《邓韬：项目管理精要》第9章项目结束

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1、项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-1页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家： ，http:/ 第第9章章 项目结束项目结束 9.1 充分认识项目的结束充分认识项目的结束 9.1.1 项目结束是一项阶段性工作项目结束是一项阶段性工作 项目结束是项目生命周期的最后一个阶段。当项目的所有目标工作均已 完成，或者虽未完成，但由于某种原因而必须终止时，项目就进入了结束阶 段。拥有清晰的结束阶段是项目区别于其它工作任务的一个重要特征。项目 结束阶段的工作目的是： 确认本次项目实施的结果； 实现项目的各方利益； 总结本项目中

2、的经验教训，以期改善未来项目的工作绩效。 此阶段的工作任务是采取各种适当措施以保证项目的妥善结束。 9.1.2 项目结束工作的重要性项目结束工作的重要性 项目的成功结束标志着项目计划任务的完成和预期成果的实现。没有项 目结束阶段的工作，项目成果就不能正式投入使用，不能生产出预期的产品 或服务；项目利益相关者也不能终止他们为完成项目所承担的责任和义务， 也无法从项目的完成中获益。因此做好项目结束阶段的工作对项目的各参与 方来讲都是非常重要的，项目各方的利益在这一阶段相对也存在着较大的冲 突。同时项目进入收尾期后项目成员的注意力常常已开始转移，加上这一阶 段的工作往往又是繁琐零碎、费时费力的，容易

3、被轻视和忽略，所以更需要 特别强调其重要性。 项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-2页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家： ，http:/ 9.1.3 以令人振奋的方式结束项目以令人振奋的方式结束项目 理想的项目结束方式应当是给予项目成果以及为之付出努力的所有工作 人员以明确的肯定，以使项目各参与方都能够感受到成功完成项目的喜悦与 成就感，并都能从项目的完成中获得利益和经验。因此，那种在项目的结束 阶段就把注意力和人力转移向下一个项目，从而让当前项目的执行工作逐渐 削弱并衰退的项目“自然死亡”方式是不可取的，这

4、样做不仅剥夺了项目成 员感受自己工作成果的机会和快乐，而且持续进行看不到成果的工作也会伤 害到他们的工作积极性。 所以，成功的项目应当以某种类型的庆祝活动作为结束，这种庆祝活动 可以是非正式的，如工作完成后项目成员内部的庆祝晚宴；也可以是比较正 式的活动，如有客户代表参加的庆功酒会等；如果是重要的大型项目，还可 以举办有领导出席的隆重的庆典仪式和颁奖会，在会上为项目的执行者授予 奖品和颁发荣誉证书，并可通过新闻媒介进一步扩大项目的社会影响，对项 目各方都能起到很好的宣传和广告作用。 切记：要以令人鼓舞和振奋的方式结束项目！ 9.2 如何使项目妥善结束如何使项目妥善结束 由于项目进入收尾阶段后的

5、工作往往十分繁琐细碎而使人缺乏兴趣，同 时一部分项目成员的注意力可能已经转移到新的项目中去，而其他人则可能 由于任务的结束而面临不确定的未来，产生失落或恐慌情绪，或者不愿意终 止由此建立的个人地位和职业关系，因而不希望项目结束。这些情况可能使 项目的结束工作遇到很多困难，因此我们需要一些行之有效的做法来保障项 目的妥善结束。以下建议有助于增加项目顺利结束的可能性： 9.2.1 完成计划内任务完成计划内任务 结束一个项目首先要求做到完成所有列入目标计划的工作，获得所有必 需的认可和批准，并对工作成果符合预期要求的程度做出评价。按部就班地 完成项目进度计划表上的所有任务，并及时评价工作效果的满意度

6、，对发生 的各种偏差做出修正，是对项目进入结束阶段时一切工作能够井然有序地顺 利收尾的保障。 项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-3页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家： ，http:/ 9.2.2 为项目终止做详细计划为项目终止做详细计划 项目的结束在某种意义上应当被当作一个独立进行的子项目来执行。所 有未被调离的项目团队成员应当被召集起来共同拟定一份详细的项目终止计 划，对目标、活动及相关资源分配等做出合理的计划和安排，以顺利完成结 束项目的任务。 建议制备一份列出所有已完成和应当完成的工作的项目结束备忘录

7、，以 便对照检查为结束项目而需要的一切事项是否准备就绪。这些检查项应当包 括： 必须交付的产品或成果； 必须通过的验收或测试； 必须获得的认可或批准； 必须编写的报表、报告或存档的其它书面材料； 必须重新分配的项目资源； 必须处理的其它行政事务。 项目结束备忘录上所开列的每一个检查项的工作都应当被明确分配给 具体的责任人员，以确保该项工作得到落实。 9.2.3 保持团队稳定保持团队稳定 项目进入结束阶段后，更需要采取措施保持项目团队情绪的稳定和精神 的振作。可行的办法有： 召集团队开会，重申你们成功完成整个项目的目标与使命，以及当前 阶段工作的重要意义；重新明确每个人的任务，有针对性地做好团队

8、 成员的思想工作； 不断使团队的注意力集中于最终成果的价值和重要性上； 密切监控结束阶段工作的执行情况， 并向每位团队成员提供相关的反 馈信息；加强成员间的及时沟通和交流。 尽可能为每位项目团队成员做一份书面的员工绩效评估书， 说明对于 项目执行成果的获得，他个人付出的努力做出了怎样的贡献，如何地项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-4页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家： ，http:/ 扩展了自己的经验和知识，以及还有哪些方面尚需改进和提高。这份 评估书应当被归档并给当事人的直接上级主管提供一份备份。 组织一

9、些鼓舞人心的小型庆祝活动。 9.2.4 做好保障工作做好保障工作 在开始着手结束项目之前，应当确保作为前提条件的各项先行工作都已 就绪。事实上，在准备和执行项目计划时就应当为项目的结束预先奠定基础。 在一开始的项目计划中就必须完整清楚地描述项目目标，并规定好所有相关 的目标量度标准和规范。在项目的运行过程中，应当随时跟踪记录各项工作 的进展以及内外部条件的变化情况，并保存好这些资料，以备在项目结束时 作为收尾工作的参照依据和比较基数。同时，项目计划中应当包括项目的终 止计划， 为结束项目必须完成的所有工作都要明确地列入项目工作明细表中， 并被分配了合理充分的时间、人力和资源。总之，周密制订并得

10、到良好执行 的计划是做好项目结束工作的保障条件。 9.2.5 处理行政问题处理行政问题 为了结束项目，必须处理许多程序上或者法律上要求的行政问题。 获得所有必须的认可和批准。 项目结束之前，为了验证项目目标是否成功达成，所完成的工作成果 必须接受必要的检验，通过各种相关的指标检查与性能测试，遵循所 要求的标准并获取了有关的证明，才能得到客户方的认可和接受。为 顺利通过这些检验活动就需要做好充分的准备工作。 调解矛盾冲突。 项目结束阶段的工作密切关系到项目利益的最终实现， 因此在这一时 期项目各参与方往往存在着较大的利益冲突。同时，由于费用计划、 工期计划的要求以及项目结束工作本身的复杂性，在时

11、间、人力、资 金及其它资源的分配上都可能产生矛盾。 这就需要随时调解因工作负 荷或资源分配不当而产生的各种主观和客观上的矛盾与冲突， 以使项 目的结束工作得以顺利进行。 整理好有关的档案资料。 项目的执行过程中通常会留下大量的记录文件，形成项目档案。这些 有形资料可能包括合同、计划、图纸、账目、报表、报告、文书、信 函、单据、证书、工作日志、会议记录以及数据与程序等。项目档案 是项目结束时成果验收和质量保证的重要依据之一，也是项目移交、项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-5页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：

12、 ，http:/ 维护和后评价的重要原始凭证，在项目验收中起到十分重要的作用。 对于大型项目，项目资料验收是项目竣工验收的前提条件，只有项目 资料验收合格后，才能开始进行项目实体的竣工验收。因此，必须对 这些文件资料进行清点、编目、立卷、归档，以方便随时调取和检索， 为顺利进行项目的结束工作服务。 9.2.6 人员管理人员管理 项目的所有工作都要靠人来完成，项目成员的工作态度和工作效率是决 定项目执行成效的关键。因此，在项目结束阶段，必须使得每一个团队成员 都明确当前的目标与任务，自己的责任与权限，并帮助他们保持团结一致和 工作热情。建议可考虑以下的做法： 感谢与表扬。 对全体项目团队成员以及

13、曾为项目的实施提供过帮助的人表示感谢， 充分肯定他们为项目的完成所做出的贡献， 与他们分享成功完成项目 的喜悦，对他们付出的努力给予热情的评价，最好能为每个人做出书 面的绩效评估书， 并将对他们的表扬通报给他们的直接主管人。 另外， 应当公开与团队成员分享积极的反馈信息， 而对工作中不足之处的批 评与建议则应私下进行，并提出建设性意见以便今后改进。不论是在 开会或与当事人进行私下谈话后， 都应当以书面文件的形式强化其效 果以引起充分的重视。 妥善安排人事变动。 随着项目的结束，部分团队成员可能需要退出项目组，这就需要帮助 他们制订一个进度计划以实现平稳退出， 确保他们完全履行了项目内 的重要义

14、务，然后为他们安排或帮助他们联系新的项目。对剩余人员 则要安排好各项事务和责任的交接，帮助他们尽快适应新的任务转 换，实现人事的平稳过渡。可以考虑召开一个最后项目会议或颁布一 个文件来宣布部分或全部项目工作关系的结束。 9.2.7 宣布结束宣布结束 当项目目标已经实现，项目全部计划任务都已完成后，向整个团队正式 宣布项目结束（例如，可以采用庆祝活动的形式）是非常重要的，这可以让 项目成员明确意识到自己的努力终于获得了结果， 从而享受到成功的愉悦感， 并可从中受到激励，增长自信。在一个小项目中，可能每个成员都很清楚项 目何时结束以及所取得的成果，但对于一个大型、长期、涉及面广和结构复 杂的项目来

15、说，许多项目早期和中期的参与人员可能都没有机会看到他们的项目管理精要项目管理精要 第第 9 章章 项目结束项目结束（第第 9-6页页） 邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家：邓韬，项目管理、网络营销、创业教育专家： ，http:/ 工作最后产生的实际成果。所以，请务必花费一些时间让人们能了解到自己 付出的努力的实际意义，没有比这更能激发人们积极性的事情了，你将因此 得到持续的和高品质的支持。 9.2.8 项目后评价的实施项目后评价的实施 在项目结束阶段的最后一项但也是非常重要的一项工作是进行项目的后 评价。项目后评价的目的是评估项目绩效，以确定项目是否达到预期收益， 并对项目的实施情况进行总结和分析，以从中获取宝贵的经验教训，为后续 的项目提供参考和借鉴，以期重复成功的实践，避免可能的错误。 项目后评价是项目生命周期中一个不可缺少的重要环节，对项目价值的 真正实现具有重要的意义。实施良好的项目后评价，才算是为项目的完全结 束画上了圆满的句号。详见本书第 9.4 节。 9.3 项目结束阶段的工作项目结束阶段的工作 项目结束阶段的主要工作包括成果确认、质量验收、费用决算与审计、 资料验收与归档、