定即 可48如何修改和润色IV.制作PPT动画呈现效果1选定PPT选中某个对象，单击右键， 在弹出的快捷菜单中选择“ 自定义动画”选项出现“自定义动画”对话框。 你可以对PPT中的所有对象 定制化动画效果49示例：PPT动画效果演示营销方案有效性指标说明客户需求理解客户 与市场针对性产 品与定价促销方案渠道销售市场渗透率营销方案制定、执行过程营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式 与手段、销售渠道管理与应用等多项工作；这些 工作中任何一个环节出了问题，都会影响营销策 划的最终效果；在所有的环节选取指标，进行分 析，将提高营销能力起到积极的作用；但在本指 标体系中，不可能采用过多的细项指标，因此只 关注营销活动的最终输出既市场渗透率。营销 能 力营销方案